В бизнес кореспонденцията всеки документ има свое значение и може, по един или друг начин, да повлияе на отношенията между партньорите. Сред огромния брой различни видове такива документи специално място заема писмото за отговор.
Класификация на бизнес документи
В отношенията между страните повечето въпроси се решават писмено. И според закона, както знаете, вербалните споразумения не са валидни. Следователно, на всяко предприятие, бизнес кореспонденция. Това е общоприето средство за обмен на информация в резултат на официални контакти между различни организации и предприятия.
Всички бизнес писма са разделени в две категории:
- Тези, които изискват задължителен отговор.
- Тези, които не се нуждаят от такава реакция.
Писмото за отговор принадлежи към втората категория. Това е един от търговските видове документи, заедно с писмо за заявка, информация, предупреждение, оферта, напомняне или представяне. Такива ценни книжа обикновено се използват в момента на сключване и по-нататъшна подкрепа на различни споразумения и други споразумения между страните. Писмото за отговор, за разлика от останалите, не иска нищо и не предлага нищо. Той съдържа само информация, която преди това е поискана от другата страна.
Потвърждение на приложението
В различни случаи се подготвя писмо за отговор. Това може да е реакция на конкретно оплакване, искане или искане. Освен това тя може да бъде както положителна, така и отрицателна. Във втория случай документът вече ще представи своеобразно писмо за отхвърляне. Но е необходимо да се даде подробно обяснение на причините, довели до такова решение. Например, можем да разгледаме случая, когато компанията получи официална писмена поръчка за производството на определен вид продукт за определен период. Ако такова сътрудничество е желателно за предприятието, тогава е необходимо да се реагира незабавно. Отговорът е произволен. Може да започне с думите: „Ние ще завършим“ или „Ще произведем“. Като период е по-добре да посочите датата на изпращане, като вземете предвид времето, необходимо за производството на стоките и прехвърлянето им в склада. Освен това е необходимо да се уговорят условия за плащане, защото клиентът може да разчита на няколко етапа. Освен това остава само да се изчисли общата сума и да се предоставят вашите данни, за които клиентът ще извърши парични преводи. Такъв документ обикновено се подписва от директора и главния счетоводител, а в самия край се отчитат координатите на прекия изпълнител.
Кореспонденция с физически лица
Някои предприятия по естеството на своята дейност имат пряк контакт с физически лица. Това може да бъде организация, която работи в сектора на услугите, или компания, която произвежда потребителски стоки. Информация от много различно естество, както положителна, така и отрицателна, може да дойде на адреса на такова предприятие от гражданите. Независимо от това, той изисква подходящ отговор и задължителен отговор. В такива случаи не можете да се ограничите до личен разговор или телефонно обаждане. Гражданинът трябва да получи пълни разяснения по всички въпроси, които го интересуват. Това трябва да бъде подробен отговор на писмото.
Проба от такъв документ трябва да отговаря на определени изисквания:
- За всяка бизнес кореспонденция е по-добре да използвате официалната форма.
- Необходимо е да се вземат предвид особеностите на съставянето на такива документи.Основното е, че те трябва да бъдат написани в съответствие с добре познатото правило за паралелизъм, тоест да съдържат същата лексика и езикови обороти, които са били използвани от автора-инициатор. Това ще увеличи максимално взаимното разбиране.
- Не забравяйте да направите връзка към писмото за заявка, посочете неговия номер и дата.
- По-добре е да започнете текста с израза: „До номера на писмото ви ...“, „В отговор на вашето искане ...“ или „Ние ви информираме ...“.
Следва изложение на фактите и се взема окончателно решение.
Строго формално
Ако искате да отговорите на официалното писмо, тогава трябва да направите това правилно. Трябва да се помни, че подобно обжалване със сигурност трябва да бъде учтиво и правилно. Не забравяйте и за грамотността. Смешно е да виждате очевидни грешки в информацията, предоставена от реномирана организация.
От самото начало адресът се отпечатва в горния десен ъгъл. Това е точно копие на това, което е посочено на плика. Отговорът винаги се дава на някакъв вид искане, затова в регистрационния печат горе вляво трябва да се отбележат оригиналните му данни (номер и дата на тръгване). След това идва кратка жалба до адресата (можете просто да посочите фамилното име без инициали). Текстът трябва да съдържа подробни обяснения по отношение на проблема с интерес. Като аргументи трябва да се използват само проверени данни. В никакъв случай не може да се разчита на слухове и спекулации. Ако е необходимо, можете да използвате откъси от регламенти със съответните членове. Директорът на предприятието подписва такъв документ и се прави бележка малко по-ниска с данните на името и телефонния номер на отговорния изпълнителен директор.
