Описания на Office Manager: Пример

Мениджърът на офиса упражнява пълен контрол, приемане и броене на целия обем документация, както и лични изявления, адресирани до директора на компанията. След проверка и преброяване на всички копия, този служител трябва да ги вземе за подпис.

Документация на отдела

1. Поставяне на печат с герба на всички договори и поръчки.
2. Изпълнение на работа с разнообразна документация, която се състои в подготовката, одобряването на проекта. Мениджърът на офиса трябва не само да участва в проектирането и допълването на документацията, но също така да информира на служителите за съдържанието му, да декодира неясни детайли и да може да обясни всички аспекти, за които хората могат да имат въпроси. Също така понякога този служител трябва да следи ефективността и ефективността на различни иновации, ако това се изисква от ръководството.
3. Пълна регистрация на цялата входяща кореспонденция. Office Manager взаимодейства с писма, съобщения и известия. Той е длъжен да приеме и регистрира информацията изцяло, след което да я прехвърли на адресата. Ако е необходимо, той добавя информация към отчетната документация, а в някои случаи я събира и съхранява, а също така отговаря за поверителността и безопасността на цялата получена документация.

Допълнителни отговорности

1. Изпращане и гарантиране на получаването на документация по електронен и пощенски адреси, както и реда и надзора на куриерската доставка.
2. Посещение на срещи с цел записване или заснемане на всички събития, които се случват на тях, както и регистрация на получените данни по най-добрия възможен начин, предаването им на длъжностни лица.
3. Издаване на пълномощно по предварително нареждане за длъжностни лица, което им позволява да получават определена кореспонденция или извършват други действия.
4. Извършване на копиране и дублиране на документация в печат, както и наблюдение на безопасността и правилното разпространение на всички копия.
5. Подготовка на шаблони на проекти и писма, ако бъде получена заповедта на генералния директор. Също така, задълженията на мениджъра на офиса включват формирането и изпращането на различни заявки, ако е необходимо и оказва значително влияние върху дейността на компанията.
6. Печат на офис материали, както и формиране на базата данни, нейното разпространение и разширяване на нови подраздели.

Отговорности, подобни на секретаря

1. Постоянно пребиваване на работното място с цел получаване на обаждания навреме, записване на всички получени данни или прехвърляне на разговора на телефоните на служителите, на които е предназначено.
2. Записване на информация, която е изпратена лично на генералния директор, нейното записване в цялост, последващо съхранение и предаване.
3. Подготовка на събития в рамките на компанията от името на изпълнителния директор. Това се отнася за информиране на служителите и организиране на помещения, закупуване на необходимите вещи за пълноценна среща или други подобни събития, което се определя от длъжностната характеристика на ръководителя на офис продажбите.

Важни и неотложни задачи

1. Организационни дейности по проекти, посветени на срещи на клиенти, гости или посетители на компанията.
2. Резервиране на билети за пътувания на служители, резервиране на хотелски стаи, наблюдение на хода на бизнес пътуванията, навременна реакция на съобщения за неудобства по начина или възникващи усложнения, отстраняване на проблеми и, ако е необходимо, докладване на проблеми на други служители или изпълнителния директор.

Вътрешни офис дейности

1. Навременна поръчка на водата за възможността за използването й от всички служители в произволно количество.
2. Всяко тримесечие трябва да изпълнява поръчката на офиса. За целта мениджърът на офиса провежда анкета на служителите и инспекция на работните места, за да установи недостатъци в определени неща и впоследствие набавя всички подробности. Това се осигурява от длъжностните характеристики на ръководителя на офиса.
3. Абониране за бизнес или научни публикации, които са необходими за развитието на компанията или за конкретни служители, които желаят да получават кореспонденция на работното място.
4. Приемане и изпълнение на заявления за плащане на сметки в помещения за наем, както и всички платежни документи, свързани с плащането на комунални сметки, което се определя от длъжностната характеристика на ръководителя на офиса с счетоводни функции.
5. Организиране на мерки за сигурност, свързани както с работата на служителите, така и със съответното оборудване на работното място, следене за тяхното съответствие.

Офис мениджърът наблюдава работата на някои служители

Задълженията на мениджъра на офиса включват наблюдение на дейността на такива служители:

1. Шофьорът. При взаимодействие с този служител, мениджърът на офиса трябва да приема и съхранява записи на всички приложения, които определят необходимостта от използване на машината, както и да формира график и скорост на услугата за доставка.
2. Куриери.
3. Дамите за почистване.

Отговорности на офис мениджър като член на работен екип

1. Да изпълнява добросъвестно задълженията си, да не се отклонява от вътрешната рутина на екипа, трудовото законодателство и моралните и етични принципи. Това се определя от длъжностните характеристики на ръководителя на офиса.
2. Спазвайте трудовата дисциплина и всички изисквания, които се изготвят и озвучават от ръководството на компанията.
3. Своевременно и стриктно спазвайте всички входящи заповеди от администрацията и ръководителя, който непрекъснато изготвя и довежда до ръководителя на офиса списък със задълженията си и необходимите действия за всеки ден, което е предвидено в длъжностната характеристика на ръководителя на офиса отдел продажби.
4. Използвайте цялото време, отделено за работа за съвестна работа, без да се отклонявате от собствените си задължения.
5. Изпълнявайте всички задачи навреме и с подходящо качество. Често, в допълнение към извършването на трудова дейност, ръководителят на офиса е принуден да съставя отчетни документи, поради което винаги е необходимо да следи изпълнените задачи и да ги записва по предписания начин, което се предписва от длъжностната характеристика на ръководителя на офиса с функциите на служител на персонала.

Важни отговорности

1. Участват в почистването, за да запазят собственото си работно място на чисто и подредено. Също така, офис мениджърът следи за своевременното почистване на офис пространството. Той е принуден да следи за спазването на процедурата за съхранение на отчетната и проектната документация, ако е необходимо, систематизира всички материали сам. Това се определя от длъжностните характеристики на ръководителя на офиса.
2. Внимателно и ефективно прилагайте предоставената офис техника, компютри, всякакви други устройства. насочващи работата си само към целите на компанията, а не извършване на лични дела чрез оборудване, което се осигурява от компанията. Предписва да го направи Описание на длъжността на секретаря офис мениджър.
3. Икономично и изгодно е да изразходвате предоставените материали и други ресурси, да ги използвате само в полза на компанията и да постигнете високи резултати от собствената си работа и работата на другите служители на предприятието. Длъжностната характеристика на мениджъра на офиса, извадка от която показва всички изисквания за работата на този служител, потвърждава, че той не само трябва да работи, но и да носи максимална полза за компанията.
4. Спазвайте и наблюдавайте прилагането на стандарти и наредби за защита на труда, осигурявайки безопасност на работното място за всеки служител, което се определя от длъжностната характеристика на ръководителя на офиса с функциите на секретар.
5. Да не се използва за изпълнение на журналистически или научни публикации, речи, информация, получена по силата на официално положение или за преглед на документи, собственост на компанията. Забранено е използването на информация, чието разкриване може да доведе до материални щети за дружеството или да навреди на репутацията му. Това се осигурява от длъжностните характеристики на ръководителя на офиса.

права

1. Да получават информация, както и поверителни данни за необходимите действия в рамките на официалната власт и с ръководството на властите.
2. Да изискват от различни служители да финализират или променят документи, които са съставени с грешки, съдържат неточна информация.
3. Да извършват контрол и потвърждаване на документи в рамките на собствената си компетентност и правомощията, назначени от ръководителите.
4. Да се ​​представят на властите изисквания за подобряване на условията за самостоятелна работа, както и трудовата дейност на другите служители. Офис мениджърът може да прави предложения не само за дейностите на конкретен служител или отдел, но и за работата на цялата компания.
5. Изисквайте осигуряването на подходящи условия, за да се гарантира безопасността на всички документи и възможността да се гарантира поверителността на информацията и предприетите действия, ако те трябва да бъдат скрити от конкурентите.
6. Вземете решения относно дейността на определени хора в компанията в рамките на тяхната компетентност и пълномощия.
7. Разпределете финансови стимули или стимули за работа, както и прилагайте санкции към тези служители, които докладват на мениджъра на офиса. За изпълнението на тези действия е необходимо предварително разрешение от изпълнителния директор.

Управителят на офиса е длъжен ясно и правилно да изпълнява задълженията си, да извършва дейности в полза на компанията. Той върши цялата работа, за да систематизира и опрости дейността на другите служители, както и да предаде на генералния директор или на заместниците му успехи или грешки в работата на други служители.