Много бизнесмени не знаят какво е EGAIS и защо е необходимо. В момента Единната държавна автоматизирана информационна система е задължителен инструмент, с който всички продавачи или производители на алкохолни напитки трябва да взаимодействат на територията на Руската федерация. Поради тази причина ще бъде важно всички представители на този бизнес да разберат какво представлява EGAIS и за какво се използва.
Защо е необходимо?
Съвременната практика предполага, че приблизително 30% от общия обем алкохол в Русия се произвежда незаконно, тоест всяка трета бутилка алкохолни напитки е фалшив продукт. Естествено, в такава среда въвеждането на контрол е задължително, но всъщност за предприемачите, които в момента дори не знаят какво е EGAIS, това е допълнителен стрес.
Ако сте собственик на магазин за търговия на дребно, който оперира в Русия, тогава в този случай трябва да имате предвид, че от 01.01.16 г. трябва напълно да прехвърлите информация в Единната държавна автоматизирана информационна система за всички операции по възлагане на алкохол, дори ако ако продавате бира само на дребно. През юли влиза в сила изискването, че е необходимо също така да се изготвят подробни отчети за продажбите на дребно и чрез тази система трябва да се провежда всяка отделна единица продажби.
Как работи тази система в търговията на дребно?
За да разберете как работи EGAIS, трябва да разгледате взаимодействието с тази система на няколко етапа. Стъпките са следните:
- доставка;
- продажба;
- след продажба;
- случаи на отказ.
доставка
Какво е EGAIS, трябва да разберете от самото начало на извършване на поръчка. Когато получавате алкохолни напитки от доставчици, трябва да извършите подробно съгласуване на действителния брой бутилки с електронната или хартиената фактура, предоставена ви. Можете да потвърдите факта на закупуване чрез тази система, като използвате документа, предоставен ви от информационната система по електронна поща, а на компютъра трябва да има специализирана програма за счетоводно отчитане на стоки, която поддържа работа с EGAIS. Продавате ли бира или други алкохолни напитки, в случая няма значение.
Ако данните се сближат, тогава в този случай приемате изготвената от доставчика фактура и тогава фактът на покупката се потвърждава окончателно в EGAIS. Ако някои стоки имат повредени марки, тогава в този случай товарителницата може да бъде напълно отхвърлена или съответното удостоверение за несъответствие е просто съставено.
Да предположим, че всичко свърши добре и потвърдихте факта на покупката в EGAIS. Бирата и други напитки бяха закупени и сега ще е необходимо да изтеглите всички данни за продаваеми продукти в касовата програма, която също трябва да бъде инсталирана на компютър на дребно в съответствие с основните изисквания на EGAIS.
Предполага се, че впоследствие върху всяка бутилка с алкохол ще има специализирана маркировка, върху която е нанесен двуизмерен баркод с маркировка Micro PDF417. Този баркод включва основна информация за лиценза и производителя, а също така посочва основните характеристики на продукта.
За продажба
След като бутилките вече са напълно поставени на рафтовете, започва търговията.Търговията на дребно също има пряка връзка с EGAIS, така че трябва да поддържате записи на всички етапи.
Купувачът избира желания продукт и е готов да плати цената му. След това касата напълно чете информацията в баркода с помощта на 2D скенер и стоките се бият при чека. В същото време програмата за касови апарати генерира XML файл, който се изпраща към универсалния транспортен модул. Това е специално приложение, което обменя информация със сървъра Rosalkogolregulirovanie. Именно там ще бъде създадена разписка, в която присъстват баркод и цифров подпис на магазина, в касата се изпраща потвърждение, след което чекът може да бъде затворен. По този начин изпълнението на всяка отделна кутия или бутилка алкохолни напитки ще бъде отбелязано онлайн чрез EGAIS. Алкохолът се контролира от държавата чрез тази система, като се започне от 2016 г.
След продажба
Заедно с закупените стоки, купувачът трябва да бъде снабден с чек от касата и той не трябва да е стандартен, а оборудван с двуизмерен баркод. Този код потвърждава, че фактът на продажбата на стоки е записан в EGAIS. Алкохолът може да се продава в абсолютно всяко количество, но в същото време на чека е отбелязан само един код. Сега купувачът вече е в състояние самостоятелно да провери автентичността на закупения алкохол, като прочете този код, използвайки мобилния си телефон, ако предвижда такава функция.
Много експерти казват, че ако процедурата за такава продажба на алкохолни продукти се извършва правилно, тогава всъщност дори няма смисъл да се проверява проверка на баркода от самия купувач. Когато кодът не може да бъде прочетен от скенера при касата, системата автоматично ще запише опит за изпълнение фалшив алкохол и съответно напълно ще го блокира чрез EGAIS. Търговията на дребно ще работи точно така с тази система.
неизправност
Ако интернет в магазина изведнъж изчезне, след това за определен период от време алкохолните напитки могат да продължат да се продават, тъй като програмата напълно ще съхранява данните за извършените продажби. След възстановяване на мрежата, помощната програма предава всички получени данни чрез Единната държавна автоматизирана информационна система. В този случай алкохолът ще се продава нормално и проверките ще бъдат затворени. В момента работата в този режим е разрешена за не повече от три дни и ако през този период не е възможно да се отървете от всички проблеми с наличния алкохол, тогава в този случай ще трябва да спрете продажбата на алкохолни напитки.
Популярни въпроси
Въпреки факта, че инструкцията включва доста голям обем от необходимата информация за системата EGAIS, някои проблеми остават нерешени за мнозина.
На първо място, мнозина не разбират дали е необходимо постоянно да сканирате всяка входяща бутилка в процеса на получаване на стоки от доставчика. Всъщност няма нужда по някакъв начин да сканирате стоките след получаването им. Приемането и работата с доставчиците се извършват в рамките на електронното управление на документи на партиди по обемни параметри.
Освен това мнозина не разбират как балансите могат да бъдат преместени между няколко магазина, но е трудно да се даде категоричен отговор на този въпрос. В съответствие с официалната позиция на FS RAR, всяко движение между отделни отдели, както и от централния офис или склад, е разрешено само ако магазинът има лиценз за търговия на едро. Но ако разгледаме този проблем от техническа гледна точка, тогава UTM предоставя възможност за съставяне на фактури за пътуване и това не противоречи на правилата, които са включени в инструкцията за UGAIS.
Освен всичко друго, очевидният въпрос е дали въвеждането на тази система е отменено алкодекларира, но всъщност в момента тази система все още е напълно работеща и по този начин ще работи дори преди 2018 година. След като системата EGAIS започне да работи нормално във всички предприятия, участващи в продажбата на алкохолни продукти, стандартната декларация ще бъде анулирана.
Условия за връзка
От 1 януари 2016 г. всяка компания, занимаваща се с продажба на дребно на алкохолни напитки, задължително трябва да записва всеки един факт от закупуването на този продукт. Следователно системата EGAIS ще се използва не само в градските, но и в селските търговски обекти. Друга доста важна дата е 1 юли същата година, тъй като от тази дата всяка компания, освен директно отчитане на покупки, ще трябва да поеме ангажимент чрез EGAIS и всякакви продажби на дребно.
Заслужава да се отбележи, че ръководството на Rosalkogolregulirovanie даде известно облекчение за търговците на дребно и доставчиците, което ще важи до април 2016 г. Това не означава, че Единната държавна автоматизирана информационна система не трябва да бъде инсталирана навреме, но Федералната служба каза, че те разбират, че в процеса на въвеждане на тази система потребителите първоначално могат да изпитат различни трудности и следователно, ако някой тогава ще се появят нарушения, за това няма да има тежки наказания.
В този случай мнозина се питаха дали да се свържат директно към тази система на 1 януари, ако след това дълго време не се планира закупуване на алкохолни продукти. Наистина в тази ситуация можете да се регистрирате малко по-късно, но ако трябва да отпишете стоките или да ги върнете на доставчика, тогава по време на тези операции вече трябва да се използва Единната държавна автоматизирана информационна система.
Ако все още имате стоки, закупени преди 1 януари, няма да е необходимо да ги поставяте на баланс, тоест можете напълно да се включите в продажбата им без никакви притеснения. Но в случай, че трябва да издадете фактура за връщане на доставчика или отписване на тези продукти, всички тези операции могат да се извършват само след регистрацията в EGAIS, като за тези продукти вече трябва да се вземат предвид.
Нови правила за продажба на бира през 2016 г.
Частни предприемачи, които продават бира и различни бирени напитки както и сайдер, медовина и пури, в съответствие с новите правила, които са в сила от 2016 г., трябва да прилагат такава процедура като регистрация в EGAIS. След това всяка информация за поръчката ще бъде прехвърлена в тази система. По-голямата част от търговците на алкохол трябва да направят това от 1 януари. Фиксирането на други факти за продажбите на бира през 2016 г. не е предвидено в новите правила.
Необходим ли е EGAIS в общественото хранене?
Предвид разясненията на официалните органи, отговорът на въпроса дали EGAIS се изисква в общественото хранене също е доста уместен. Предприятията за обществено хранене, които продават алкохолни напитки, трябва да регистрират закупуването на такива продукти в системата EGAIS. В същото време фиксирането на продажбите на такива напитки в ресторанти и кафенета не е предвидено.
Изключение от тази система
Заслужава да се отбележи няколко правила, според които някои компании, които продават алкохолни напитки, са временно освободени от необходимостта да се регистрират в EGAIS.
На първо място, облекчение в този закон се предоставя за компании, чиято работа се извършва в Крим и Севастопол.По-специално това се отнася за организациите, занимаващи се с продажбата на алкохол на дребно, както и за отделните предприемачи, които продават бира и различни напитки с ниско съдържание на алкохол в дребно. В градските населени места началото на регистрирането на факти за придобиване на алкохол в EGAIS трябва да започне от началото на 2017 г. Ако говорим за селски населени места, тогава за тях в EGAIS регистрацията ще трябва да се извърши още по-късно - от 1 януари 2018 г.
Различни алкохолни организации на дребно, работещи в селските райони с население до три хиляди души, където пълен интернет все още не е наличен в магазините, принадлежат към категорията на компаниите, които не трябва да записват продукти, съдържащи алкохол, за да фиксират продажбите и в този случай има забавяне до 1 юли 2017г. Ако говорим за обществени поръчки, то в този случай по принцип няма забавяне за селските селища.
В допълнение към факта, че поръчките трябва да бъдат регистрирани в EGAIS, дори не всички селски населени места са освободени от фиксиране на продажбите. Списъкът на селищата, за които ще бъдат предоставени такива отлагания, се одобрява директно от субекта на федерацията.
Има и няколко категории компании, които са освободени от необходимостта от свързване на EGAIS:
- производители на бирени напитки, сайдер, бира, пуаре или медовина, които произвеждат не повече от 300 000 декалитра годишно;
- производители на шампанско или вино, направени от собствено грозде;
- от гледна точка на фиксиране на продажбите, необходимостта от свързване към EGAIS не е предвидена за отделни предприемачи, които продават напитките с по-ниско съдържание на алкохол на дребно, както и за организации за обществено хранене, тоест ресторанти и кафенета.
Важен е и фактът, че в момента няма напълно законодателна подкрепа за легалната интернет търговия с алкохол, но регулаторните органи казват, че този въпрос се разглежда активно. Засега се предполага, че бъдещото законодателство, регулиращо всички тези процеси, ще предпише ограничения за времето на продажбите, както и за възрастта на купувачите.
сеч
Поддържането на такова списание също се налага от 2016 г. Той трябва да съдържа номера, баркода, името на продукта и неговия код, датата на продажбата, както и количеството и вместимостта в литри. Данни, информиращи за характеристиките на доставката на алкохол, няма да се показват в такъв журнал. Формата на нейното провеждане е одобрена със заповед на "Rosalkogolregulirovanie".
Документът може да се съхранява в електронен или на хартиен носител. При условие че сте пряко свързани с EGAIS, изискванията за поддържане на такъв дневник могат да се считат за напълно изпълнени, но има и някои тънкости. Фиксирането на търговията на дребно с алкохолни напитки в EGAIS става задължително едва през юли 2016 г., а списанието се поддържа от януари, тоест ще е необходимо да се записват продажбите в продължение на шест месеца. Но в действителност днес има доста голям брой специализирани услуги, които предоставят възможности за изпълнение на всякакви изисквания за водене на счетоводен дневник.
Във връзка с всички тези функции се препоръчва да започнете да изучавате правилата за работа на тази система сега, така че по-късно да не изпитвате никакви затруднения.