Мотивационно писмо е универсален документ, който се използва в най-разнообразните области на бизнеса на предприятието. Правилно съставен ескорт ще спаси всички страни от много недостатъци и неясноти. Как да напиша мотивационно писмо до документи?
Кога е необходимо?
Работата на едно предприятие, особено голямо, е придружено от голямо разнообразие от въпроси, които най-често трябва да бъдат завършени писмено. Контрагентите обменят съобщения и уведомления помежду си, документи се изискват от банката, данъка, пенсионния фонд и одиторите. Клиентите също пишат заявки за разнообразна информация и документация.
Във всички тези случаи спасител и в същото време мотивационно писмо ще се превърне в достойно лице на компанията. Написан върху солидна форма, правилно съставен и правилно изпълнен, той не само ще направи правилно впечатление на адресата, но и ще изпълни редица практически функции за подателя:
- ще обясни на получателя, който му пише и защо;
- ще поеме информационната роля, освобождавайки приложената документация от семантично претоварване;
- подробно описва списъка на приложените документи;
- спестете пари, като премахнете ненужната поща с инвентар;
- изпълнява ролята на компактни доказателства за доставяне на цяла купчина документи.
Обичайният „ескорт“ с правилния подход може да бъде толкова полезен!
Как да напиша мотивационно писмо до документи?
Не всеки знае как да напише мотивационно писмо до документи, въпреки че е важно.
Съставянето на „ескорта“ трябва да започне с уводна фраза: вижте номера на входящата заявка или посочете същността на въпроса, по който кореспонденцията продължава. В следващите параграфи на писмото е логично да се посочат основанията на документа: регулаторни правни актове, клаузи на договора, актове за проверки, разпореждания на регулаторните органи и др.
Изявлението завършва с искане, оферта или търсене. След съставянето на текста се посочва списък на прикачените документи с номерация, име и данни, както и броя на прикачените листове.
Необходими подробности за мотивационното писмо към документите
Как да напишете мотивационно писмо до документите, разгледахме по-горе. Сега малко за неговия дизайн.
- "Капачката" на документа. Тук се посочват длъжността на ръководителя или друг представител на адресата, името на предприятието или пълното име, име и отчество на частното лице; пълен адрес и пощенски код.
- Дата на съставяне на мотивационното писмо, и ако изпращачът е юридическо лице, тогава изходящият номер за регистрация.
- Обръщане към адресата в съответствие с правилата на бизнес писмото. Независимо дали става въпрос за частно лице или за ръководител на предприятие, те се обръщат към него по име и отчество, добавяйки призива „уважаван“.
- Подробен списък на приложените документи, защото самото име предполага, че буквата „придружава“ определено основно отклонение.
- Писмото се подписва от първото лице или пълномощен представител на организацията, на която ръководителят получава такова право. Ако писмото е от частно лице, тогава изпращачът или неговият представител чрез пълномощници подписва „ескорта“. Преди подписването е обичайно да се добави гаранция „с уважение“ на ръка.
- Фамилия, инициали и средства за комуникация на изпълнителя
Това са основните изисквания за формата на писмото.
Примерно мотивационно писмо до документи
Отлична отправна точка в подготовката ще бъде доказана на практика извадка от мотивационно писмо до документи. Разбира се, съдържанието му ще варира в зависимост от нуждите на съставителя, но цялостното платно остава непроменено.
Началник на данъчната инспекция в Голосеевск
Хитрун И.В.
Ул. Василиевская, 3,
Кукино - 31005
№ 562 от 04.05.2015г
Уважаеми Иван Василиевич!
За вашата поръчка № 12/389 от 01.04.2015 г. относно издаването на насрещна непланирана проверка на място, ви информираме за следното.
Част от документите за договорни отношения с извънредното дружество "Гедеон" е иззета въз основа на протокола за изземване от 02.02.2015 г. (копие е приложено) Документите, с които разполага предприятието, ви се изпращат под формата на надлежно заверени копия съгласно приложението.
Приложение (общо 6 литра):
- копие платежно нареждане с маркировка на банка № 3 от 15.01.2015 г. - с 1 литър.
- Копие на платежното нареждане с марката на банка № 6 от 14.02.2015 г. - 1 литър.
- копие доклад за помирение по договор за доставка № 56 / P от 12.15.14 - с 1 литър.
- Копие от протокола за изземване от 02.02.2015 г. - 3 литра.
С уважение,
Директор на Държавно предприятие "Голосеевски месопреработвателен завод"
Голохвастов Ф.Е.
Изпълнител: Pupko A.V.
(067)4658291
Такъв „ескорт“ е подходящ за много изходящи материали по искане на държавни, регулаторни и правоприлагащи агенции, просто трябва леко да го приспособите към вашите нужди.
Мотивационно писмо до договорни документи
При сключване на бизнес договори често възниква ситуация, когато контрагентите са географски отдалечени един от друг и не могат да си позволят да пътуват до друг град за подписване на договора.
В този случай изпълнението на мотивационното писмо се превръща в вид маяк, което ви позволява да сключите правно валиден договор от разстояние, без лична среща на представители. С помощта на мотивационно писмо едната страна може не само да изпрати подписаните формуляри за договор за разглеждане, но и да изрази писмено своята позиция по съществените въпроси на споразумението.
Освен това мотивационно писмо ви позволява да записвате какво и колко е било приложено и изпратено до адресата. Например, съдържанието може да бъде посочено, както следва.
"Изпращаме ви два екземпляра от договора за предоставяне на информационни услуги, подписан и подпечатан от нас. Предлагаме ви да разгледате посочения проект и, ако сте съгласни, да подпишете договора, като ни върнете едно от подписаните копия. Приложение: проект на договор в 2 екземпляра на 6 листа всеки ".
Исково писмо - необходимо ли е?
Понякога възниква ситуация, когато е необходимо да се изпрати иск до страна по силата на споразумение, което не изпълнява задълженията си. Обикновено всички претенции, обосновки и заявления са посочени директно в рекламацията. Изглежда, защо може да се нуждаете от мотивационно писмо?
Факт е, че иск може да стане не само официални доказателства в съда, но в някои случаи изпълнителен документ. Той трябва да посочва правно правилни и значими неща, но не изпълнява комуникативна функция.
Ако контрагентът трябва не само да подаде жалба, но и да изпрати някои неофициални думи за приветствие или разяснения, по-добре от мотивационно писмо, нито един документ няма да изпълни тази роля.
Мотивационното писмо е добър начин да се опознаете.
Често една компания провежда интересна промоция или просто иска да направи търговско предложение неограничен кръг от лица. Типичните мотивационни писма, които са забавни и кратки, са добре подходящи за това.
Към такава "визитна картичка" можете да прикачите промоционални продукти, каталози, ценоразписи, ценоразписи и всякакви материали, които могат да заинтересуват потенциален клиент или партньор.
Дори да има цял куп писма, главата или водещият мениджър няма нужда да отделя много време за тях: просто подпишете готовите клишета и можете да ги изпратите по предназначение!
Кой подписва ескорта?
И накрая, ще изясним важен въпрос. Кой подписва придружаващия документ? За това се използва правилото на йерархията: по-добре е да се свържете с президента на компанията до директора на предприятието; документацията в банката може да бъде прехвърлена от главния счетоводител; „Придружаващата“ информация към центъра за заетост може да бъде подписана от заместник-директора по човешки ресурси.
Мотивационното писмо може да се превърне в незаменима визитна картичка, ако е издадено правилно!
