Мнозина говорят по телефона. Бизнесмените говорят. Процентът на телефонните разговори на ден понякога е значително по-голям от този на очите. Спазвайте телефонния етикет! Това е много важно правило. Вие сте добре възпитан човек, нали? Ето ти.
Вземете телефона. Викат те!
Когато телефонът звъни, ние автоматично вдигаме телефона и отговаряме на обичайното „Здравей!“.
Това достатъчно ли е, за да започнете разговор?
Нека да видим какво казва телефонният етикет.
На първо място, ние очертаваме разделителна линия между бизнес и лични контакти.
Моментът, който обединява всички разговори, е учтивост, сдържаност и притежание на глас.
Събеседникът ви не може да види какво правите от другата страна на слушалката. Но най-малката интонация издава раздразнение, враждебност, мъка и други емоции.
"Здравей" по бизнес начин
Обаждат ви се на работния ви телефон. Не хващайте слушалката след първия звуков сигнал. Това може да създаде впечатление на човека, който ви се обажда, че просто нямате други неща, освен да отговаряте на телефона. Това не е само вашата репутация. Разговорът ще остави впечатление за достоверността на цялата организация. Отговорете, като изчакате да прозвучат два или три позвънявания. Но в никакъв случай повече. Правилата на телефонния етикет не позволяват по този начин да проявят неуважение към човека.
Не се препоръчва незабавно започване на разговор с името на компанията. Поздравяване на обаждащия се е най-добре неутрална фраза „Добър ден!“ Това време на деня се счита за основния работен ден. В други случаи можете да използвате обжалването "Здравей!"
Предпоставка за бизнес разговор е присъединяването към поздрава на така наречената гласова „визитна картичка“. Това може да е името на организацията или вашите лични данни - позиция, име и фамилия.
В идеалния случай схемата за поздрави би изглеждала така: „Добър ден! Компанията „Слънце“! “Или„ Добър ден! Компанията "Слънцето". Мениджър Олга Сергеева. ”
Добре подреден отговор на обаждането ще започне успешен приятен разговор. Ще създаде добро впечатление за организацията, ще подчертае нейния статус и ще даде солидност. Винаги е удоволствие да се занимаваш с образовани хора. Следователно създаденото впечатление ще може да играе значителна роля в бъдещото сътрудничество.
Лично "Здравей!"
Ако смятате, че можете да започнете разговор с приятел или приятел, както желаете, значи грешите. По-добре е да започнете всяко входящо обаждане до личния си телефон с желанията на скъп ден и собствена презентация.
По този начин се предпазвате от загуба на време, обяснявайки дали обаждащият се е набрал погрешно номера ви. Когато бъдете извикани по личен въпрос през работно време, малко официално представяне ще зададе тон на общия разговор, тоест ще изясните на човека, че в момента няма начин да водите празни разговори. И това е само проява на добри нрави и любезност, което се тълкува от правилата на телефонен разговор.
Когато се обадите
Ще изглежда по-просто, набрах номера и изложих същността на разговора. Но мнозина вече видяха от опит, че както поставите началото на разговора, така той ще се развие. Дали бизнес разговорът ще бъде началото на успешно сътрудничество, зависи от първите моменти на разговора. Същото може да се каже и за личните контакти. Прекарайте половин час, обяснявайки кой се обажда и по каква причина, или обяснете същността след няколко минути, ще стане ясно от първоначалното обжалване.
Бизнес разговор
Набрахте номера на фирмата и получихте стандартен поздравителен отговор. Също така трябва да се представите.Ако представлявате организация, посочете нейното име и вашата позиция. На следващо място, обобщете същността на жалбата. Трябва да спазвате работното време на другите и да не отделяте време за непоследователни обяснения. Приемайки дълъг разговор, не забравяйте да попитате дали е удобно да говорите с човека, който вдигна телефона сега. Може би трябва да преместите разговора в по-удобно време.
Правилата на телефонното обаждане казват „не“ на такива поздравителни фрази като „Това ви притеснява ...“, „Виждате ли какво е…“, „Нищо, ако ви смущавам ...“. Вашето „здравей“ в този случай трябва да се подчинява с достойнство, без да се прикрива. Тогава можете да разчитате на продуктивен разговор и самоуважение. След лично представяне можете да кажете: „Помогнете ми да реша този въпрос ...“, „Кажете ми, моля ...“, „Интересувам се от ...“ и т.н.
Лично обаждане до приятел или роднина
- Здрасти, приятелю. Как си? ”- Разбира се, с роднини можете да започнете такъв разговор. Но би било по-правилно да се представим. Особено ако се обаждате на конкретен бизнес, а не само за чат. Първо, можете да наберете номера на приятел в неподходящия момент. Човек е зает, на работа или на бизнес среща, ангажиран е с лични проблеми. Второ, представете си, че номерът ви просто не е определен, а гласът изглеждаше непознат поради лошокачествените комуникации. За да не поставяте себе си и приятеля си в неудобно положение, обадете се.
Продължете разговора
При всеки разговор трябва да сте внимателни към събеседника. Как да започнете телефонен разговор е чудесно умение, но продължаването му е от голямо значение.
Продължаване на бизнеса
Вие сте инициаторът на разговора. Така че имате конкретен проблем, който искате да разрешите по време на разговора. Пригответе предварително списък с въпроси, които ви интересуват, за да не се отклонявате в кулоарите и да не губите работно време на други хора. Слушайте внимателно човека, с когото разговаряте. Опитайте се да очертаете отговорите, това ще ви помогне да не питате отново.
По време на разговор връзката се загуби? Обадете се, ако сте започнали разговор. Трябва също да прекратите разговора. Не забравяйте да благодарите на човека, с когото разговаряте. Приятният завършек, разбира се, ще бъде добър ден.
Ако ви се обадят, изслушайте внимателно молбата. Не забравяйте да поддържате вниманието към разговора с фразите „Да, разбира се ...“, „Разбирам те ...“, „Ще се опитаме да помогнем ...“ и т.н. Събеседникът ще се почувства уверен и ще може да очертае проблема. Когато разговорът заплашва да се изтегли, поемете инициативата и помогнете да насочите разговора в правилната посока.
Преди да завършите, проверете със събеседника дали той е получил всички отговори. Ако не можете да му помогнете по други официални задължения, кажете му контакта на служител, компетентен по дадена тема.
Личен телефонен разговор
В личните разговори ситуацията е по-проста. Но тук телефонният етикет дава някои препоръки. Например, приятел / приятелка ви се обади в неудобно време с голямо желание за чат. За такива случаи има стандартно телефонно обаждане: "Съжалявам, сега на срещата ..." или "Имам много важна среща. Ще ви се обадя по-късно ...". Можете да добавите: „Разбирам, че това е много важно. Ще ти се обадя веднага щом се освободя ... ” За събеседника това ще е показател, че не пренебрегвате проблемите му. Така че няма да има излишни обиди. Между другото, опитайте се да се обадите обратно, ако сте обещали.
Общи правила за телефонни разговори
Правилата за телефонния етикет не са измислени от тавана. Това са наблюденията на психолозите, практически опит, анализ въз основа на резултатите от много разговори. Има определени действия, които етикетът приветства или отрича. Ще съберем някои от тях в малка бележка.
- Не водете силни лични разговори на обществени места и на работа. Вие поставяте другите в неудобно положение, принуждавайки ви да слушате интимните подробности от живота си, които не са свързани с тях.
- Не включвайте телефона на високоговорителя, ако не сте предупредили събеседника си за това. Такава ситуация може да създаде неблагоприятни ефекти. Но на първо място, това е проява на уважение към човека от другия край на жицата.
- Внимателно изберете своя тон на звънене. По-малко силна агресия, защото хората със слаба нервна система може да са наблизо.
- Изключете звука по телефона, докато сте на срещи, срещи, в културни институции, а също и на места, където такова изискване е предписано от правилата за поведение.
- Не комбинирайте телефонен разговор и хранене. Това затруднява разбирането, изразява неуважение към събеседника.
- Внимавайте, когато планирате да се обадите. Ранна сутрин, късна нощ - това, както знаете, не е най-подходящото време за разговор дори с най-близкия човек. Можете да се обадите в такъв момент само по най-належащите въпроси. Не забравяйте за това.
Малко заключение
Сега знаете телефонния етикет. Обадете се навреме. Бъдете учтиви. Приятен телефонен разговор и добро настроение!
