Нова руска дума „бек офис“ се появи в руското ежедневие. Какво е това? Какви функции изпълнява? В кои компании съществува? Нека се опитаме да разберем по-подробно.
Задния офис. Какво е това?
Тези звена съществуват в много организации. Задният офис е отдел или отдел на компания, който има определени функции. Става въпрос за рутинни, административни и обслужващи. Традиционно функциите включват също информационни технологии (администрация и поддръжка), човешки ресурси и счетоводство.
В някои организации се предписват допълнителни указания за работа, които бек офисът трябва да изпълнява. Какво е това Често служителите на този отдел се занимават със статистическо и аналитично отчитане на продажбите, покупките, балансите на запасите и поддържат архива.
Ако този бек-офис е разделение на банката, функциите включват клиринг операции, текущи услуги за сетълмент на пари и т.н.
Обратна история на офиса
В началните етапи на развитието на бизнеса оформлението на помещенията на всяка компания беше специално. Предният план беше зает от т. Нар. Фронт офис. Това беше направено така, че клиентите да имаха възможност бързо и лесно да намерят подходящия служител. Естествено, ръководството инвестира много в тази стая, правейки скъпи ремонти, почистване и обзавеждане. Предният офис трябваше да направи най-доброто впечатление, тъй като това е „лицето” на всяка компания.
Неговите служители също трябва да са последователни в стила на облекло и поведение. Това е публичната страна на всяка компания.
На заден план традиционно се намира бек офисът. Това е такова място, в което се е осъществявало самото производство, имаше система от административни помещения, различни отдели, складове и т.н.
Следователно тези територии традиционно са мръсни, мрачни и не особено добре поддържани. Представителността на тези помещения не беше много наблюдавана, тъй като клиентите никога не се появяваха в тях. Естествено, не се налагат специални изисквания към външния вид на служителите. По-голямо внимание бе отделено на професионалните умения.
Това разделение на офиса на две големи подразделения, които изпълняват различни функции, се е доказало добре и съществува и до днес.
Служителите на предния офис създават красива „картина“ за компанията. В същото време, благодарение на служителите в бек офиса, компанията се развива и процъфтява. Защо? Нека да разгледаме.
Значение и значение на бек офиса за развитието на компанията
Практиката показва колко голяма е ролята на това звено за организацията.
Първо, бек офисът помага да се поддържа репутацията на компанията в силно конкурентна среда. Естествено, ако служителите изпълняват своите задължения добре и ясно. Всъщност за всеки клиент основният критерий за добрата компания е качествена услуга. Благодарение на служителите в бек офиса се извършва пълен цикъл на определена операция.
Второ, управлението на риска се осъществява и от бек офиса. Какво носи това на компанията? Служителите на този отдел съставят отчети, подбират данни, фактори и правят изчисления, въз основа на които се вземат управленски решения. Следователно тяхната коректност и точност е много важна за бъдещето на компанията. Служителите вършат изключително отговорна работа, намалявайки значително рисковете.
Трето, бек офис услугата разработва и нови методи за спестяване и предложения за рационализация. Естествено, служителите не печелят директно финансови ресурси за компанията. Но те могат косвено да повлияят на този процес.
Задния офис в банката
Това е оперативна счетоводна единица. Благодарение на работата му се осигурява дейността на основните отдели.
Бек офисът се занимава с отчитане и регистрация на транзакции с ценни книжа, управление на пасиви и активи, както и разплащания с клиенти. Но това е само върхът на айсберга.
Задният офис извършва операции по обработка на заем. Освен това служителите често се занимават с откриване на сметки, счетоводство и управление на риска.
Задния офис. Документално изпълнение и подкрепа на транзакция на пазара на ценни книжа
В банките бек офисът често се състои от няколко подразделения. Особено, ако организацията извършва голям брой сделки на пазара на ценни книжа. Задълженията на служителите включват електронна и документална обработка, тяхната подкрепа. Нека се спрем на това по-подробно.
Първо, служителят в бек офиса поддържа регистър на транзакциите, съставя договор за продажба на ценни книжа на конкретен емитент.
На следващо място, процесът на пререгистрация на ценни книжа. Това е прехвърляне на собствеността. За да започне този процес, служителят в бек офиса трябва да издаде заповед за трансфер и да легитимира текущата транзакция.
След извършване на пререгистрация и получаване на подкрепящ документ служителят контролира окончателния процес на сетълмент.
Служителят на бек офиса носи много голяма отговорност. Ако има най-малка неточност в процеса на документация, транзакцията се признава за невалидна. В резултат на това клиентът ще пострада, а компанията ще понесе сериозни загуби.
Освен това бек офисът се занимава с аналитични (вътрешни) транзакции между отдели в организацията в системата на преразпределение на финансите.
За сферата на търговията през последните години те често използват разнообразие от програми за автоматизация бек-офис.
Търговски бек офис
Когато организира бизнес, мениджърът е изправен пред много проблеми. Необходимо е да се осигури търговската площадка със стоки, да се автоматизира счетоводното отчитане в предприятието, да се управлява ценообразуването, да се взаимодейства с доставчици и клонове.
За да се решат тези и много други проблеми, както беше отбелязано, има специални програми за бек офиса.
В системата за търговия на дребно служителите на такова звено ще помогнат да контролират пристигането и освобождаването на стоки, да отпишат и да се преместят, да преоценят, да правят възвръщаемост, пари в брой и банкови операции работа с търговско оборудване.
Софтуерният пакет може да има различни конфигурации: нехранителни стоки на дребно, магазин за удобства, магазин или супермаркет. В момента има избор.
Мрежов бек офис
Основните области на работа в мрежовата търговия са:
- извършване на промени и допълнения към голяма гама от стоки;
- обмен на данни между отделите;
- централизирано счетоводство;
- получаване на оперативни отчети за функционирането на клоновете и др.
За да улеснят работата и да осигурят взаимодействието на офиса с мрежа от търговски обекти, те често използват автоматизирана версия на бек офиса. Тези програми позволяват на организацията да работи по-ефективно и бързо.
Задния офис в кетъринга
Работата на персонала на задкулисния кетъринг е основно текущи операции. Те традиционно включват следното:
- извършване на рутинни задължителни операции;
- водене на стоково и складово счетоводство;
- процесът на контрол върху производството на чинии;
- събиране и анализ на данни;
- изготвяне на доклади.
В зависимост от размера и оборота на организацията, задният офис в търговията обикновено наброява от три до тринадесет до петнадесет души.
В момента, както беше отбелязано, съществуват автоматизирани системи за улесняване на изпълнението на операциите, които служителите трябва да извършват. Това, разбира се, е положителен момент за ръководителя на организацията. Но не винаги за работници. Практиката показва, че придобиването на автоматизирани системи, които извършват по-голямата част от работата в бек офиса, води до намаляване на персонала.
