Понятието „одит на персонала“ е влязло твърдо в разговорния състав на местните фирми и предприятия. Но не всеки знае какво е. В общоприетото разбиране, одитите на персонала се провеждат за оценка на съответствието на служителите с тяхната текуща длъжност. Но всъщност това понятие има много по-широко значение.
Какво е одит?
Одитът на персонала се извършва от специално обучени служители в предприятието. Това се дължи на необходимостта от проверка на резултатите от управлението на служителите, тяхното взаимодействие и перспективите на техните позиции за представянето на компанията.
По своето естество одитът на персонала в дадена организация може да бъде причислен към препоръчителни операции, а не към задължителни. Одитът помага да се анализира ситуацията, преобладаваща в предприятието и дава възможност на ръководството да вземе решение за наемане или замяна на служители. Правото да вземе окончателно решение за смяна на персонала обаче принадлежи изключително на шефовете на компанията.
Цели на одита
Одитът има следните задачи. На първо място, задачата за проверка на персонала е да се заключи, че специалистите отговарят на целите на предприятието. В същото време си струва да се уверите: дали служителите спазват инструкциите, изготвени за тях от регулаторната рамка на предприятието, дали действат в рамките на техните правомощия, не надхвърлят ли своите отговорности, колко бързо служителите могат да реагират на ситуацията и да вземат правилни решения. Основната цел на одита е навременното отстраняване на проблеми и пропуски в политиката за персонал на предприятието.
Обектът на одита е целият персонал, тъй като именно той е основният инструмент за ефективността на предприятието и печалбата от тяхната дейност.
Одитът на персонала е форма на управление или по-скоро начин за наблюдение и управление на работната сила.
Както всеки процес, одитът се провежда въз основа на конкретни указания. Към една от основните принципи за одит може да се припише на професионализма на неговото изпълнение.
Подборът и проверката на персонала се извършва от специално обучени специалисти за съответствието на служителите с техните длъжности. Освен това експертите по одита трябва да имат необходимата независимост и не трябва да проявяват предубеденост или снизходителност към персонала, който проверяват.
Одитът на персонала се основава на принципите на честност и откритост; никой няма право да влияе на приемането от одиторите на решения относно съответствието на персонала с техните длъжности.
Критерии за оценка на персонала
При осъществяване на своята дейност одиторите обръщат основно внимание на съответствието на квалификацията на персонала с изискванията на техните длъжности или професионални характеристики. В същото време одиторите, като правило, се позовават на разработената унифицирана справочна книга за професиите. Освен това, рецензенти оценяват полезността и допълването на персонала. Необходимо е също така да разберете как балансираният персонал използва работното си време.
Трябва да се отбележи, че при оценката на персонала одиторите вземат предвид колко правилно ръководството осигурява кадровата политика и какви са показателите за текучество на персонала.
Въз основа на резултатите от одита одиторите вземат решение за съответствието на персонала с длъжностите, които заемат, и изискванията на закона, както и по-нататъшни стъпки за подобряване на наемането на персонал, премахване на недостига на персонал, подобряване на управлението им и повишаване на уважението към началниците сред подчинените.
Информация за одит
Поставени са и определени условия за данните, въз основа на които се провежда одитът на персонала. Необходимо е информацията, получена по време на одита, да се отнася конкретно към този период от време, в който се провежда.Трябва също така да се уверите, че тези данни са получени в пълен размер, независимо от факта, че са напълно необходими или не, и се отнасят за всички служители.
Обичайно е да получавате необходимата информация в три форми. Първият от тях е получаване на информация под формата на графики, диаграми, таблици, диаграми, обикновено в документална или електронна версия.
Също така, един от начините за възприемане на информация за персонала е наблюдение в реално време на взаимодействието между персонала или подчинените.
Друг начин е да общувате със служителите и да получавате директни впечатления от тях за климата в екипа, политиката в компанията и т.н.
Методи за одит
Експертите извършват одит на управлението на човешките ресурси в три области. Първият от тях има организационен подход и е предназначен да проверява документите за съответствието им със закона. В допълнение към проверката за законност, подобни действия помагат да се установи колко ефективно е управлението на персонала.
Вторият подход е оценка на мотивацията и психосоциалната ситуация в екипа, отношението към резултатите от тяхната дейност, фокусирането върху цялостния успех на компанията.
Третата област има икономически характер и се състои в проверка на успеха на предприятието.
Класификация на одита
Експертите препоръчват редовно да се извършва одит на персонала и документацията. Повечето експерти са съгласни, че оптималният период за извършване на проверки е веднъж на две до три години, в зависимост от размера на фирмата, нейния оборот и съответно, т.е. текучество на персонала.
Въз основа на честотата на одита можем да извършим следната класификация.
На първо място, одитът може да бъде разделен на текущия, който се извършва на определени интервали, както и на оперативния, който се извършва, когато такава необходимост възникне рязко.
В зависимост от пълнотата на обема на проверените данни одитът на кадровата политика се разделя на пълен, местен и тематичен.
По методи на проверка, тя може да бъде избирателна и сложна.
Във връзка с нивото на одит контролът може да се осъществява от висшето ръководство, ръководителите на отдели или самата служба за подбор на персонал.
Провеждане на одит на кадровия потенциал могат съответно експерти отвън и собствени специалисти. Основното е, че те са компетентни по този въпрос.
Алгоритъм за одит
Всяка проверка има свои собствени характеристики. По правило одитът на кадровата организация се извършва на няколко етапа.
Първото от тях е подготовката. На този етап експертите са изправени пред задачата да формулират задачи за проверка, да избират необходимите специалисти за нейното провеждане и да издават документи.
Следва пряка проверка на информацията, по време на която одиторите събират необходимите документи, организират срещи и разговори със служители, правят проучвания и др.
На третия етап се проверяват събраните данни и получените резултати се сравняват с регулаторните актове. На последния етап одиторите подготвят резултатите от одита и правят изводи въз основа на тях, които се изпращат на ръководството на организацията.
Одитът отнема две до три седмици, по-рядко месечно. Продължителността на одита може да варира в зависимост от размера на персонала. След събиране и проучване на необходимите документи за спазване на нормативната уредба, тези резултати се показват в окончателния доклад. Отделна глава е посветена на тях.
След многократна проверка одиторите правят копие от окончателното обобщение. Този метод на документиране на резултатите от мониторинга елиминира възможността за евентуални грешки. По правило резултатите се представят на листове с формат А-4. За средно предприятие обемът ще бъде около 50 листа.
Докладът потвърждава одита и съдържа резултатите от него.Този документ съдържа информация за състоянието на кадровата политика във фирмата, както и начини за коригиране на пропуски и съвети за подобряване на ситуацията в предприятието.
По правило докладът се съставя въз основа на общоприета схема и съдържа следните елементи:
- кои документи или отдели са проверени;
- какви пропуски бяха открити;
- експертно мнение за коригиране на пропуски в документацията;
- данни за установени несъответствия с приложимото законодателство;
- колко реална е заплахата от юридическа отговорност с по-нататъшно бездействие;
- Информация за възможността за възстановяване на загубени данни или документи.
Всичко това ще помогне да се оптимизира работата на всяко предприятие и, следователно, да се увеличи неговата рентабилност.
