Processen med att lagra kontrakt är förknippad med vissa problem. Det händer så att för att bestämma typen av dokument, typ, term och villkor för lagring, är metoden för förstörelse ganska svår. Alla ovanstående faktorer regleras av lagen, men samma kontrakt i olika situationer kan ha olika giltighetsperioder, därför finns det ofta problem med att bestämma lagringstiden. För effektiv och korrekt journalföring är det nödvändigt att tydligt förstå förfarandet och kraven i lagstiftningen på detta område för att undvika böter eller påföljder. Nedan beaktar vi hållbarheten för försäljningskontrakt i organisationen.
Syftet med lagring
Tillgången på kontrakt med konstant tillgång krävs inte bara under den period då deras giltighet fortsätter. Efter det behövs de för att extrahera all information från dem. De flesta kontroversiella situationer där den ena eller den andra parten inte fullgör sina skyldigheter löses vid domstol eller i förfarandeförfarandet genom att presentera kontraktet.
Dessutom är det möjligt att utföra inspektioner hos företaget av statliga tillsynsmyndigheter. De kan begära handlingar under en viss period, i detta fall med felaktig lagring i organisationen, brott mot villkoren för deras förstörelse, sanktioner i form av ganska imponerande böter kan åläggas. Först och främst är det ledarskapet som inte kontrollerar denna process.
Därför drar vi slutsatsen att lagring av kontrakt och annan organisatorisk och administrativ dokumentation bör utföras på lämpligt sätt under en strikt överenskommen period.
Villkor och typer av lagring
Lagringsperioderna för anställningsavtal i organisationen är olika. Enligt den ryska klassificeringsdokumenten klassificeras de som organisatoriska och administrativa dokument. Och villkoren för deras giltighet klassificeras på samma sätt som lagringstiden för alla dokument. Tilldela följande avtalslagringsperioder i organisationen:
- permanent;
- långsiktig (över 10 år);
- på kort sikt (upp till 10 år inklusive).
Ett sådant system, som verkar följa av logiken i själva dokumenten, är inte särskilt bekvämt att använda. Detta skapar ofta förvirring och leder till allvarliga fel i kontorsarbetet.
Standardlagringssystem
En vanligare typ av lagringssystem. I de flesta företag delas kontrakten upp i flera sorter: kärnkraft (direkt relaterat till företagets kärnverksamhet), ekonomi och arbetskraft.
Till exempel, vad är lagringsperioden för serviceavtal i en organisation? De två första kategorierna av handlingar är okränkbara i högst fem år. Anställningskontrakt har också en hållbarhetstid på högst fem år. Det finns dock undantag. Om det till exempel inte finns något personligt konto måste detta dokument bevaras i 75 år. Lagringstiden för hyresavtal i organisationen beror på den period det genomförs för.
Modell- och avdelningslistor
I standardlistorna listas dokument som distribueras i de flesta organisationer, medan avdelningsdokument innehåller information som har utvecklats för just denna byrå.
Det finns olika typer av dokument. Listorna är lagstadgade dokument som används för att bestämma hållbarhetstiden och valet av dokument för deras efterföljande lagring eller förstörelse.
När man sammanställer nomenklaturer av ärenden och bestämmer villkoren för lagring av kontrakt används vanliga listor vanligtvis, godkända av statliga organ, liksom av relevanta ministerier och avdelningar. Hållbarheten för leveransavtal i organisationen är 5 år efter utgången.
Transfer till arkivet
Förfarandet för att överföra dokumentation som redan har gått ut till arkivet kan ha små skillnader i olika organisationer. I vissa fall finns det ett vanligt sätt som dokument häftas samman och läggs i ett metallskåp, stolt kallat arkivet. Andra organisationer har ett arkiv, en arkivist och en godkänd nomenklatur för affärer, och hela processen går enligt lagstiftningsdokumentation. Det är, det finns vissa regler för arkivering av handlingar, deras registrering och så vidare.
Båda alternativen har rätt att existera, du måste ta hänsyn till organisationens specifikationer, arbetsflödesvolymen och antalet anställda. När det gäller en stor stor organisation med en stor personal, utan att använda ett adekvat dokumentlagringssystem, kommer det helt enkelt att drunkna i dem. Den allmänna regeln att alla organisationer försöker hålla sig till, oavsett ägarform och antal anställda, är tiden för att överföra dokument till arkivet.
Anställda är skyldiga att skicka in dokument till arkivet tidigast en viss period, vilket inte beror på när de faktiskt löpt ut. Och vanligtvis sker sådan arkivering i början av året. Det är, även om kontraktet löpt ut i februari, måste du fortfarande vänta till nästa år för att överföra det till lagring. Vad är hållbarheten för affärskontrakt i organisationen? Den lägsta tillåtna perioden är 5 år.
Start av kontraktens lagringsperiod
Detta är en mycket svår fråga, eftersom det är i samband med detta datum som de flesta fel uppstår. Lagring av kontrakt hos de flesta företag är densamma och börjar med början av det kalenderår då detta dokument inte längre är giltigt. Till exempel finns det ett kontrakt vars giltighetsperiod löpt ut den 15 juli 2010. Det måste lagras i fem år, men det kan inte förstöras den 15 juli 2015, men bara i början av 2016. Det vill säga, tidsfristen börjar från 01.01.2011, och inte från juli föregående år. Som regel läggs ett år till för att minimera antalet fel till den tidigare tidsfristen. Och först efter att kontraktet har löpt ut i organisationen kan dokumentet förstöras.
Specifikationer för lagring av kontrakt
Som vi redan har sagt finns det särskilda vägledningsdokument som fastställer regler och villkor för överföring till arkivet och lagring. Återigen minns vi att dokumentationen bör förvaras i ett torrt, ventilerat rum med en viss temperaturordning. Mappar med dokument ska placeras på stängda eller öppna rack. Om det är nödvändigt bör arkivet ha särskilda kassaskåp för att lagra dokument märkta "kommersiell hemlighet". Även om ingen kontrollerar processen för att lagra dokument, kan avsaknaden av vissa filer lätt upptäckas under verifieringen, så att ett korrekt sparande är i företagets intresse. Så kontraktens lagringsperiod i organisationen har gått ut och dokumentet måste förstöras. Hur gör man det rätt?
destruktion
Det är omöjligt att förstöra dokument precis så. Först måste du se till att deras giltighetstid har gått. Först efter detta är förstörelse möjlig, men det finns fallgropar här som måste beaktas för att inte falla under inspektörernas påföljder. Förfarandet ser ungefär ut som följer. Anställda gör ett urval av alla dokument vars tidsfrist redan har gått, sedan görs en inventering, en rapport skickas till chefen, en handling av förstörelse utarbetas, dokumentet undertecknas av chefen och ansvariga personer. Sedan tilldelas mapparna för förstörelse.Att hålla kontrakt och annan dokumentation i arkivet fortlöpande är meningslöst, därför är det nödvändigt att regelbundet genomföra denna procedur för att inte fastna i dokumenten.
Ansvar och implementatorer
Huvudansvaret för allt som rör säkerheten för alla typer av kontrakt och andra dokument i organisationen ligger naturligtvis på huvudet. Det är han som straffas med rubeln när överträdelser upptäcks under inspektioner. Nästa på listan är huvudbokföringen, advokaten och den anställd som ansvarar för säkerheten i dokumentationen. Men dessa personer straffas av ledaren själv, till det bästa av engagerade missförstånd; han är den första som får det. I praktiken tilldelas i små företag kontroll- och lagringssystemet för kontrakt till redovisningsavdelningen, och revisorn utser i sin tur en specifik ansvarig person. Ibland utses organisationens juridiska rådgivare till den person som ansvarar för säkerheten i dokumentationen. Men detta är inte särskilt bekvämt, eftersom en advokat bara kan ansvara för kontrakt, och han är vanligtvis mycket ytligt bekant med andra handlingar. Denna process är lättast att fastställa om det finns en specifik person som har ansvar och myndighet. Detta garanterar maximal noggrannhet och noggrannhet vid hantering av dokument.
Exempel på bokförings- och lagringssystem
För att bättre förstå funktionerna och hållbarheten för kontrakt i organisationen kan du analysera huvudpunkterna i ett litet exempel. Det finns en anställd (vanligtvis en anställd från redovisning) som ansvarar för att hålla kontrakt med entreprenörer. Han arkiverar dem i en separat mapp där de finns under giltighetsperioden. När kontraktet stängs överförs det till en annan mapp. I detta fall sammanställs som regel en inventering eller ett register, som innehåller en lista över dokument och gör att du kan spåra deras rörelse. Dessutom noteras lagringsperioden där, varefter de utsätts för förstörelse. I slutet av regleringsperioden förstörs dokument i enlighet med det förfarande som redan beskrivits.
Säkerheten för organisations- och administrativ dokumentation av företaget som helhet och särskilt kontrakt kräver en tankeväckande, uppmärksam och korrekt inställning för att undvika problem. Gemensamt för alla företag och organisationer är principen att organisera lagring i enlighet med lagen. Detta eliminerar användningen av påföljder vid inspektioner. Interna dokument (handlingar, inventeringar, register, olika typer av kontrakt) i form kan skilja sig åt i olika organisationer, men detta är inte av grundläggande betydelse.