Основната отговорност на висшето ръководство на компанията е да създаде стратегия, да определи целите и задачите на предприятието. Реализирането на тези цели е на плещите на служителите от структурните подразделения. Развитието на компанията може да бъде изложено на риск, ако обменът на информация между служителите и ръководството е лош. Това се дължи главно на информационното претоварване на ръководството и невъзможността за рационална оценка на ситуацията на работните позиции. Това от своя страна влияе върху качеството на контрол върху действията на персонала и прилагането на стратегията.
Влиянието на KPIs върху една компания
Ако няма конкретни стратегически цели за персонала и освен това няма достатъчно мотивация, това води до факта, че служителите не са в състояние да определят правилния курс и не са в състояние да действат в полза на компанията. Това несъответствие често води до загуба на ресурси на компанията за задачи, които са от второстепенно значение. Подобни проблеми възникват доста често и много предприятия по света страдат от тях.
Трудно е да се назове самодостатъчна стратегия на предприятието. Стремежът на мениджмънта е да постигне цели чрез определяне на цели за персонала, както и контрол на качеството на извършената работа. Във веригата от елементи, необходими за постигане на тези цели, които са контролен цикъл, има два елемента:
- Управление - персонал. На този етап ръководството определя задачите, представя ги на персонала под формата на конкретни настройки и контролира този процес, използвайки информацията, която служителите предоставят. След това, ако е необходимо, задачата се коригира и се довежда до вниманието на служителите.
- Персоналът е водач. Служителите получават конкретна задача, необходима на компанията, започват нейното изпълнение и информират ръководството за това колко успешно се изпълнява. Освен това служителите получават информация от ръководството за коректността на своите действия и, ако е необходимо, ги коригират.
Ето защо много съвременни предприемачи се интересуват от KPI (ключови показатели за ефективност), какво представлява и как може да помогне в управлението. В крайна сметка слабата връзка във веригата, показана по-горе, всъщност е връзката между ръководството и персонала. Ако в работата й се появят провали, тогава ще се вземат решения, като се вземе предвид информацията, която е по-ниска. Според някои мениджъри гаранцията за правилността на техните решения зависи от обема на събраната информация. Но в случая това е грешно мнение, тъй като времето за оценка на информацията се увеличава, а количеството й изобщо не е отговорно за нейното качество.
Инструменти за управление
Всяко ръководство се нуждае от инструмент, за да получи висококачествена и адекватна информация за вземане на решения. Западните компании отдавна използват ключови показатели за тази компания и балансирана карта с показатели.
При KPIs се счита система от показатели (финансови и нефинансови), които оказват влияние върху качествената и количествената промяна в резултата от работата на персонала или резултата, който се очаква. Тя включва коефициентите на всеки контролиран обект, както и методологията за тяхната оценка. Това ви позволява да се съсредоточите върху постигането на стратегически цели въз основа на оценка на ефективността на организацията.
Ключова оценка показатели за изпълнение Именно този инструмент може да покаже колко добре се осъществява управлението по отношение на резултатите по отношение на поставените цели, като се вземе предвид стойността и позицията на компанията на пазара. Трябва да се има предвид, че този инструмент е в състояние да улесни процеса на вземане на решения чрез управление благодарение на пълна и висококачествена информация, но не може да реши сериозни системни проблеми на организацията. Тази техника не дава готови решения, а само разкрива областта, в която възниква проблемът.
Преходът към нови методи за прогресивно управление на фирмата е оправдан от факта, че старите методи, които включват увеличаване на мащаба и темповете на производство, както и подобряване на качеството на продукта, не създават необходимата конкурентоспособност. Благодарение на съвременните инструменти за управление организацията може бързо да реагира на всяка промяна на пазара.
Основната задача, преследвана от системата от ключови показатели за ефективност, заедно с балансирани индикатори, е да прехвърли компанията в изчерпателен набор от необходими индикатори, които могат да подчертаят основните елементи на управление и измерване. Благодарение на този набор се формира стратегията на организацията, която е в състояние да включва всички необходими качествени и количествени характеристики, за да информира навреме работниците за факторите, които влияят на настоящето и бъдещия успех. След като формулира резултатите, които трябва да бъдат постигнати, организацията не само определя целта, но и работи върху условията, които позволяват по-добро и по-бързо да се стигне до нейното изпълнение.
Важно е не количеството информация, а нейната обективност, точност и уместност, за да се извършат правилно всички необходими изчисления. Концепцията на балансираните показатели е, че за успех стратегията липсва традиционна финансови и икономически показатели. За решаване на проблемите е необходимо да се балансират по-добре основните показатели за ефективност, като се вземат предвид различни равнини, за да се контролират факторите, които имат влияние върху тези показатели. Не обръщайте много внимание на минали постижения, струва си да оцените бъдещите резултати. Ако фокусирате показателите само върху една област на дейност, но това несъмнено ще има лош ефект върху крайния резултат.
Внедряване на системата
За да се въведе системата в предприятието, има определени етапи, които трябва да се изпълняват последователно. Нарушаването на тази последователност може да повлияе негативно на крайния резултат.
Първият етап е формирането на стратегия
Ясно формулирана стратегия трябва да опише основните стъпки за постигане на желаните резултати и цели. Тя трябва да бъде разделена на конкретни инициативи, където ще бъдат подчертани задачите за отделните отдели на служителите. Благодарение на това се правят значителни икономии не само в пари, но и във времето.
Вторият етап е идентифицирането на ключови фактори
Тук е необходимо да се определят най-важните фактори, или по-скоро параметрите на аспектите на икономическата и икономическата дейност, които оказват влияние върху изпълнението на задачите и прилагането на стратегията. Тези фактори влияят значително на успеха.
Трети етап - основни показатели за ефективност
Той определя мерките, необходими за успешното изпълнение на стратегията. KPI се използва като инструмент за тяхното определяне. Струва си да се подчертаят само най-чувствителните от тях, като същевременно не се използват вторични индикатори. Те трябва да бъдат предизвикателство за персонала. Сред основните изисквания към системата от ключови показатели за ефективност трябва да се откроят:
- Ясни ограничения за броя на показателите.
- Те трябва да са еднакви за цялата компания.
- Възможността за получаване на цифров формат на индикатора.
- Тя трябва да бъде пряко свързана с факторите, които влияят на успеха.
- Показателите трябва да мотивират служителите да изпълняват целите, необходими за организацията.
Основни показатели за изпълнение: примери
Вземете за пример работилницата за основен ремонт на кладенци (KRS). Стратегическата цел на тази организация ще бъде да се увеличи нивото на производство на продукта, което ще се изрази в дебита на кладенците и намаляване на факторите, които провокират загубата на продукта и намаляват неговата себестойност. В тази връзка, KPI трябва да бъде настроен така, че да отразява не само целите на самата компания, но и да засяга въпроси, свързани с конкретна единица. Ако се направят ремонти, тогава кладенецът спира да работи, следователно си струва да се вземат предвид разходите, причинени от спирането.
Структурата, която имат ключовите показатели за това устройство, може да има следната структура:
- А престой (загубени възможности за производство).
- Изчисляване на средната продължителност на ремонтните работи (в съотношението на действителната и планираната).
- Изчисляване на всяка единична цена на тон (в съотношението на действителната и планираната).
- Изчисляване на броя на извършените ремонти (в съотношението на реалните и планираните).
- Разходи за ремонт (реални и планирани).
По този начин, използвайки KPI (ключови показатели за ефективност), примерите за които са разгледани по-горе, служителите се насърчават да намалят разходите и да увеличат производството на петрол. Това не само отговаря на общите цели на компанията, но влияе и върху качеството на работа на определено звено.
Четвъртият етап - работа с балансирана карта с показатели
Този етап включва разработването на обобщена система, включваща финансови и нефинансови показатели. Това отчита както обекта на контрол, така и оценката на факторите, влияещи върху цялостната картина на ефективността на предприятието.
Петият етап - изборът на технически решения за прилагането на инструмента
На този етап определете източника на данни, чрез който индикаторите ще бъдат попълнени, той трябва да отговаря на всички условия за надеждност на получената информация. Първо трябва да създадете стратегия за въвеждане на нов инструмент за управление. Решете целите, имайки предвид колко положително ще повлияят на състоянието на компанията. Също така трябва да конфигурирате информационен поток правилно да се изчислят всички показатели. Все още има много точки, необходими за осъществяването на основните цели и задачи на организацията, с които ключовите показатели за ефективност ще помогнат за справяне.
