Офис мениджърът е един от най-необходимите служители в работата на всяка съвременна компания. Широк спектър от отговорности включва функциите на организационен и надзорен специалист. Той едновременно съчетава до трима пълномощници: секретар, управител, администратор. Задълженията на офис мениджъра предполагат основно голяма отговорност и голямо старание.
Специализирани изисквания
Инструкциите за ръководителя на бюрото за работа включват необходимите изисквания за наемането и прилагането му в бъдеще. Първото нещо, което трябва да има кандидат за тази длъжност, е подходящо образование и професионални умения. Служителят трябва да има диплома за завършено средно специализирано, непълно висше или висше образование.
Уменията трябва да имат знания за структурата на офиса и особеностите на неговата работа. Зонирането на помещението е важен фактор за функционалността. Ако мениджърът на офиса е запознат с принципите на организацията на дейностите, за него ще бъде лесно да контролира отделните работни позиции. Персоналът трябва да бъде разпределен според задълженията, така че да не се нарушава друга работа. Офис мениджърът трябва да знае обхвата на работата и степента на отговорност на всеки специалист.
Задължения на администратора на Office
Управителят е длъжен да организира оптимално удобно производство в офис сградата. В допълнение към зонирането, мениджърът трябва да управлява служителите, така че всички функции на всеки кадър да се изпълняват стабилно. Основите на офиса се определят от администратора на артикулите:
- Подбор и настаняване на специалисти.
- Стратегии и тактики за планиране на работа.
- Изграждане на организационната структура на офиса.
За стабилно работно състояние в офиса е необходимо да се гарантира, че всеки изстрел е успешен в своите дейности. Положителните резултати от труда се реализират чрез методи на мотивация и управление на неговата стратегия. Разработването и прилагането на иновативни подходи за подобряване на качеството и повишаване на производителността са задължения на офис мениджъра.
Бизнес комуникацията в работния екип се основава на морала и професионалната етика. Офис мениджърът е пример за учтив тон и уважение към служителите.
Вътрешен контрол
Всички взети решения трябва да бъдат контролирани от администратора. Контролът се осъществява в следните професионални области:
- Въвеждане и поддържане на вътрешния работен график.
- Съответствие със специфичните комуникационни стандарти на компанията.
- Контрол върху културата на словото при общуване с клиенти и бизнес партньори.
- Дрес кодът е важен момент в работата на компанията. Служителите трябва да носят подходящи униформи, които са установени по стандарти. бизнес среда и устава на дружеството.
Ръководителят на офиса, чиито отговорности за работа включват управление на персонала и контрол на дейността, трябва да разработи своя собствена организационна методология и структура за оценка на качеството на работа. Всеки служител е обект на дисциплинарна отговорност в случай на нарушаване на работния график и работната етика. Самият мениджър носи такава отговорност. Системата от мерки за предотвратяване на нарушения, методи за разрешаване на конфликти с ръководството и други служители и методи за морални стимули са разработени от администратора.
Задължения на управителя
Функциите на мениджъра могат да се изпълняват и от офис мениджъра. В този случай той трябва да осигури на персонала и помещенията необходимите консумативи. Всеки служител трябва да има значка и визитни картички, така че неговата личност, име, длъжност, данни за контакт да могат винаги да бъдат открити и правилно обработени. Лицето на специалиста е лицето на офиса и компанията.
Офис консумативите се доставят редовно и са отговорност на офис мениджъра. Изготвят се икономически планове за доставката на стоки, като се вземат предвид количеството на продуктите, доставени на компанията, разходите за насипни покупки и системи за отстъпки. Постоянните доставки на офис материали, включително хартия и консумативи за оборудване, се извършват със сключване на сделки с доставчици и сервизни компании с прякото участие на мениджъра на офиса. Получаването на стоки се контролира от платежни и счетоводни записи. Въпросът на канцеларските материали и доставките на персонала се прави с назначаването на отговорни лица и наличието на схеми и процедури за разпределение на икономическите ценности.
Цялото оборудване се контролира от ръководителя на доставките, в случая офис мениджъра. Отговорностите включват наблюдение на състоянието на техническото оборудване, комуникациите. В случай на повреда на апарати и машини се извиква сервизна фирма или техник за ремонт и се проверяват резултатите от неговата работа. Такъв контрол се случва и при доставяне на ново оборудване в офиса.
Опис на оборудване и консумативи се извършва от ръководителя на офиса чрез периодично съпоставяне на наличността и техническото състояние на икономическата собственост със счетоводните данни.
На негова отговорност ръководителят на икономическата поддръжка управлява средствата, отделени на офиса за закупуване на стоки, необходими за фирмата и за техническите нужди на помещенията. Мениджърът по доставките организира материално-техническото снабдяване на съвещателни събития, конференции, преговори.
Секретар и неговите задължения
Всички горепосочени ключови процеси в работата на мениджъра и неговите решения трябва да бъдат официално фиксирани и следователно отговорността на офис мениджъра, секретаря в едно лице включва поддръжка на документацията за организационни дейности. Всеки документ, в зависимост от целта, има своя форма и структура на съставяне. Едва тогава взетото решение или план ще имат правно основание и ще изискват стриктно изпълнение на всички точки. Така се изгражда ясна и съгласувана дейност на компанията.
Сътрудничество и интеграция
Секретар-мениджър организира среща и прием на гости. Делегациите и комисиите, партньорите, клиентите са важни посетители на компанията. Дейностите на компанията и нейното развитие пряко зависят от тях. Комуникацията се осъществява на бизнес ниво, като се използва формално приятелска етика, без да се преминава към лични отношения и взаимодействие - само работа. Офис мениджърът трябва да символизира културата и уважението не само като водещ представител, но и към компанията като цяло. Получаването и предаването на информация за контакт се извършва директно от секретаря. За сътрудничество и решаване на важни въпроси на взаимодействието се извършва обмен на визитки, техния анализ и съхранение в отдела. Поддържането на бизнес кореспонденция с партньори и клонове е отговорност на мениджъра на офиса. Той прави електронно и куриерско изпращане на необходимия материал, получаване и анализ на информация, поддържане бизнес кореспонденция.
Мениджър в управленската структура
Мениджърът в повечето случаи е пряко подчинен на генералния директор на компанията и висшето ръководство. Отговорността и правата се предписват от органите, който следи за тяхното спазване.Задълженията на ръководителя на офиса за автобиографията включват доклад за проведената вътрешна организация на офиса, постигането на резултати от производителността и трудностите, срещани в работата и осигуряването на дейности. Те правят предложения за подобряване на условията, икономически и икономически въпроси, свързани с закупуването на оборудване и материали, искания за преместване, повишаване и уволнение на работници. Дисциплинарни наказания и стимули за отлични специалисти се предават за разглеждане.
Специализирана инструкция
Наемането на нов мениджър е придружено от съставяне и приемане на набор от задължения, права и отговорности. Инструкцията на ръководителя на офиса включва пълен списък на всички горепосочени норми и правила за работа и организация, включва също лица или длъжности, докладващи на администратора.
Кариерна стълба
Кариерата на мениджъра се основава на вътрешно развитие и професионален растеж, който е за подобряване на уменията. Промяната на влиянието настъпва заедно с увеличаване или намаляване на авторитета в очите на подчинените и другите служители. Вертикалната положителна мобилност на позицията се фиксира от успехи в постигането на поставените от компанията цели, инициативност и общителни качества, иновативни способности и ефективни методи на работа.
Офис мениджърът е една от най-търсените професии. Ефективен специалист трябва да обърне значително внимание на човешките ресурси, това изискване е отговорност на ръководителя на офиса за възобновяването. Правилно съчетан от вътрешен лидерски качества и висококвалифициран персонал ще повлияе положително на динамиката на развитието на компанията.
