Det finns olika lagringsperioder i pappersarbete av dokument av en viss typ. Vissa av dem avser de med obegränsat informativt värde, medan andra förlorar relevansen snabbt nog. Så vilka dokument och hur länge behöver du behålla? Hur ska de bortskaffas? Allt detta framgår tydligt i lagstiftningen.
Tre typer av kvarhållningsperioder
Listan över dokumentlagringsperioder i pappersarbete: tillfällig (upp till 10 år), långsiktig (över 10 år) och permanent. Om vi talar om fall av långvarig och permanent lagring, överförs de till specialavdelningar under två år och sedan arkiveras de.
Påverkar mediets utseende lagringstiden?
Typ av informationsbärare (papper eller elektronisk) påverkar inte lagringsperioden. Det som är viktigt är informationen som den innehåller. Ytterligare användning av ett visst fall bestäms av en särskild undersökning. Den klassificerar alla dokument, anger om de kan användas i intressen (eller mot) vetenskapen, staten, samhället, individer etc.
Varför är en undersökning för att bestämma värdet på dokument?
Det är omöjligt att göra utan detta förfarande inom kontorsarbete, vare sig det är ett statligt arkiv, organisation eller företag.
Syftet med undersökningen - att bestämma eller ändra dokumentets hållbarhet; att göra ett urval av de fall som är föremål för bortskaffande eftersom de inte längre har värde eller har tappat relevans; ange perioden för bevarande av dokument som inte har historiskt eller vetenskapligt värde, men som har praktiskt värde. Undersökningen bör också bestämma vilken typ av värde annan dokumentation hänför sig till: politisk, vetenskaplig, ekonomisk, kulturell, industriell etc.
För information om bemanning, bokföring, lagring och ytterligare utnämning av ärenden, bör du hänvisa till lagen om arkivfrågor.
Resultatet av undersökningen bör vara en lista med 12 avsnitt av dokument som härrör från statliga strukturer, organisationer, institutioner och andra företag. Vi kommer att ägna särskild uppmärksamhet åt redovisning och personalfrågor, med tanke på villkoren och villkoren för lagring av dokument hos företag. Tryck lätt på medicinska dokument.
Medicinska journaler
Medicinska artiklar, liksom andra informativt viktiga, har sina egna specifika lagringsperioder för dokument i en klinisk verksamhet i en medicinsk organisation. Denna period regleras av Rysslands lagstiftningsakter och sträcker sig från 1 år till 50 år för olika kategorier av dokument.
Redovisningsregister
För dokumentation producerad av bokföringsavdelningar gäller separata villkor och lagringsperioder för dokument i pappersarbete. Efter bearbetning krävs att den primära dokumentationen, balanserna, uppgifterna om bokföringsregister, rapporter lagras antingen i ett specialrum eller i ett stängt skåp - tills de överförs till organisationens arkiv. Strikta rapporteringsformer ska förvaras i metallskåp eller kassaskåp. Huvudbokföringen utser en person som har behörighet att övervaka dessa frågor.
Om denna typ av dokument går förlorad, skadad, olagligt överförd till tredje part, måste organisationens ledning informera brottsbekämpande myndigheter om detta. Förstörelse eller beslag av dokumentation bör ske endast enligt de krav som föreskrivs i lag.
Period för lagring av bokföringsdokument
Befintliga hållbarhetsstandard:
- primär dokumentation, formulär - 3 år;
- kontantdokument, information relaterad till finansiella transaktioner - 5 år;
- betalnings- och avvecklingsblad (om det inte finns något personligt konto) - 75 år.
Det är förbjudet att beslagta ärenden i slutet av lagringsperioden utan kontroll av skattemyndigheterna, och en särskilt utsedd kommission måste fatta ett beslut om förstörelse av handlingar i kontorsarbete med en förfallen lagringsperiod.
HR-administration
Personaldokumentation har stor social betydelse (för det första gäller det tillgången på personuppgifter), därför lagras deras bestämmelser av särskilda regler. En betydande del av dem fungerar som en verklig bekräftelse av arbetstagarnas rättigheter till social trygghet (i ålderdom, funktionshinder osv.), Innehåller information om deras senioritet, etc. I detta avseende hänför sig de flesta personaldokument till personer med lång eller permanent lagringsperiod och används i arkiv där medborgarna kontaktar för bakgrundsinformation. De har också arkeografiskt och biografiskt värde, fungerar som källor för statistiska undersökningar eller historiska och sociala studier.
Det huvudsakliga villkoret för lagring av dokumentation från personalavdelningen är begränsningen av olaglig tillgång till personlig information om anställda, samt möjligheten att snabbt hitta rätt saker.
Två typer av lagring kan särskiljas i organiseringen av kontorsarbete och perioder med lagring av personaldokument: nuvarande och därefter. Den första typen är indelad i två undertyper: lagring av dokumentation under körning och lagring av exekverad dokumentation.
Fall under deras körning finns hos personen som hanterar dem i speciella mappar med namn (till exempel "Urgent", "För signatur"). Telefonnumret, efternamnet, initialerna till entreprenören måste också anges här. Efter att de har lagts in och lagrats i enlighet med nomenklaturen.
beställningar
Alla beställningar måste förvaras i originalen, och deras kopior (för incitament, påföljder, anställning, uppsägning etc.) föras in i den anställdes personliga fil. Den placeras i en numrerad mapp och sidorna måste blinkas. Omslaget till den personliga filen har sitt eget serienummer. Den aktuella lagringsperioden för HR-poster gäller endast för anställda som för närvarande är anställda. Efter uppsägningen måste ärendet tas bort från mappen och köras för överföring till arkivet.
Lagringsförhållanden för arbetskraftsböcker för anställda såväl som tätningar, frimärken, brevhuvud, nycklar till skåp med dokumentation gör att de förvaras i kassaskåpet för chefen för personalavdelningen. Dessutom rekommenderas att personalen som lämnar sitt kontor rengör alla anteckningar och dokument i en garderob och stänger av datorn. I slutet av arbetsdagen är det nödvändigt att placera all dokumentation i ett metallskåp och försegla det. Nyckeln överlämnas till avdelningschefen med en lista i motsvarande tidskrift. Alla utkast och avvisade formulär förstörs, datorer kopplas bort från nätverket. Om den anställde har fått en kopia eller ett utdrag från dokumentet, måste han lämna en signatur om detta i dagboken.
Endast dokument vars lagringsperiod är mer än 10 år faller in i arkivfonden. De har socialt, ekonomiskt, politiskt, historiskt och annat värde. Schemat som dokumenten skickas till arkivet godkänns av chefen eller arbetsgivaren. Dokument ska komma hit i form av original. Om detta inte är möjligt ska en kopia av detta certifieras och överlämnas.
Reglerar termen och förfarandet för lagring av personaldokumentation "Lista med typiska hanteringsdokument", godkänd av Federal Archive. Perioderna för lagring av dokument i pappersarbete och förfarandet för lagring av arbetsböcker godkänns i en särskild lagstiftning - Dekret från Ryska federationens regering "Om arbetskraftsböcker".
Villkor för lagring av personaldokumentation
Så i 5 år lagras:
- Dokument (certifikat, information, uttalanden osv.) Om arbetarnas tillgänglighet, förvärv eller rörelse.
- Dokument (listor, information, certifikat) som avser frisläppande eller behov av arbetande personal, skapande av jobb, kön, ålder och yrkeskvalifikationer för anställda.
- Korrespondens angående anställningsfrågor.
- Dokument om överföring av anställda till en kortare arbetsdag eller vecka.
- Dokument som rör arbetstvist.
- Rapporter om status och verifiering av arbetet med anställda lagras fortlöpande, och applikationer (certifikat) för anställdas frisläppande och behov bevaras också i fem år.
För 3 år lagras:
- Dokument (information, arbetstidsbalanser, information, memos) avseende registrering av arbetstid.
- Rättsakter (information, egenskaper, meddelanden, intyg etc.) som innehåller information om arbetsdisciplin.
- Handlingar (rapporter och annan information) avseende redovisning av arbetsinsatser och böcker.
Lagring under ett år gäller tidböcker och tidsspårningsböcker samt semesterplaner.
Den anställdas personliga fil och personliga kort lagras i 75 år, och om vi talar om denna dokumentation för chefer, anställda med statliga priser eller rangordningar, medlemmar av verkställande, styrande eller kontrollerande organisationer i organisationen, sedan permanent.
Organisationens bemanning och ändringar av dem lagras fortlöpande och bemanningsarrangemang - i 75 år.
En typisk arbetsbeskrivning på platsen för godkännande och utveckling lagras permanent, personlig (som en del av personliga filer) - i 75 år.
Arbetsgivarens återstående kopia av anställningsavtalet, arkiverat i den anställdes personliga dokument, måste förvaras i 75 år och sedan arkiveras. Om personliga filer inte bevaras, bör sådana kontrakt formas till en separat verksamhet på samma lagringsvillkor.
Bokföringskort, böcker, tidskrifter har också sina egna villkor för lagring av dokument i pappersarbete:
- Mottagning, flyttning, uppsägning av anställda - 75 år.
- Redovisning för affärsresenärer - 5 år från uppsägningsdagen.
- Redovisning för militärtjänst - 3 år.
- Semesterinformation - 3 år.
- Personliga filer, kort, anställningsavtal och avtal - 75 år.
- Utfärdande av arbetsinsatser och böcker - 50 år.
- Utfärdande av lönecertifikat (plats eller arbetslivserfarenhet) - 3 år.
- utfärdande av resecertifikat - 5 år.
Sammanfattning av ovanstående, för att underlätta för dem som behöver information i monterad form kan du självständigt skicka lagringsperioderna för dokument i pappersarbete i en tabell.
Vad ska man göra om dokumentet är skadat?
Sådana dokument kan återställas. Till exempel, om tidtabellen är skadad (dess hållbarhet är sjuttiofem år), kan information om det hittas på datorn till bokföringsavdelningen. Det är omöjligt att slänga ut ett skadat rapportkort, eftersom det kommer att vara en obehörig minskning av lagringsperioderna enligt normerna, vilket kan leda till bestraffning av organisationens ledning. Således måste alla dokument som har blivit oanvändbara innan tidsfristen återställas. Nu använder alla organisationer mjukvaran, som innehåller nödvändig information för detta.
Avslutningsvis
Så lagringsperioder i pappersarbete beror på typ och värde på dokument. En betydande del av personaldokumentationen har ökad hållbarhet. För Rysslands lagstiftning finns det stränga föreskrivna standarder för detta. Lagen reglerar också förfarandet och villkoren för lagring av vissa typer av dokument, såväl som bortskaffande av handlingar: det bör endast ske efter granskning och i enlighet därmed.