Все по-голям брой руски фирми започват да изучават проблемите, свързани с информационните потоци. Какво е това явление? Какво е значението на информационните потоци за развитието на организациите? Какви са особеностите на приложението на методологията за тяхното проучване за предприятия от различни отрасли?
Практическото значение на информационните потоци
Сред областите, в които информационните потоци са от най-голямо практическо значение, са управлението на предприятията.
За да повишат ефективността на производството на стоки, както и тяхното качество, да овладеят производството на нови видове и да въведат съвременни технологии, ръководителите на компаниите използват широк спектър от научни и приложни методи.
Информационните потоци в организацията значително допринасят за качествената работа на мениджърите във всички отбелязани области.
Изследвайки ги, компаниите могат успешно да решат проблемите, свързани с експлоатацията на съществуващите производствени ресурси.
Използването на информационни потоци в производството
Нека помислим по какви механизми се включват информационните потоци в предприятието. По правило компаниите се опитват да ги изграждат в системни проекции. Основата за формирането на които са информационни ресурси (имащи вътрешен и външен произход).
типичен информационен модел потоците във фирмата, както казахме по-горе, отразява интереса на ръководството на компанията към подобряване на качеството на управление. Изграждането му предполага решаването на следните основни задачи:
- въвеждане на системи за управление на производствени линии;
- анализ на качеството на източниците на информация, нейното събиране, оценка на значимостта и перспективите за участие в бизнеса;
- моделиране на механизмите за пряко влияние на информацията върху производствените процеси;
- създаване и актуализиране на корпоративна база от знания;
Специфичният алгоритъм за изграждане на модела зависи по правило от отрасловите особености на компанията. В някои сегменти обменът на информация както в рамките на корпорацията, така и с външния пазар може да бъде труден поради секретност или технологични затруднения при събирането на данни във файлове и последващото им предаване на адресата.
Видове информационни потоци
Общоприетите критерии за класификация, които биха позволили недвусмислено да се назоват видовете информационни потоци, все още не са разработени в съвременната руска маркетингова школа. Твърде много проблемни аспекти, отразяващи проучването на данните. Въпреки това сред експертите има доста широко разпространен модел, който разделя потоците на видове в зависимост от естеството на информацията. Така че, те могат да бъдат:
- финансово;
- технологии;
- пускане на пазара;
Това, разбира се, далеч не е изчерпателна класификация на информационните потоци. Разбира се, списъкът продължава. Конкретни примери за информационни потоци могат да бъдат много различни. Важно е да не ги бъркате поради хармонията им с индустриалните явления. Например финансовите и информационните потоци, предполагащи парични и безкасови канали за сетълмент, отразяващи информация, статистическа или аналитична, за паричните потоци не са едно и също нещо. Първият обаче може да бъде доста качествено допълнен от втория.
Ангажиране на нишки като конкурентен инструмент
Ако във фирмата се въведе правилно функционираща система от информационни потоци, това може да се превърне в значително конкурентно предимство на компанията. В какви аспекти?
На първо място, в контрола на процесите. Когато отговорните служители на компанията са снабдени по подходящ начин с необходимата информация, това им позволява по-ефективно да оптимизират определени етапи на производство. Информацията, получена от специалисти, ни позволява да идентифицираме най-значимите технологии от гледна точка на рентабилността на бизнеса, както и да въведем тези, които е вероятно да станат такива.
Друго предимство, осигурено от анализа на информационните потоци, е подобряването на качеството на управление на ниво персонал.
Притежаване на необходимите данни, корпоративни структури за управление персоналът има в ръцете си инструмент, който позволява по-ефективно организиране на работата на вътрешните корпоративни структури.
Друг конкурентен фактор, който една компания може да получи, използвайки информационни потоци в работата си, е по-доброто разпределение на финансовите и материалните ресурси.
Притежавайки необходимата информация, мениджърите ще знаят в какви обеми и къде да насочват паричните потоци и суровините по-интензивно и къде по-малко.
И трите отбелязани фактора правят компанията по-силна в потенциална конфронтация с конкурентите. Информационните потоци позволяват на първо място да изпревари участниците на пазара поради по-добра изграждаща се комуникация между вътрешните корпоративни структури. В резултат на това производството е по-ефективно, рентабилността е по-висока, цените са по-конкурентни и следователно нарастващата привлекателност в очите на купувачите или клиентите в техния сегмент.
Практика за управление на информацията
По какви практически механизми компаниите управляват информационните потоци? По правило основата за обмен на данни и анализ е взаимодействието на служителите, отговорни за работата в съответните области, чрез вътрешни корпоративни документи, мрежови и уеб ресурси, понякога финансови източници. В тях като правило в най-надеждната форма (за разлика от например устните преговори, кореспонденцията между служителите и т.н.) е описано настоящото (или планираното) състояние на нещата в определена организационна структура.
Има специална категория лица, участващи в управлението на корпоративната информационна система - генератори на информация. Те притежават авторството на разгледаните по-горе типове данни. Основният нюанс тук е, че в дадено предприятие (особено ако е голяма компания) в някои случаи е проблематично да се идентифицират конкретни служители, участвали в генерирането на определена информация. Основната причина е, че значителна част от документите (особено финансовите) преминават през многоетапни процедури за одобрение и корекция на ниво различни нива на управление.
Работата на „авторите“ на информационните потоци може да бъде или спонтанна (тоест документите се формират като страничен продукт от основната трудова дейност), или да се извършва редовно - това могат да бъдат специалисти, чиято задача е да генерират възможно най-много данни, свързани с дейността на компанията.
Данните, извлечени от вътрешни корпоративни документи и други източници с признаци на надеждност, се качват в информационната система (ще се съгласим, че тя вече съществува в компанията). След това информацията се анализира и се взема решение как да се използват документите. Ако те са предписателни (например това са инструкции), тогава мениджърите могат да счетат за необходимо да направят корекции в тях или, обратно, да ги оставят непроменени. Ако това са, да речем, счетоводни документи, тогава съответните заключения по тях могат да бъдат прехвърлени на финансовия отдел за последващ анализ и отчитане.
В крайна сметка всичко се свежда до гарантиране, че информационните потоци по някакъв начин са замесени. А тези, които нямат практическа употреба, бяха изключени от обръщение. Приложното значение е основният критерий за информация в предприятието.
Мрежови технологии
Редица експерти наричат използването на мрежови технологии като основен критерий за качеството на функциониране на корпоративна информационна система. Какво се разбира тук?
Факт е, че в идеалния случай движението на информационните потоци според експертите трябва да се основава на принципа на многовекторността. Тоест, колкото по-малко затворени (както и еднопосочни) канали - толкова по-добре. Колкото по-компетентните хора участват в генерирането и споделянето на данни, толкова по-ефективен е бизнесът. От технологична гледна точка мрежата ще бъде най-оптималният канал за тяхното взаимодействие. На практика това може да бъде корпоративен уебсайт. Това не е непременно публично - достъпът от интернет потребителите може да бъде напълно или частично ограничен.
Мрежовите технологии, разбира се, също са полезни по отношение на изграждането на взаимоотношения между компанията и външните играчи, които, между другото, могат да бъдат и генератори на информация. Външните информационни потоци, идващи например под формата на заявки на клиенти или търговски оферти от други организации, в много случаи са данни с практическо значение.
Например, след като получи от клиентите определен набор от заявки за освобождаване на стоки с характеристики, които все още не са характерни за продуктите, ръководството на компанията може да реши да пусне тези продукти в производство. Тъй като купувачът иска да ги види на гишето, той е информирал за своите желания чрез информационния канал, предоставен от компанията. Способността за комуникация с клиенти също може да се счита за конкурентно предимство в бизнеса.
Критерии за качество на информацията
Разглеждайки как се формират външните и вътрешните информационни потоци, можем да изучим критериите, които определят качеството на получената информация във вътрешния корпоративен оборот. Към такива експерти се отнасят:
- уместност (навременност);
- истинност (проверимост);
- уместност (отразяване на реални проблеми);
- полезност (приложена стойност);
- разбираемост (недвусмислено тълкуване);
- пълнота (не е необходимо да се изясняват фактите);
Процесът, който включва проверка на информацията, циркулираща във фирмата, за горните критерии, някои експерти наричат контролинг (от английски control). Задачата на специалистите, отговорни за тази работа, е да сведат до минимум наличието на данни, които не отговарят на критериите в информационната система на компанията.
Относно контролирането
Редица експерти влагат допълнително значение на термина "контролиране". По-специално, има мнение, че това е дейност, свързана не само с анализа на качеството на информацията, но и с нейното интерпретиране, идентифицирайки аспекти, които влияят върху приложеното значение на информацията. Освен това има специалисти, които свеждат значението на термина "контролиране" само до дейностите на финансовите и икономическите структури на предприятието. Това е, според тях, цялата информация, която е в обращение в рамките на компанията, в крайна сметка трябва да се използва за оптимизиране на печалбите и разходите. Всяка схема на информационни потоци в съответствие с тази концепция трябва да се анализира за въздействие върху рентабилността на бизнеса.
Има експерти, които донякъде стесняват функциите на специалисти в контрола. В тяхната теория тази дейност трябва да се ограничи само до събирането на информация от различни генератори и нейното разпространение до компетентните отдели. В някои случаи контролерите могат да формират оптималната според тяхната оценка структура на информационния поток, формата на неговото представяне.Експертите смятат, че той трябва да бъде анализиран и интерпретиран от структури, специализирани в определена област на предприятието.
Тоест, сравнително казано, статистическите данни, отразяващи консумацията на бои по време на производството на играчки, трябва да се предават на специалисти, отговорни за съответния етап на производство. Финансови данни - в счетоводството и др. Контролът предполага само статистическа функция. Проучването на информационните потоци се извършва от компетентните структури на компанията.
Стойността на управлението на информационния поток
Нека се опитаме да определим в кои аспекти се изразява най-голямата стойност на управлението на информационните потоци. В същото време ние сме съгласни, че контролът заема една от централните функции в този процес (а не само по отношение на събирането на данни и нейното структуриране).
Основната характеристика на информационните потоци е концентрацията на управленските цели. Съвкупността от циркулиращите в рамките на корпорацията данни определя качествено повишаване на нивото на знания на всеки от отделите, до голяма степен благодарение на взаимодействието с други структури на компанията и взаимното признаване на значимостта на задачите, пред които е изправено предприятието.
Работата с информационни потоци, както и контролирането (при условие, че има достатъчна дълбочина на използването му) ви позволява да откриете слабости в бизнеса. Подобряват се отделните производствени връзки, продуктите на компанията стават все по-добри и по-конкурентни.
Работата с информационните потоци включва концентрация на фирмени ресурси (не само материални, но и персонал), идентифициране на най-силните страни в бизнес модела, намиране на нови източници за повишаване на конкурентоспособността, въвеждане на иновативни производствени механизми, които не са тествани в компанията преди.
Използването на информационни потоци в логистиката
В какви други области активно се използват информационни потоци? В логистиката, определено. Каква може да е причината за това?
Предприятията, работещи в областта на производството и продажбите на стоки, се характеризират не само с информация, но и с голямо разнообразие от материални потоци - движението на продукти от фабриката към потребителите, със и без посредници, в рамките на страната и в чужбина. Всъщност тази функция е отговорност на логистиката, която се е превърнала в независима индустрия. Най-важната му характеристика е, че в него информационните и материалните потоци могат да се изучават едновременно. Как?
Експертите смятат, че ефективното управление на материалните потоци пряко зависи от качеството на обработката на информацията, която се използва в логистичните системи.
Тук много зависи от нивото на знания, които притежават мениджърите и специалистите, които извършват съответния анализ.
Факт е, че логистиката е сравнително нова област за Русия. И тези критерии, които са характерни за информационните системи, да речем, от банков или производствен тип, не са напълно съвместими с тази индустрия.
На първо място, казват експертите, на ниво методи и принципи. От технологична гледна точка логистичният информационен поток може да бъде проучен с традиционни инструменти. Но как правилно да ги използваме в методологичен аспект, руската логистика просто се учи да разбира, твърдят специалистите.
В същото време експертите в бранша, както казват анализаторите, постигат известен напредък. Това се дължи главно на интензивната компютъризация на логистичния сектор. Сега повечето служители на руските компании имат достъп до персонални компютри и мрежови технологии; активно се разработва софтуер, подходящ за изследователски и аналитични задачи. Логистичните компании получават повече възможности да бъдат отворени в рамките на мрежовите технологии - както по отношение на взаимодействието с други участници на пазара, така и по отношение на обмена на данни с клиентите.
