Личен асистент на ръководителя: задължения и изисквания

Основният ресурс на всяка организация са нейните служители. Те допринасят за растежа и просперитета на производството. Компетентните шефове ценят служителите си. Сред другите значими постове особено забележителен е помощник-мениджърът. Задълженията и значението на които е трудно да се надценят. Това е дясната ръка и главен съветник, организатор на събития и координатор на срещи. Без добър асистент ще бъде много трудно за топ мениджър да управлява предприятие.

Отличителни черти и особености на асистента

Няма такава позиция, която би била толкова противоречива и двусмислена по отношение на изискванията като помощник-мениджър. Отговорностите на служителите, ангажирани с този вид дейност, включват доста точки. Освен това личните асистенти често се бъркат с секретари или ръководители на офиси. Въпреки че са сходни, те са различни видове дейности.

Функционални задължения на помощник-мениджъра:

• Осигуряване на работния ден на шефа - график, срещи, подписване на документи и командировки;
• осигуряване на удобно работно място за топ мениджър - грижа за микроклимата, чистотата и комфорта на помещението;
• работа с документи на ръководителя, по-специално с входящи писма и обаждания;
• осигуряване на психологическия комфорт на началниците;
• първоначални преговори;
• превод;
• осигуряване на канцеларски материали и др.

Този списък е много по-широк от секретарските и административните задължения. Въпреки това, спецификата, с която се сблъсква служителят в длъжността „личен асистент на ръководителя“, отговорностите и нюансите на дейността ще бъдат различни за различните работодатели.

Случва се, че това е главно секретарска работа. Или асистентът се занимава изключително с осигуряване на комфорта и реда на шефа. Някои асистенти са пълноправни заместници и имат подчинени на своите служители.

Професионалните справки на работодателя за кандидата за длъжност „помощник-мениджър“, задължения и изисквания за образование

Изискванията за основно образование и трудов опит ще варират в зависимост от възприятията на ръководството. Най-често тази свободна длъжност се счита за начална кариера. Въпреки това, сериозен топ мениджър ще се търси като помощници на човек с определен професионален и житейски опит.

Минималното изискване е средното образование, свързано с администрацията или съдебната практика. Освен това работодателите очакват от кандидатите следните професионални качества:

• способност за работа във всички офис програми;
• високоскоростен печат;
• грамотност;
• познаване на поне един чужд език, най-често английски;
• познаване на основите на програмирането и нестандартните компютърни програми;
• способност за водене на документи и кореспонденция в съответствие с нормативните изисквания;
• познаване на основите на действащото законодателство;
• компетентна, изнесена реч.

Това са минималните изисквания за кандидата за длъжността „личен асистент на ръководителя“. Отговорностите също могат да бъдат допълнени, в зависимост от обхвата на организацията. В някои предприятия предпоставка за допускане до такава работа е профилното или свързаното с него образование. В допълнение, допълнителното бизнес образование или курсове за продължаващо обучение се счита за голям плюс.

Лични атрибути на асистент

Освен професионални, на помощник-мениджърите са представени и редица лични изисквания.Особеностите на позицията, задълженията и работните характеристики на „помощник мениджър“ изискват склад за специален характер.

На първо място, това е:

• устойчивост на стрес - в края на краищата един асистент често трябва първо да поеме гнева на шефовете си и да изслуша недоволството на подчинените си;
• многозадачност - способността да изпълнява няколко задачи едновременно е най-ценното качество на добрия помощник;
• положително мислене - без тази черта на характера, помощник мениджърът няма да се справи с допълнителни отговорности, тъй като неговите дейности често надхвърлят обхвата на стандартното бизнес сътрудничество;
• висока способност за учене - желанието за научаване на нови неща и за добро разбиране на работния процес трябва да присъства при всеки добър асистент.

Това са само основните, основни черти на характера, необходими на всеки помощник мениджър за успешна професионална кариера. Но най-важното лично изискване - темпераментът и поведението на шефа и помощника не трябва да се дисонират, а в идеалния случай да се допълват.

Общи отговорности

Асистентът работи директно с ръководството на организацията, изпълнявайки както лични задачи, така и професионални задължения. Те обикновено включват:

• извършване на офис работа на ръководителя, а в някои случаи и на цялата организация. В отделни предприятия асистенти ръководят секретариата на организацията;
• координация на управлението. Планирайте бизнес срещи, напомняйте на началниците за различни събития и дейности;
• водене на кореспонденция от името на организацията;
• приемане и преразпределение на входящите телефонни разговори;
• предоставяне на главата на цялата необходима информация при поискване.

Допълнителни отговорности на помощника към ръководителя на организацията

Личен асистент на ръководителя с допълнителни отговорности и функции е най-честото свободно място за тази област на дейност. Най-често ръководството търси доста разнообразен служител, способен да разширява отговорностите.

Най-често срещаните допълнителни отговорности са:

• превод от чужд език, включително по време на преговори. Не винаги ръководството може напълно да се довери на външни работници и познаването на поне английски език ще бъде много полезно тук;
• организацията на пътуванията на ръководителя и съпровождането при пътувания. Подобна дейност предполага, че асистентът ще се погрижи за всички домашни моменти: преместване, поръчка на такси и хотел, кетъринг и документи;
• придружаване на началниците до протоколни събития;
• битови услуги.

Този списък далеч не е пълен. Най-често е доста недвусмислено да се отговори на въпроса каква е отговорността на помощник мениджъра? Тази дейност е много разнообразна. Всеки шеф отправя свои собствени искания, основното е да се гарантира, че всички те са в рамките на закона.

Режим на личен асистент

Една от основните характеристики на тази дейност е зависимостта на работното време на служителя от ръководството. Разбира се, нормативно се предписва работен ден от осем часа. Всъщност асистентите сравняват режима си с шефовете.

Това „замъгляване“ на работното време и необходимостта винаги да поддържат връзка с ръководството често плашат завършилите тези свободни работни места. Всъщност трябва да работите не повече, отколкото на всяко друго място. Просто времето за почивка и работа става нестабилно.

Описание на работата Assistant Manager

Структурата на длъжността „помощник-ръководител“, задълженията, изискванията за образование и трудов стаж трябва да бъдат посочени в длъжностната характеристика. Това е документ, който осигурява прозрачност на изискванията за управление и лесен контрол върху изпълнението на задълженията на служителите.

Описанието на длъжността е нормативно и задължително.Този документ излага всички тънкости в работата на помощник-мениджър. Това на практика е ръководство за действие. Документът включва не само задължения, но и права, отговорности и характеристики на разрешаването на трудови спорове.

Във връзка със спецификата на дейностите на помощник-мениджъра, подготовката на длъжностната му характеристика трябва да се третира със специално внимание. Не забравяйте да предпишете характеристиките на работата, нюансите на организиране на времето на работа и почивка, компенсация за обработка.

Необходимо е да се разграничи длъжностната характеристика на асистента от същия документ за длъжността „асистент ръководител на проекта. " Задълженията на последните често са временни, както и самата работа.

Освен това в описанието на заданието трябва ясно да се посочва името на позицията. Най-често посочват "секретар", "секретар-референт", "ръководител на направления". Внимателно се уверете, че този запис е в съответствие с действащите разпоредби и е актуален.

Какво да посочите в резюмето на изпълнителния асистент

Позицията на личен асистент е чудесно начало за завършване на кариера. Така можете да получите първата си работа и да получите несравним професионален опит. За търсещите работа с опит тази свободна работа може да изглежда интересна. Особено ако планирате да промените обхвата на дейност.

Знаейки основните отговорности на помощник мениджър, не е трудно да напишете автобиография. Този документ предполага, че сте прочели теоретичната част на въпроса и сте готови да започнете работа. Внимателно проучете изискванията за кандидата и започнете да пишете текста.

Данни, които трябва да бъдат посочени в автобиографията за „асистент“ или „личен асистент на ръководителя“:

1. Пълното име на фамилията и отчеството, в автобиографията за чуждестранна компания са разрешени само първите две.
2. Семейно положение. Това е задължителен момент - позицията на асистент заема често нередовно работно време. Човек трябва да бъде сигурен, че такъв график няма да повлияе неблагоприятно на семейните задължения.
3. Education. Посочени в хронологичен ред. Ако все още учите, не забравяйте да проверите колко време ще отнеме. Често работодателите приемат като последни асистенти студенти от последните курсове, последвани от кариерно израстване. Тук също посочете знанията на чужд език и нивото на владеене на него.
4. Трудов стаж. Посочете от последното. Ако не вече, посочете своите доброволчески проекти, участие в обществени дейности или професионални организации, практики на обучение и други подходящи дейности. Ако не можете да предоставите нищо, вземете характеристика в завършващия отдел и напишете, че сте готови да го предоставите.
5. Лични характеристики. Дайте си най-правдивата оценка. Опишете героя от гледна точка на класическата психология и не забравяйте да отбележите силните и слабите си страни.
6. Допълнителна информация. Тук трябва да напишете защо работодателят трябва да ви избере от други кандидати. Освен това, не забравяйте да посочите допълнителни умения, като например да имате шофьорска книжка. Дори в този момент ще бъде полезно да напишете за наличието на допълнително образование, курсове за продължаващо обучение, бизнес образование.
7. Контакти. Оставете възможно най-много начини да се свържете с вас: мобилен и домашен телефон, имейл адрес, скайп, връзка към страница в социална мрежа. Посочете само текущите данни.

Правилно съставената автобиография няма да остане незабелязана от работодателя.

Отговорности на помощник-началника на отдела

Обикновено търсещите работа търсят работа като личен асистент мениджър. Но е по-лесно да започнете промоция в тази кариерна ниша с позицията „помощник-мениджър отдел за продажби. " Задълженията на този служител не са толкова обемни, но опитът и перспективите са несравнимо по-големи.

Основната разлика между помощник-ръководителите на отдели в техните по-специфични и тясно фокусирани дейности. Те извършват работа, свързана с конкретна област на производство или управление. Този опит е безценен за по-нататъшно израстване в кариерата.

Задълженията на помощника на ръководителя на звеното включват всички същите като тези на ръководителя на предприятието. Но има една специфика:

• необходимостта да се знае подробно същността на процеса на производство, управление или търговия на единицата;
• контакт с асистенти от други отдели и асистент на генералния директор;
• пазете специфична документация за устройството.

Перспективи за кариера на личен асистент

Младите хора виждат този пост като начало на кариерата. Трябва обаче да разграничите какъв вид промоция искате. Хоризонтална или вертикална? В това предприятие или това е само началната линия в бъдещо възобновяване? Стратегията за по-нататъшни действия зависи от отговорите на тези въпроси.

Ръководството оценява добри асистенти и това, за съжаление, е лошо за кариерния им растеж. Шефът не иска да пусне идеалния служител, съгласен е да повиши заплатата си и дава допълнителни предимства - това е опция за хоризонтална кариера. Най-често срещан сред личните асистенти.

Най-лесният начин е да се придвижите нагоре по кариерната стълбица в определена организация от позицията на помощник-началник на отдел. Такива позиции често се заемат с перспективата да се познава служителят по-добре и да се обучава. Ако искате вертикална кариера, тогава това е вашият начин.

Позицията на помощник-мениджър не се вижда от окото, но е много важна за организацията. Компетентният асистент е в състояние да подобри ефективността на шефовете и по този начин да осигури повече печалба на предприятието.