Всички действия на служителите в предприятието, свързани с получаването и доставката на материали, стоки или други ценности, трябва да бъдат правилно изпълнени. Един от основните документи, необходими за прилагането на такава процедура, е пълномощното за получаване на стоки и материали. Какво е това и как правилно да попълните такъв формуляр?
Описание на документа
Във всяко предприятие или организация има услуга, която се занимава с доставки. Като обекти на доставка могат да бъдат суровини, материали, различни стоки и други ценности. Всичко това е необходимо, така че производството да продължава да извършва непрекъсната работа всеки ден. Технологията на този процес е проста. Свържете се първо с доставчиците. Тогава трябва да платите според предварително съгласие. И само след това можете да отидете за стоките, като вземете със себе си пълномощно за получаване на стоки и материали.
Какво дава този документ и защо е толкова важен? Първо, това потвърждава авторитета на служителя и факта, че той действа в интерес на конкретно предприятие. Как иначе доставчикът може да се увери, че доставя стоките на правилния човек? Второ, пълномощното за получаване на стоки и материали потвърждава, че служителят действа в рамките на предварително сключен договор. След получаване на стоката служителят трябва да я предостави товарителница. Понякога също трябва да имате документ, потвърждаващ плащането с вас. Но в повечето случаи финансовата страна на въпроса трябва да бъде договорена предварително.
Видове пълномощни
Така че, когато получите договорените стоки, няма проблеми, трябва да сте много внимателни при подготовката на придружаващите документи. И за това трябва да се знае абсолютно всичко за всеки от тях. Така че трябва да се отбележи, че пълномощното за получаване на стоки и материали може да има различен срок на валидност. Максимумът е не повече от пет години. Такива дългосрочни документи се използват рядко. Особено когато става въпрос за получаване на конкретни стоки и материали. Тук всичко се извършва въз основа на договор. Следователно такива пълномощни най-често имат еднократен характер. По правило те се издават за период не повече от десет дни. Освен това трябва да се има предвид, че купувачът може да повери получаването на стоки не само на своя служител, но и на лице, което не е член на предприятието. В това има определен риск. Можете да избегнете опасност само ако сключите с такова неоторизирано лице, че той гарантира да заплати всички разходи за стоките, ако те са загубени.
Добър пример
Изобщо не е трудно да се състави пълномощно за получаване на стоки и материали. Не е необходимо да имате проба под ръка. Основното е да знаете какви данни трябва да бъдат посочени в този документ.
Например отива до пощенския офис за кореспонденция или човек по продажбите отива в магазина, за да получи канцеларски материали. Какво ще му е необходимо за това? Разбира се, първо трябва да се сключи споразумение, въз основа на което се съставя фактурата. Той изброява всеки елемент по елемент, указващ броя на единиците. Сега остава само да го прехвърлим на упълномощено лице от предприятието. Как един доставчик може да знае кои служители ще пристигнат, за да получат стоките? Въз основа на какво трябва да му вярва? Устно такива въпроси не се решават. За това има пълномощно за получаване на стоки и материали. Пробата може да бъде направена произволно. Основното е, че в документа са ясно отбелязани следните точки: кой, на какво основание и какво трябва да бъде получено.Ако всички тези факти са посочени на хартия и потвърдени от подписа на ръководителя, тогава доставчикът няма съмнение.
Празна форма
В случай, че доставката и получаването на стоки са постоянни, е необходимо бързо да се състави пълномощно за получаване на стоки и материали. Празна в този случай би била най-удобният вариант. Няма да е необходимо да измисляте текста всеки път и да избирате правилните думи. Остава само да попълните липсващите колони и можете да продължите по пътя.
За да вземете предвид всички необходими аспекти, трябва да знаете, че всяко пълномощно от този вид трябва да съдържа следната информация:
- пълно име на предприятието или организацията;
- име на самия документ и неговите данни;
- място и дата на издаване (задължително с думи);
- данни за фирмата;
- данни за служителя или адвоката (длъжност, F. I. O., паспортни данни);
- задача за служителя (какво трябва да се направи);
- срок на годност на гражданина.
Информацията трябва да бъде възможно най-пълна и разбираема, така че никой да не може да оспори пълномощното да получава стоки и материали. Формулярът задължително трябва да съдържа подписа на ръководителя (понякога главния счетоводител), заедно с кръглия печат на компанията.
Пълномощно
Всяка фирма има служител, който е длъжен да води документи и да издава пълномощно за получаване на стоки и материали. Формата на документа в този случай може да бъде използвана както своя, така и разработена от държавата. Известно е, че Госкомстатът на Руската федерация през октомври 1997 г. в своята резолюция № 71а одобрява две типични междусекторни форми на пълномощно: М-2 и М-2а.
Те са много сходни помежду си и се различават само по това, че първата от тях има допълнителна таблица, в която цялата дублирана информация е дублирана. На линията на рязане тя се отделя от основната форма и се дава на ръцете на получателя. Това позволява на упълномощения представител да потвърди изпълнението на възложената му задача. В противен случай и двете форми са идентични. Пълненето им не е трудно. На лицевата страна напишете следното:
1. Име на документа, дата на издаване и валидност.
2. Данни за фирмата получател (име, разплащателна сметка и име на обслужващата банка).
3. Пълна информация за упълномощения представител.
4. Име на доставчика.
5. Основата за получаване на стоките (номер на сметка).
На обратната страна се отбелязва:
1. Наименование на материалните активи с указание за тяхното количество.
2. Подпис на получателя, ръководителя на дружеството и главния счетоводител.
3. Печат.
Имайки такава форма в ръка, можете спокойно да отидете за стоките.
