Много организации участват в различни търгове. Но в същото време те често не знаят как правилно да съставят и заверяват тръжни документи. Нещо повече, такъв въпрос е един от най-важните, които изискват специално внимание. Както процедурата, така и съставът на тръжната документация се определят от закони и подзаконови актове, на които те са длъжни да се съобразят.
Концепция за търг
Търгът е състезание за предоставяне на услуги, стоки или извършване на каквато и да е работа. Правилата за провеждане на такива подбори са посочени в тръжната документация, според която участниците, които искат да участват в двубоя, трябва да предоставят на комисията най-благоприятните условия, предлагани на клиента.
Тръжният договор се сключва с участника, който може да предостави най-изгодното предложение за организатора, последният трябва да отговаря изцяло на издадените инструкции.
Тръжната документация е пакет от документи, който разкрива условията на търга и съдържанието на бъдещия договор.
Той задължително съдържа както технически, така и търговски части.
Техническата част се състои от информация за условията на поръчката, характеристики и описания на предмета или обекта на наддаване, инструкции, предназначени за доставчици, както и информационни карти, които указват процедурата за изпълнение и подаване на заявления за участие в оферти. В тази част са и изискванията за съдържанието на поръчката за покупка: име, обемни схеми, препратки към стандарти и технически условия.
Търговската част на тръжната документация съдържа всички цени и процедурата за тяхното изчисляване, условия, установени от графика на плащанията, източници на финансиране за този договор. В него са посочени и гаранциите, предоставени от банката за изпълнение на тръжната сделка от клиента, както и изискванията за различни видове застраховки.
Тръжна документация, примерно заявление и препоръки за попълването им се съдържат в MDS 80-4.2000 Gosstroy на Русия. По-подробното съдържание на документацията се определя от тръжната комисия.
Процедура за съставяне
Изготвянето на тръжни документи е отделна, много важна и неотменима процедура за провеждане на всякакви конкурентни наддавания. Той предвижда в съответствие с приложимото законодателство съдържанието на личните данни, като например:
- Име на организатора.
- Неговият юридически адрес и телефонни номера.
- Факс номера и имейл адреси.
- Цена, място и условия за получаване на пакет документи.
Инспектиращите органи винаги поставят изисквания за наличието на проект на договор от списъка на условията, които трябва да бъдат определени. Документацията също така посочва метода за оценка на предложенията, направени с помощта на конкретна система.
регистрация
Разработването на тръжната документация може да се извърши както от организатора, така и от специална консултантска компания. За да го съставите, можете да използвате стандартните образци и указания, както и законодателството, което определя нормативните изисквания за съставяне. Можете също да се свържете с финансовия център, където специалист по тръжна документация ще предложи своите услуги за компетентната му подготовка. Там в кратки срокове предоставят професионална и квалифицирана помощ.
съдържание
Формулярът за тръжна документация, в допълнение към информацията, предназначена за бъдещите участници в търга, трябва да съдържа такава информация като числовото и подробно съдържание на документационния пакет, изготвен от доставчика, изразено потвърждение на заявлението му за участие:
- Заявление за участие.
- Описание на приложените документи.
- Банкова справка за липсата на просрочени задължения.
- Необходима техническа, оперативна и качествена информация, както и подробно описание на закупените материали и стоки.
- Проект на договор за планирани покупки.
- Методически указания за извършване на изчисления на заявлението за търг, включително неговите компоненти, като например разходите за заплащане на застрахователни и митнически плащания, транспортни услуги, различни данъци и мита, в допълнение към цената на доставените стоки, както и подробна таблица с цените.
- Указва се валутата, с която са изразени цените в офертата.
- Изисквания за търг.
- Обсъжда се възможността за промяна или отмяна на тези заявления по време и преди крайния срок за обявяване на резултатите от търга.
- Срокове, място за подаване на заявления.
- Място, дата и час на отваряне на пликове за търгове.
- Информация за възможността за осигуряване на приоритети за местните производители.
Потенциалният доставчик има право да се обърне писмено до организатора на търга с искане за разясняване на клаузите и разпоредбите на тръжната документация не по-късно от 10 дни преди окончателното решение. От своя страна организаторът на търга трябва в срок от три дни от получаването на такова заявление да изпрати подходящи обяснения на всички доставчици, участващи в този търг, без да посочва автора на първоначалната заявка.
Правяне на промени и допълнения
Добавки или промени могат да бъдат направени от специалист по подготовката на тръжната документация по искане на организатора на търга. Такива действия не са незаконни или незаконосъобразни. При необходимост организаторът на търга има право да прави промени в пакета документи, свързани с изразяването на собствена инициатива или като отговор на искане от потенциален доставчик, не по-късно от 7 календарни дни преди крайния срок за подаване на оферти.
След като направите промени в тях, е необходимо незабавно да уведомите всички потенциални доставчици, на които е издадена тръжната документация. Крайният срок за изпълнение на такива известия и подмяна на партидната документация е определен на 5 работни дни.
Съдържание на конкурсната заявка
Изискванията към тръжната документация определят нейния състав:
- Заявление за участие в търга и списък на представените документи, приложени към него.
- Документи, потвърждаващи съответствието с изискванията, предложени на потенциален доставчик.
- Таблицата с цените, която трябва да отразява напълно всички действително получени разходи, участвайки в крайната цена.
- Ако офертата е доставка на каквито и да било стоки или технически устройства, тогава не забравяйте да прикачите техническите характеристики на предложените модели.
- Цената на предложения списък на свързаните услуги, ако има такива.
- Оригиналният документ, който е действителното потвърждение на гаранцията на офертата.
Документи, потвърждаващи съответствието на потенциалния доставчик с предложените изисквания за квалификация
Всеки потенциален доставчик, решил да участва в търга, е длъжен да предостави следните документи:
- Копия от лицензи, които потвърждават правото на потенциален доставчик или производител да извършва своята дейност.
- Копие от документа, предоставящ правото на предприемаческа дейност, заверено от нотариален орган.
- Оригиналният одит за последната отчетна година или нотариално заверено копие от него.
- Удостоверение за държавна регистрация на организацията или предприятието и нейното копие.
- В случай на индивидуален предприемач - копие от личната му карта или граждански паспорт.
- Уставът на организацията, посочващ състава на нейните учредители, акционери, както и на всички акционери под формата на нотариално заверено копие.
- Оригиналното удостоверение, издадено от данъчните власти, в което се посочва, че доставчикът няма данъчна просрочие.
- Удостоверение от банковата институция за липсата на просрочени задължения за последните 3 месеца от дейността.
Таблица с цени
Регистрацията на тръжните документи отчита ценовите листи. Потенциалният доставчик е длъжен да състави таблица с цените, в която да се посочат и изброят единиците стоки, общата обща цена за цялата доставка. Той трябва да бъде съставен и представен под формата на печатни и електронни ценови листи.
Таблицата е също техническа спецификация за предлаганите стоки и услуги и трябва напълно да отговаря на всички изисквания, определени в тръжната документация.
Когато се подготвя тръжна документация, се определя съставът на крайните цени. Посочената стойност, в допълнение към собствената цена на стоките, трябва да включва в състава й:
- Разходи, направени след сертифициране, застрахователни процедури и транспортиране на стоки до определена дестинация.
- Всички данъчни плащания, мита и други видове задължителни плащания и такси, които са предвидени в действащото законодателство на Руската федерация.
- Други компоненти на цените, които потенциалният доставчик счита за необходими за включване в крайната цена на стоките.
Ако потенциалният доставчик не посочи различни компоненти от него в таблицата с цените, които включват описаните по-горе разходи, тогава тръжната комисия счита данните за цената на стоките, предоставени от нея, като общите разходи, като взема предвид всички разходи. В този случай тези цени при сключване на договора вече не могат да бъдат преразглеждани или променяни.
Цените, посочени в таблицата, остават фиксирани през целия срок на изпълнение на договорните задължения за поръчки и доставки и не могат да бъдат променяни.
Цените са посочени във валутите, които са посочени в изискванията, изложени към момента на кандидатстване за търга. Плащането към доставчика се извършва при доставка на стоката до местоназначението, тъй като пристигат бюджетни средства, освен ако не са предвидени други условия и не са посочени в договора.
Сигурност на приложението
В някои случаи доставчикът предоставя гаранционна гаранция, изразена в пари, под формата на залог по банковите сметки на организатора, в размер най-малко 3% от крайната сума в договора, със срок на валидност най-малко на установените срокове, посочени в тялото на офертата.
Гарантираната финансова подкрепа на потенциален изпълнител за изпълнение на търга под формата на залог на парична сума се депозира в специално създадена сметка на организатора на търга.
Ако потенциалният доставчик не спечели търга, средствата, предоставени на организатора като гаранция за неговата финансова способност, ще бъдат върнати в сроковете, определени в договора.
Подаване на оферти
Офертите се предоставят от потенциални доставчици в зашита форма, номерирани и трябва да бъдат подпечатани и подписани.
Представят се и техническата спецификация на офертата, също подсигурена с подпис и печат, както и оригиналната гаранция. Тези документи се запечатват в един плик заедно с заявлението за търг и се предават на комисията.
Само потенциалният доставчик или неговият официален представител може да подпише заявлението. Не е позволено да има вложки, подтаблици и различни постове в документацията.
Потенциалните доставчици самостоятелно запечатват документите в плик, в който се посочват името и законният адрес на тяхната организация, а организаторът на търга, датата и часът за отваряне на пликовете са посочени под формата на надпис „не отваряйте до ...“ като адрес за доставка.
Тръжната документация може да бъде изпратена както лично, така и с помощта на пощенските станции в установените срокове. Всички оферти, получени след определените дати и часове, са отхвърлени или ще бъдат върнати неотворени на кандидатите.
Без да се нарушават сроковете и установената процедура за тръжна документация, корекцията, подмяната на условията, цените и други подобни могат да бъдат приложени към неговия дизайн. Възможно е да се направят някои промени или окончателно оттегляне на офертата преди изтичане на крайния срок, без да се губи правото да се направи или обезпечи. Известие, изготвено от потенциален доставчик за намерението да коригира или напълно оттегли заявлението си, се изпраща писмено до организатора писмено и не по-късно от определения срок за подаването му. В края на определената дата и час такива корекции не могат да се правят.
След като всички заявления бъдат приети в определения срок, организаторът на търга отваря пликовете и с помощта на тръжната комисия избира победителя, който се оповестява с писмено уведомление на всички потенциални доставчици, участващи в решението, с копие от протокола от тръжната комисия.
Правилното изпълнение и документирането до голяма степен определя успеха на самия търг.
