Ситуацията, когато предприемачите са изправени пред необходимостта да променят документи, далеч не е рядкост. Може да са необходими документи за данъчна инспекция, пенсионен фонд или за съхранение в архива.
Категорично е забранено да се залепват документи или да се закрепват с телбод. За да избегнете проблеми и да не спечелите репутацията на неграмотен човек, трябва да знаете как да променяте документи в съответствие с всички изисквания.
Общи правила
На пръв поглед може да изглежда, че не трябва да възникват затруднения при обвързването на документи, но това не е напълно вярно. Към процеса трябва да се подхожда отговорно, така че документите да са в правилна форма. Много печатници могат да свършат тази работа срещу определена такса и за кратко време, но не всеки бизнесмен ще рискува да повери важни документи на външни лица. За да не използвате услугите на професионалисти всеки път, си струва да разберете как правилно да променяте документи.
Надзорните структури не предоставят на предприемачите конкретни насоки по този въпрос, така че трябва да се справите сами. Информация може да бъде получена от насоките в областта на офисната работа.
Шийте хартия с помощта на конец
Как да флаш документи по този начин? За целта подгответе аксесоарите. Трябва да имате нишки, игли и лепило. Процесът се състои от три етапа:
- Подготовка на документи. Всички хартии трябва да бъдат подредени в правилния ред и номерирани с молив в ъгъла на листа. Дупките могат да бъдат направени с шил или да се използва дупка за дупки. В случаите, когато има много документи и е невъзможно да ги пробиете с перфоратор за дупки, струва си да използвате остър пирон и чук. Броят на дупките зависи от важността и целта на документа. Силно чувствителните документи са прикачени в пет дупки, за да се избегне подправяне на листовки. Дупките трябва да бъдат разположени отляво, в центъра на свободното поле. Разстоянието трябва да бъде приблизително три сантиметра от една пункция до друга.
- Отписване. Разбирайки как да шиете документи с нишки, трябва да знаете важните нюанси. В повечето случаи е обичайно да се използва канап или конец LS-210. Допускат се и други трайни нишки. Необходимо е да започнете процеса от задната страна на отвора, който е разположен в средата. Обичайно е документите да се щамповат два пъти, за да се даде желаната сила. Конецът се довежда до гърба на централната пункция и се завързва с възел. Ако трябва да закрепите хартии, които не са с особена стойност, можете да използвате обикновена нишка.
- Сертифициране на документ. За да се сертифицира правилно хартията, е необходимо да се подготви малко листо с размери 4 на 5 см. Тя трябва да бъде залепена към снопа, така че краищата на конеца да са свободни. На листа трябва да посочите броя на подадените документи с цифри и думи, както и длъжността, фамилията и инициалите на отговорното лице. След това удостоверяващият поставя своя подпис и печат, ако има такъв. Краищата на подписа и печата трябва да излизат извън стикерите на листовката.
Как да подготвя документи за данъчна проверка?
Всеки предприемач е длъжен да предоставя различни доклади за своята дейност, така че е необходимо да знаете как да флашкате документи за данъчната служба. За да избегнете несъответствия, препоръчително е да се консултирате с отговорното лице относно правилата за закрепване на документи.
Към готовия документ трябва да е списък на всички приложени документи. Списъкът трябва да бъде приложен в началото на делото и да се номерира отделно.Необходимо е също да се посочат датите на документите и броят на листовете. Трябва да се помни, че номерът е поставен на листовете, а не на страниците. Ако документът е много томов, листовете на всеки том се номерират отделно.
За данъчните власти трябва да разбъркате документи в 3 дупки, не повече и не по-малко. Разстоянието между пробивите трябва да бъде повече от три сантиметра. Трябва да ги подредите в полетата отляво. Дупките се правят с помощта на шил или дебела игла. Пробивите трябва да са в средата на полето, така че текстът да е ясно видим. Всички дупки трябва да бъдат направени така, че да са строго един под друг.
Какъв конец да шиете?
Документите за данък трябва да бъдат зашити само с пробождаща игла, като се използва канап или конец LS-210. В краен случай е разрешено мигане с найлонова нишка, сгъната няколко пъти.
Нишката се показва на гърба на последния лист. Краищата, чиято дължина не може да бъде повече от 6 см, трябва да бъдат вързани. Стикерът е направен в съответствие с общоприетите правила и се удостоверява с подпис и печат. Краищата на конеца трябва да са свободни.
Ако документът ще се съхранява повече от десет години, трябва да се направят пет пробива. В този случай стикерът трябва да бъде направен от тъкан хартия.
Корица на документа
Необходимо е да знаете не само как да променяте документи, но и как да изберете корица за тях. Те могат да бъдат от три вида: стандартни, нестандартни и такива, използвани за дългосрочно съхранение на хартия. По правило най-често размерите на корицата са 229 на 324 мм, те се използват за листове А4.
Ако документът е по-голям, трябва да направите персонализирана корица. За целта можете да се свържете с печатницата или да я направите сами. Онези хартии, които трябва да се съхраняват повече от 25 години, трябва да бъдат поставени в рамка в здрава корица, направена от дебел картон. Ако документът трябва да бъде прехвърлен в държавния архив, обложният материал трябва да бъде без киселини.
Фърмуер с 4 дупки
В зависимост от това колко дълго се съхраняват документите, изпълнението може да бъде от два вида:
- Частичен, в който листовете не могат да бъдат номерирани. В този случай не е необходимо да се съставят опис и сертификатен лист. Този дизайн е разрешен за документи, които се съхраняват не повече от десет години.
- Пълното изпълнение е необходимо, ако документите са в архива повече от десет години. В този случай трябва да мигате документи в 4 дупки.
Капакът трябва да е твърд, направен от дебел картон, дебелината на който е 0,35-1,5 мм. Елементите за описание трябва да бъдат разположени в съответствие с GOST 17914-72. Когато подавате хартия, трябва да запомните, че текстът трябва да бъде добре прочетен. Всички метални елементи, като хартиени щипки и скоби, трябва да бъдат премахнати.
За фърмуер в 4 дупки е необходимо да подготвите шило, приспособление за затягане, големи игли и конци. Ако има много листове, по-добре е да вземете тренировка.
Тънкостите на архивното шиене
Преди да мигате документи, трябва да проверите всички документи и да ги подредите в правилния ред. Листовете за инвентаризация трябва да бъдат номерирани отделно. В крайна сметка е нужен свидетел.
Ако случаят е частично завършен, картонът трябва да бъде приложен отгоре и отдолу. В случай на цялостен дизайн е необходимо да се зашива и завързва с помощта на PVA лепило.
За да стегнете опаковката, трябва да използвате потискане или специално устройство. Долната и горната пункция трябва да бъдат разположени на разстояние 30 мм от границите на полетата. Останалите два отвора са разположени на разстояние около 80 мм от крайните пробиви.
Краищата на конеца трябва да бъдат нанизани на различни игли и да се държат в средните пункции от предната страна. Конецът се показва от задната страна през крайните пробиви към предната страна. По-нататък резба в съседни отвори. Краищата трябва да бъдат вързани от гърба.
заключение
Правилното отчитане и управление на документи е един от основните аспекти на успешния бизнес. Следователно мениджърите трябва да подхождат към тази материя с цялата отговорност и да знаят как правилно да обработват документи.
