Контролът е основното условие за успешен бизнес. Когато работите с различни контрагенти, човек трябва да знае добре информацията и да не забравя от време на време да потвърждава думите с реални числа. Именно за тази цел в съвременния документооборот има акт на съгласуване на взаимните споразумения.
Описание на документа
Отношенията между партньорите не могат да се изграждат само на доверие. В допълнение към чувствата, трябва да има реални факти, които по всяко време могат да потвърдят или опровергаят различни подозрения. Всяка дейност всъщност е свързана с придобиването или продажбата на нещо. Някои произвеждат стоки или предоставят услуги, докато други ги купуват, като сключват подходящо споразумение. И на едните, и на другите се изисква периодично да одитират разходите си.
За това те използват доклад за помирение взаимни сетълменти. В какви случаи се налага изготвянето на такъв документ? Причините могат да бъдат много различни:
- Ако една от страните предостави стоките си без предварително плащане или на вноски.
- В случая, когато се продават особено ценни продукти.
- Компанията има голям брой партньори, всеки от които доставя стоки в доста широк диапазон.
- В случай на дълго и непрекъснато сътрудничество на контрагентите.
- В ситуация, в която и двете страни решават да разширят обхвата на отношенията си, сключвайки нови споразумения.
Всяка от тези причини може да послужи като причина да поискате от партньора си акт за съгласуване на селища. В това не трябва да се вижда недоверие или предразсъдъци.
Важни подробности
Всеки счетоводител знае какъв е акт на помирение на населените места. Това не е изненадващо, защото именно те трябва да го съставят. В тази ситуация се изисква служител, който притежава определена информация. За да съставите такъв документ, трябва да вземете данни от различни акаунти:
- по предварително издадени аванси;
- по доходи;
- за поети задължения;
- според съществуващите недостатъци.
Достъпът до такава информация е достъпен само за счетоводител. По посока на главата той събира необходимата информация и ги изготвя под формата на документ с определен образец. Отговорността за предоставените данни обаче е на главния счетоводител. Ако няма явно несъгласие между партньорите, тогава такава форма като потвърждение на резултатите от дейностите за определен период. Някои счетоводители действат по този начин, когато се окаже, че документите за първична транзакция са изгубени или просто са твърде мързеливи, за да ги търсят. Независимо от това, това не ги освобождава от отговорност за предоставената информация.
Процедура за действие
Как трябва да бъде съставен акт за съгласуване на населените места? Примерното попълване ще бъде последователно представяне на конкретна информация.
Всеки такъв акт трябва да съдържа следната информация:
- Името на документа.
- Периодът, за който е съставен.
- Име на контрагентите.
- Основата на сделката (договор, споразумение).
- Дати, номера и конкретни номера, взети от първични документи (платежни нареждания, фактури и други). Те съдържат информация, която ще потвърди доставката или плащането на стоките. Такава информация, за удобство, обикновено се събира в таблица, разделена на две части. В този случай всяка от страните има възможност да посочи отделно данните, които има.
- Подписи на представители на всяка от страните.
Документът се съставя задължително в два екземпляра, за да може всяка организация да го държи у дома.Подписът на главния счетоводител тук трябва да е задължителен. И понякога може да е единственият. Това може да стане в случаите, когато няма данни за несъответствия. Най-често като потвърждение се изисква и подписът на ръководителя на предприятието.
Автоматизация на счетоводството
Някои служители се интересуват от съставянето на акт за съгласуване на взаимни сетълменти, как да го попълнят в програмата „1С: Счетоводство“? Няма особени затруднения. Благодарение на компютъра работата е много по-лесна.
Просто трябва да извършите няколко последователни операции:
- Отидете в секцията „Продажби“ или „Покупки“ (ако е необходимо). След това в раздела „Разплащания с контрагенти“ изберете „Доклад за съгласуване“.
- Докато сте в избрания дневник, щракнете върху бутона „Създаване“ и след това отидете на раздела „Акт на съгласуване с контрагентите“. Появява се диалогов прозорец, който може да бъде попълнен по два начина: автоматично или ръчно. Специалистът избира за себе си точно този, от който се нуждае.
- Изберете раздела „Според организацията“, след това кликнете върху „Попълване“ и посочете заявката с бутона „Попълване според счетоводството“. На екрана ще се появи списък на всички извършени операции. Ако имате нужда от информация за всички договори за посочения период, просто трябва да поставите отметка в квадратчето „Разбиване по договори“.
- Направете забележка „Помирението е съгласувано“.
- Намерете раздела „Разширени“ и изберете от списъка на лицата, необходими за подписване на акта.
Остава само да запишете този документ и можете да го изпратите за печат.
Правила за съставяне на документ
Често счетоводителите трябва да извършат акт на съгласуване на селища. Пример за съставяне и попълване на такъв формуляр е строго индивидуален за всяка организация. Като се има предвид, че законът не предвижда тази строга унифицирана форма, служителите на всяко предприятие са принудени да го формират сами, като се ръководят от общи правила и изисквания:
- Всеки акт започва с „хедър“ с първоначална информация за партньорите.
- Следва стандартната фраза, която се използва във всички договори. В него се посочва, че долуподписаните представители на двете страни са съставили настоящия акт, потвърждавайки, че следващото състояние на счетоводство.
- След тези думи е вече известната таблица. Първият ред в него е "балансът в началото на периода". Следват операции, разделени на „дебитни“ (работа или доставка на стоки) и „кредит“ (плащане). След това следва баланса в края на този период. И таблицата завършва с изчисляването на дълга.
- Подписите на упълномощени лица трябва да бъдат потвърдени с кръглия печат на компанията.
Вместо водач, друг човек може да подпише акта. За целта се нуждаете от пълномощно, което ще му даде такива пълномощия. Между другото, в съда нейното отсъствие може да постави под съмнение целия документ.
