Важно е всеки работодател да знае кои периоди на съхранение на поръчки за персонала се извършват. В крайна сметка безопасността на документацията е отговорност, която всяка компания поема. Той трябва не само да събира информация за персонала на служителите, но и да осигурява съхранението му. И без да се проваля. Само че не всеки знае какво предполага тази документация. И още повече, че мнозина не разбират принципите за съхраняване и записване на поръчки за персонала. Всички подробности по тези въпроси са представени по-долу. Те ще ви помогнат да разберете колко и как точно се съхранява информация за служителите, както и други документи, които могат да бъдат причислени към документацията за персонала.
Какво е това?
Първата стъпка е да разберете какво е заложено. Какво представляват поръчките по отношение на персонала? В крайна сметка, преди да започнете да съхранявате нещо, трябва да разберете напълно с каква документация трябва да работите.
Поръчки за персонал - регулаторни документи трудови отношения между служител и работодател. Тази документация е всичко, което може да показва файлове и информация, която е свързана с дейността. Всички поръчки са разделени в няколко категории:
- Документи за дългосрочно съхранение.
- Краткосрочни документи.
- Временни поръчки.
Съответно всяка от категориите има свои собствени характеристики. Ето защо, преди да започнете да изучавате теорията за съхраняване и счетоводна документация за персонала във фирмата, трябва да разберете към кой тип принадлежи тази или онази хартия. Едва след това ще бъде възможно, без да се нарушават установените правила, да се извършат изследваните процеси. Какви са периодите на задържане на поръчките на персонала? Какво трябва да знае всеки работодател за този момент?
Дългосрочни документи
Сега е време да разгледаме всеки тип документи, изброени по-рано. Вече беше казано, че това ще помогне да разберем напълно колко да запазим документацията. Но счетоводството за всички видове ценни книжа е едно и също. Затова въпросът обикновено е пряк. Време за съхранение документи за персонал пряко зависят от вида на хартията. Първият е поръчки за дългосрочно съхранение. Не е трудно да се предположи, че те ще бъдат взети под внимание от работодателя и ще се съхраняват дълго време. Колко точно? Повече за това по-късно.
Какво може да се припише на тази документация? Това са документи, които описват трудовото правоотношение между работодателя и подчинените, а също така посочват значителни работни фактори. Какво може да им се припише? Това е:
- Трудов договор със заповед за работа.
- Документи за превод.
- Заповеди за установяване на определена заплата на определена длъжност.
- Сертификати, потвърждаващи наградата или бонуса на служителите.
- Доклади за командировки (дълги, чуждестранни).
- Лични досиета.
- Формуляри за кандидатстване, попълнени по време на работа.
- Заповеди за уволнение.
Не от персонал
Сега е ясно кои документи са дългосрочни. Единственото е, че заповедта за наемане на служител е хартия, която се отнася до персонала. Но има малко изключение от правилото. Трябва да се помни.
За какво говориш? Не всички заповеди за работа, заедно с трудов договор, са поръчки на персонала. Подобни документи имат изключение. Има така наречени поръчки за основната дейност. Те включват следното:
- Трудов договор с подходящ ред.
- Промени в трудовия договор (например за преместване на друга длъжност).
- Документи за уволнението на рамката.
Трябва да се отбележи, че за основната дейност тези ценни книжа ще се разглеждат само по отношение на физически лица. Обикновено това са ръководители на фирми, както и счетоводители, началници, заместници. Този персонал често се предписва в устава на компанията. Това правило трябва да се помни, ако работодателят иска да разбере какви са условията за съхраняване на поръчки на персонала. Не всички документи попадат в тази категория.
Краткосрочно съхранение
На следващо място, трябва да разберете какво може да се припише на краткосрочните документи за съхранение. Разбира се, ще се направи някакъв вид счетоводство на поръчките на персонала в тази ситуация. Но след кратък период от време такива документи ще бъдат унищожени. Какво може да се отнесе към тази категория? Документите за краткосрочно съхранение се наричат поръчки, които своевременно регулират изпълнението от служител на определена трудова дейност. Тоест това не са толкова сериозни документи като документи за уволнение или трудов договор. По-конкретно можем да различим:
- Поръчки за почивка.
- Упътвания за кратки пътувания.
- Документи, показващи различни дисциплинарни действия.
- Заповеди за изпращане на персонал на курсове за обучение или продължаващо обучение.
Но това не е всичко. Правилата за съхранение на изследваните документи имат много функции и нюанси. В допълнение към вече разгледаните опции, може да се разграничи временно съхранение и постоянно. Тези случаи не са твърде чести.
Временно и постоянно
Временните документи са всякакви заповеди и инструкции, които не играят съществена роля за работа. Обикновено те са важни в определен момент. И след като вече не са необходими, те се унищожават. Има и поръчки за постоянно съхранение. Най-често само лични досиета на мениджъри и други длъжностни лица, предписани в устава на корпорацията, могат да бъдат разграничени от документи за персонал. Отчитането и съхранението на такава документация се извършва постоянно. И се унищожава едва след закриването на компанията.
Дълго време
Какви са периодите на задържане на поръчките на персонала? Вече беше казано, че много зависи от вида на въпросните ценни книжа. Има документация за дългосрочно съхранение. Той трябва да се систематизира и да се вземе предвид съгласно установените правила. И такива документи се съхраняват дълго време.
Като се има предвид, че само някои компании са в състояние да работят дълго време след отварянето, можем да кажем, че хартията за дългосрочно съхранение не трябва да бъде унищожавана постоянно. Защо? Факт е, че поръчките за персонал от тази категория се съхраняват 75 години. И само след този период можете да направите унищожаването. Само някои корпорации успяват да работят повече от посочения период.
Късо ли е?
И какви са сроковете за съхранение на документите за персонал, които са класифицирани като краткосрочни? Такава документация все още може да премине през фазата на унищожаване, без да затваря или ликвидира организацията. Краткосрочните документи обикновено се съхраняват в продължение на 5 години. В някои случаи (ако е предписано в хартата) - 10. Но не повече.
За счетоводството и съхранението
Колко поръчки за персонал се съхраняват? Отговорът на този въпрос не е труден. Сега можете да обърнете внимание на правилата за отчитане на тези документи. Това също е важен момент, който всеки работодател трябва да знае. В края на краищата, ако има документи, които се съхраняват за определен период от време, трябва по някакъв начин да си водите отчет, в противен случай можете да загубите важни поръчки.
Сега има няколко вида за съхранение на документи. Във всяка компания те трябва да бъдат внедрени. Сега компаниите трябва да създадат специални списъци за отчитане на своите ценни книжа върху персонала, както в хартиен, така и в електронен вид.Между другото, вторият може да бъде пренебрегнат. Но общоприетата хартиена форма на представяне е задължителна. Но как да се извърши счетоводство? Принципите за електронната и материалната версия са еднакви. За тях по-нататък.
Основни счетоводни принципи
Така че счетоводството на поръчките на персонала е отговорен въпрос и се регулира от общоприети стандарти. Всички документи за персонал трябва да бъдат регистрирани. Ако това не е направено, не можете да съхранявате тази или онази хартия. Без регистрация - няма документ. Какво се разбира под този процес?
Регистрация на поръчки на персонала е прехвърляне на детайли, написани на документи, в специализирани формуляри за документация с последващо присвояване на номер и дата на одобрение на хартията, както е записано. Тоест с интерпретация на хартия и с електронна такава е необходимо да се присвои цифрово обозначение на всяка поръчка. И също така да го напишете под една или друга форма. Това е задължителен артикул.
Данните се записват в регистрите на поръчки за персонал. Вписването се извършва и в електронни бази данни и архиви. Това е единственият начин за пълно записване и съхраняване на документи. Компаниите предоставят безплатен избор на формуляра за записване на документация. Хартата трябва да съдържа правила, според които всички поръчки (или всякакви конкретни) се съхраняват както в хартиена, така и в електронна версия. Заслужава да се отбележи, че първият параграф обикновено е задължителен. Това е материален документ, който е в състояние да потвърди определена поръчка.
Журнал за поръчки
Най-честата практика за записване и съхраняване на документация е издадена от компанията книга за поръчки на персонала. Този документ е малка тетрадка. Той съдържа броя на поръчките, както и техните основни данни (подробности). Например име и дата на одобрение. Списанието за поръчки записва хартия за постоянно, дългосрочно и краткосрочно съхранение. Но ако говорим за временна документация, тогава тя не трябва да се вписва в такава тетрадка. Освен ако компанията не предостави харта за отделно списание, предназначено изключително за временни поръчки. Пълни се до самия край. Веднага щом празните листове приключат, трябва да въведете нов счетоводен документ в действие. Старият се подава и изпраща за съхранение. Между другото, това е книга за постоянно счетоводство.
записи
Независимо за кои поръчки говори персонала, всяка компания осигурява архивно съхранение на документи. Това е най-често срещаната форма на счетоводство на хартия. И всички те. Не е задължително в персонала. Всички данни се изпращат в архивите, след като вече не са необходими. Или тези, които вече се изпълняват. Например лични досиета на служителите. Веднага след подписването заповед за уволнение както и случаят е затворен, той трябва да бъде изпратен в архива за съхранение за определен период. Има няколко типа сортиране на данни, но повече за това по-късно.
Като начало трябва да се отбележи, че архивите могат да бъдат представени на хартиен носител (задължително), както и в електронен вид. Независимо от това, компанията избира принципите на организация на съхранената информация. В архивните данни има опис. Той предоставя кратък списък на цялата съхранена документация. Архивното съхранение на документи е най-удобната форма на запис на данни. Използва се както на хартия, така и в електронен вид. Трябва да се отбележи, че временните документи не се архивират. Те се прикрепят към основните ценни книжа и след това се унищожават. Препоръчва се всички поръчки за временно съхранение да се изпращат на отделно място и да не се комбинират с дългосрочни или краткосрочни.
Съвети за систематизация
Периодите на задържане на документи за персонал са разбираеми. Обикновено е на 5 и 75 години. Но това не е всичко. Необходимо е специално внимание на архивите.След регистрирането на поръчката, както и поставянето й в архива, се изисква по някакъв начин да систематизираме всички налични данни. За тази цел компаниите използват няколко принципа:
- Съхраняване на документацията в отделни папки с разделение на краткосрочни и дългосрочни документи. Препоръчва се да не подреждате всички документи заедно.
- Систематизация по година, месец и дата. Всяка папка с документи е поръчки за определен период от време. Вътре всички документи са подредени, като се отчита регистрацията им в счетоводния журнал (за месеци и дни). По този начин се улеснява задачата за намиране на конкретен документ.
- Използване на местоположението по номера на поръчката, като се вземе предвид азбучният ред. Вече във всяка папка се препоръчва да се систематизира по номера на поръчката, както и с главна буква.
Край на счетоводството
Какво да направите след изтичане на съхранението на документ в архивите? Специална служба във фирмата проверява документите. След това ги систематизира и дава определени заповеди за унищожаване. Обикновено документите се изгарят или преминават през шредер. Във всеки случай поръчките не могат да бъдат просто изхвърлени. Именно да ги унищожиш. За възлагане на документи на един или друг вид се включва специална комисия. Тя оценява важността на поръчките, определя им срок на годност. И едва тогава те се поставят в архиви под една или друга форма.
