Големите корпорации с много подразделения неизбежно са изправени пред въпроса за вътрешния работен процес. В напредналите компании подобна процедура е компютъризирана, в по-скромна версия това е кореспонденция на хартиени носители. Независимо от това, нормите на бизнес писането остават същите за всеки формат. Обикновено такъв документ се нарича бележка.
За какви случаи правите бележка
Връзката между единиците е деликатна материя и понякога изисква писане. Да предположим, че служители на няколко географски отдалечени звена работят заедно по проект. За обмен на достоверна информация телефонът не е достатъчен, нужни са писмени източници.
Или друг, не толкова приятен вариант: трябва да привлечете служителя към дисциплинарна отговорност за нарушаване на служебните задължения. Как да се докаже, че такова нарушение изобщо съществува и от какво се състои? Разбира се, с помощта на писмени източници: резолюции, вътрешна кореспонденция, писмени инструкции и други подобни бележки.
Може да има моменти, когато трябва да направите заявка или да представите на вниманието на всички служители важна информация. Това може да стане с помощта на бележка.
Тоест, примерна бележка може да бъде полезна по различни въпроси на предприятието:
- на труда;
- по споразумение;
- административни и управленски;
- дисциплинарно;
- административен и икономически;
- профсъюз;
- информация.
И този списък не е изчерпателен.
Задължителни подробности
Напомнянето е на първо място документ и затова той трябва да бъде съставен в съответствие с правилата за бизнес работен процес, като се съсредоточи върху извадката. Компетентно написаното бележка е напълно достатъчно за решаване на производствен проблем. Документът трябва да съдържа следната информация:
- на кого е адресирана бележката;
- каква е неговата същност, обосновка, позоваване на закони, норми, инструкции;
- приложения - ако има такива;
- кой е подписал - ръководителят на звеното, който има право да подписва вътрешни документи;
- кой компилира - изпълнителят, който директно е съставил бележката за примерна услуга;
- регистрационен номер на документа и датата на изпращането му на адресата.
По правило служебните записи се съставят от броя на получателите в оригиналите плюс едно копие за подателя. Ако има много получатели, те са изброени в йерархия в дясната половина на листа.
Как да напиша бележка
Примерен документ може да се намери във всяка референтна публикация, използвайки бизнес писмо или в колекции от бизнес документи. форма бележка не са специално одобрени. По принцип при съставянето му се ръководят от нормите на търговския оборот и установената практика.
Съществуват обаче така наречените държавни стандарти, които уреждат формата на документацията. Те налагат определени изисквания към вътрешната документация на предприятието, предписано е къде трябва да бъдат разположени тези или онези надписи, как правилно да се посочат инициалите или правилно да се подписват документи на заместника в отсъствие на ръководителя.
Имайки предвид всичко написано, можете да използвате примерната бележка за обслужване по-долу. Разбира се, логиката на представяне и обосновка, на която се позовава компилаторът, трябва да бъде добре обмислена, защото форматът ще определи възприемането на документа и следователно неговата ефективност. Добрият и добре обмислен документ винаги е по-достоверен.
Примерна бележка
HR директор
АД "Енергосбит"
Титенко В.А.
меморандум
По въпроса за предаването на документа на служителя
№ 214 / ОК от 06.03.14
31.05.14 г. фирмата получи писмо от съдебния изпълнител, според което служителката Дегтярева Ирина Павловна трябва да дойде да го види, тъй като е длъжник по решение на съда за възстановяване на сумата в полза на центъра по заетостта.
Според наличните данни, посоченият служител работи в отдел „Електричество“ като диспечер.
В съответствие с изискванията на съдебния изпълнител, моля ви спешно да осигурите връчването на приложената призовка до Дегтярева Ирина Павловна срещу подпис и да изпратите копие с подписа по пощата до съдебния изпълнител.
Приложение: призовка в 2 екземпляра.
С уважение,
Ръководител на правен отдел
MV Бланш
App. Олева И.Р.
5027982
В този формат можете да зададете всеки въпрос, основното е да се съсредоточите върху примерната бележка за обслужване и да не пренебрегвате обосновката на заявените изисквания.
Бележка - Вътрешен документ
Пример с бележка дава представа за процедурата за неговото изготвяне. Трябва да се помни, че този документ, независимо от предмета му, остава вътрешната афера на компанията.
Обикновено предприятието издава специална заповед за определяне на информация с ограничен достъп, позовавайки се на това, е възможно да се откаже издаването на копия или освен това оригинали на официална документация по искане на трети страни.
Трябва да се помни обаче, че по искане на органите на реда и съдебните органи официалната кореспонденция може да стане собственост на следователя или съдията. Също така тези документи имат право да поискат инспекционни органи. Като се има предвид тази възможност, е по-добре веднага и правилно да се състави документ, тъй като това, което е написано с химикалка, не може да бъде отсечено с брадва. За целта примерната бележка за обслужване е най-подходяща.
