Описът е процедура, при която дружеството идентифицира присъствието, състоянието и основните свойства на инвентара, дълготрайните активи и други активи, които са собственост на дружеството върху вещно право, наети от него или са под негов контрол от други правни механизми. Кои са най-важните нюанси на тази процедура? Какви документи се използват в инвентара?
Каква е същността на инвентара?
Нека започнем с концептуалния апарат по темата, която ще бъде разгледана в нашата статия. Опис на собствеността на организацията е процедура, която включва отчитане на запасите, държани във фирмата (или инвентара) или други активи по време на събитието.
Честотата на такива дейности е фиксирана в графика, одобрен от изпълнителния директор на компанията. Описът се извършва от специална комисия, която се установява и от ръководството на компанията. Участниците му, както и материално отговорното лице, проверяват наличността на стоки и материали или други активи, ако е необходимо, измерват определени свойства на стоки и ресурси. Има 3 основни типа инвентар в магазин, на склад, в производствена компания - планиран, избирателен и незадължителен. Те се различават главно по време. Съдържанието на всички видове инвентар обикновено е сходно. Целите на тяхното изпълнение съвпадат. Ние изучаваме техните специфики по-подробно.
Инвентарни цели
Основните цели на инвентара са разгледани:
- изравняване на имуществото, собственост на дружеството или държано и отчетено от счетоводната кантора, за да се гарантира ефективното му съхранение, както и да се идентифицират активи, които не се отчитат;
- определяне на реалния обем материални ресурси, участващи от компанията в производството;
- идентифициране на излишъци и недостиг на ресурси, собственост на компанията;
- оценка на правилността на отражението в счетоводния отдел на фирма за информация за ресурсите на запасите;
- получаване на подходящи данни за характеристиките на имотите на организацията за последваща пазарна оценка;
- проверка на стандартите за работа на фирмените ресурси.
Инвентаризацията включва, както отбелязахме по-горе, създаването на специална комисия от ръководството на компанията. Ще изучим какви основни функции изпълнява.
Основните функции на инвентаризационната комисия
Съответната вътрешна корпоративна структура извършва основните видове инвентаризация - планирани, избирателни и, ако е необходимо - допълнителни проверки в периода между първата и втората. В този случай комисията може да има постоянен статус. От своя страна, компанията може да създаде и работни звена с подходящо предназначение. Тяхната задача е да водят инвентаризации в предприятия с географски разпределена инфраструктура.
Основните компетенции на комисията
Основната компетентност на комисията по инвентаризация е да проверява наличието на стоки и материали в предприятието и други активи с пълномощията. Но в допълнение към това тази структура може да има правомощия, които са свързани с оценката:
- степен на сигурност на обекта;
- правилността на сключването на фирмени договори със служители за отговорност;
- степента на съответствие на длъжностите на служителите, отговорни за запазването на стоковите ценности, спецификата на онези правомощия, които са им били предоставени от ръководството;
- нивото на оборудване на материално отговорни лица с необходимите ресурси за решаване на задачите.
Нека разгледаме по-подробно как се извършва инвентаризацията във фирмата по отношение на нейното съдържание, както и отражението на нейните учредителни процедури в специални документи.
Подготовка на инвентара: Основни документи
На първо място, трябва да се подготвите за проверка на стоки и материали. За това ръководителят на фирмата трябва да издаде заповед за инвентаризация. Този местен източник трябва да бъде регистриран в отделен журнал.
След създаването на комисия по инвентаризация. Той трябва да включва представители на ръководството на компанията, счетоводители и други компетентни служители, които могат да извършат одит на високо ниво на инвентара на компанията. Препоръчва се отделен правен акт за посочване на списъка на имотите, които подлежат на проверка. Ако се приеме не само опис на дълготрайни активи, но и задължения на компанията, техният списък също трябва да бъде записан в специален източник.
Предметът на проверка е сравнение на количеството и характеристиките на стойностите, определени от комисията, както и счетоводни данни. Следователно, на разположение на служителите, които ще извършват инвентаризация, следва да има списък на стоки и материали и други активи в счетоводните регистри. Ръководителят на комисията трябва да приеме всички налични документи, отразяващи приходите и разходите, и да постави върху тях запис, отразяващ факта, че те са формирани преди инвентаризацията.
Как се вземат предвид резултатите от инвентаризацията?
И така, основните участници във въпросната процедура са специалната комисия, както и материално отговорното лице. Основната им задача е съвместно преизчисляване на материални запаси и други активи, измерване и записване на резултатите в счетоводни документи. Може да има много от тях.
За фиксиране на резултатите от инвентаризацията на стоки и материали, например, се използва одобрената от закона форма INV-3. Необходимо е да се посочат общото количество, вид, изделие и други свойства на всеки вид стоки и материали. В някои случаи комисията може да получи нови описи в процеса на инвентаризация. В този случай информацията за тях се отразява в отделен опис. В края на процедурата тези стойности се изписват с главни букви. От своя страна, в процеса на инвентаризация някои стоки и материали може да подлежат на напускане, например, ако купувачът ги закупи. В този случай информацията за стойностите на изхвърлянето също се записва в отделен инвентар. Възможен е вариант, при който се изисква опис на стоки в транзит, например от склад на доставчик, разположен в друг град. В този случай данните за стойностите се записват под формата на INV-6, който също е одобрен от закона. Възможен е сценарий, при който комисията разкрива стоки, които се изпращат на клиента, но не се заплащат. В този случай във формуляра INV-4 се въвежда информация за съответните стойности.
Опис на стоки и материали може да изисква отчитане на стойности, разположени в складове на други фирми. В този случай се използва формата INV-5. При отчитане на стойности в процеса на инвентаризация на комисията, както и на финансово отговорното лице, може да се изисква и информация от първични документи. Ако резултатите от проверката разкриха несъответствие между характеристиките на стоките и материалите, записани в действителност, с данните, съдържащи се в счетоводството, тогава се изготвя сравнителен лист въз основа на друга форма, одобрена от закона - INV-19.
Основният документ, който записва резултатите от въпросната процедура, е акт за инвентаризация, понякога наричан опис. Той трябва да бъде подписан от всички участници в одита - представители на комисията, както и служители, чиято компетентност е да гарантират безопасността на стоковите ценности. Актът за инвентаризация трябва да се съхранява в архива на компанията в продължение на 5 години.
Ще бъде полезно да се разгледа как се изготвят резултатите от одита в счетоводството.
Счетоводна инвентаризация
Инвентаризацията на имотите може да има 3 възможни резултата - пълно съответствие на действителните данни с тези, съдържащи се в счетоводството, идентифициране на излишъци или недостиг. По правило най-големите трудности на практика се дължат на правилното отразяване в отчитането на факти, отразяващи наличието на излишни или липсващи стоки и материали. В случай, че има недостиг - информация за него се записва по сметка 94.
Ако липсващите материални запаси и други активи са идентифицирани в обеми, които не надвишават установените лимити на загуба, съответните стойности се отписват по сметките, свързани с производството. Но ако недостигът в инвентара надвишава нормите на загуба, то той вече се записва по сметки, собственост на материално отговорното лице, което впоследствие трябва да компенсира загубата на дружеството.
Счетоводството, от своя страна, на излишъците се извършва чрез корелацията им с пазарната стойност по D-t сметки 20 или, например, 23 и 44, както и K-t сметка 94.
Така че се извършва опис в счетоводството. Но все още има доста нюанси на нейното изпълнение. Например тези, свързани с определянето на условията му.
График на инвентара
Честотата на инвентаризацията зависи от конкретния вид стойности на запасите, взети под внимание. Като цяло се провежда през 4-то тримесечие на отчетната година. Тоест - от октомври до декември. Описът на дълготрайните активи обаче може да се извършва по-рядко - веднъж на 3 години. Ако говорим за проверка на библиотечните колекции, това може да се прави веднъж на 5 години. От своя страна инвентаризацията в организациите на дребно се извършва доста често - около 1 път на тримесечие. Търговците на дребно на определени интервали могат да проверяват например складове или касови апарати. До момента, когато започва инвентаризацията във фирмата, всички онези документи, които са необходими за изпълнението на въпросната процедура, трябва да са готови.
Продължителността на инвентаризацията по правило не е строго фиксирана в нито един източник на закон. Основното е да се спазват крайните срокове, определени за определен вид стока стойност.
Автоматизация на счетоводството като фактор в правилния инвентар
Как да проведем опис възможно най-правилно и ефективно? Един от факторите за успешното решаване на такъв проблем може да бъде навременната автоматизация на счетоводните процедури за материални запаси. Може да се внедри в корпоративната инфраструктура чрез специализиран софтуер. Съвременните решения от съответния тип позволяват да се отчитат повечето операции, свързани с движението на стоки и материали в рамките на компанията. Тази опция позволява на първо място да спестите значително време за подготовката и проверката на коректността на документите, използвани в инвентара.
Какво свойство трябва да се провери?
В общия случай дружеството извършва опис на стоки и материали, притежавани от него. Експертите обаче препоръчват да се водят записи на тези активи, които не са само собственост, но и се управляват от организацията, например, когато става дума за наети имоти. Основното е, че информацията присъства в счетоводството.
От своя страна, когато става въпрос за собствеността на компанията, тя може да бъде представена в широка гама от разновидности. Най-често се описват дълготрайните активи на дружеството, нематериалните активи, запасите, както и вещите от запасите. Възможно е също така да се записват финансовите задължения на компанията, свързани например с изплащането на заеми. Ще проучим редица практически нюанси на инвентаризацията чрез примера за прилагане на подходящата процедура за отчитане на дълготрайни активи, нематериални активи, както и материали за инвентаризация.
OS инвентар
Как да опишем дълготрайните активи най-правилно? На първо място се препоръчва да проверите наличността на компанията:
- инвентарни карти, материални запаси, регистри и други източници на счетоводство;
- необходимите информационни листове и други видове документация за ОС, собственост на компанията;
- документи за ОС под наем от компанията и тези, които се съхраняват в нея.
Ако липсват документи, те трябва да бъдат подготвени. Ако имат грешки, те трябва да бъдат поправени. В процеса на инвентаризация на ОС комисията, създадена от ръководството на компанията, проверява наличните ресурси, а също така записва тяхното количество и основни характеристики в инвентара. Ако говорим за отчитане на машини и оборудване, тогава в описите е необходимо да се запишат техните серийни номера според информационния лист, годината на производство, предназначението и също капацитета.
Ако резултатите от инвентаризацията показват, че компанията има дефектни операционни системи, комисията следва да изготви опис, в който да се записват данни, отразяващи факта, че операционните системи не функционират, както и да се посочи причината за съответната оценка.
В някои случаи може да е необходимо в счетоводните документи да се включи информация, отразяваща промяна в балансовата стойност на дълготрайните активи поради идентифицирани промени в дизайна. Например, това може да бъде подобряването на съоръженията чрез модернизация или, обратно, намаляване на експлоатационните им характеристики поради износването на определени части.
Опис на нематериални активи
Как да се направи опис на нематериални активи на компания? Основната задача на комисията в този случай е да провери дали дружеството има документи, които потвърждават правото на дружеството да се разпорежда с определени нематериални активи. Това могат да бъдат сертификати, сертификати, патенти, договори за прехвърляне на права и др. Забележително е, че нематериалните активи включват бизнес репутацията на компанията. Ако една компания създаде нематериални активи самостоятелно, например, ако това е компютърна програма, тогава нейното присъствие изисква и документални доказателства.
Важно е всички видове активи да отговарят на критерии като:
- липса на пряка връзка с друго имущество на компанията;
- използване в производствените процеси на компанията за повече от 12 месеца;
- използване като актив, който носи икономически ползи за компанията.
Опис на стоки и материали
Как да се извърши опис на инвентара? Основната особеност на тази процедура е нейното прилагане по отношение на местоположението на стоки и материали. В същото време помещението, в което по правило се извършва проверка за наличност и проучване на стоки и материали, е запечатано. Ако се извърши инвентаризация на склада, тогава комисията обикновено извършва работата си в присъствието на лицето, което го управлява.
Проверки за наличие на стоки и материали, определяне на тяхното количество, претегляне и, ако е необходимо, други операции със стокови стойности. Информацията за стоките и материалите се вписва в инвентара, който показва вида на стойността, техните групи, номер на артикула и други параметри. Тези активи, които са на разположение на компанията по време на инвентаризацията, се вземат в присъствието на комисионна. Капитализирането им обаче се извършва след проверка. Всъщност вече казахме по-горе за това, както и за отчитане на ценности по пътя, както и изпратени, но не платени. Най-важното при инвентаризацията на стоки и материали е правилното удостоверяване на всички операции с тях чрез специални описи.
Особеностите на проверката на материалните запаси, които са на път или са със статут на изпратени, но неплатени, както и тези, които се намират в складовете на други компании, са необходимостта от обосноваване на паричните суми, които се отразяват в отчетите. Важно е всички те да са потвърдени от първични източници. Например по отношение на стоките и материалите в транзит, това може да са документи за сетълмент. Данните за изпратените стоки и материали могат да се изучават, като се вземат предвид наличните платежни нареждания или техните копия. Информацията за ценности, съхранявани в складовете на трети страни, може да се съдържа в разписки за приемане на стоки и материали за съхранение.Както отбелязахме по-горе в статията, по факта на вземането на инвентара лист за сравнение
резюме
Това е спецификата на вземане на материални запаси в руските предприятия. Важно е дружеството да състави правилните документи, удостоверяващи всеки етап от тази процедура, като отчита спецификата на конкретните активи. По време на инвентаризацията е необходимо да се извършва последователно отчитане на количеството, състоянието и други ключови свойства на стоки и материали, дълготрайни активи, нематериални активи и пасиви. Ръководството на компанията трябва да издаде поръчка за инвентаризация, да сформира комисионна и да я предостави с функции, които са най-подходящи за онези задачи, които ще бъдат възложени на съответната вътрешна корпоративна структура.
