Комуникацията в общия смисъл представлява обмен на информация между хората или техните групи. Съществуват междуличностни, социални (функционално-ролеви), бизнес комуникации. Темата на нашия разговор ще бъде последната гледка.
Какво е това?
Бизнес комуникацията е взаимодействие в областта на официалните отношения, чиято цел е да решава конкретни проблеми, да постига определени резултати и да оптимизира всяка дейност. Освен това всеки участник има свой статут - шеф, подчинен, колеги, партньори.
Ако комуникацията се осъществява между хора, които са на различни стъпки от кариерната стълбица (лидер и изпълнител), тогава съществува вертикална връзка, тоест подчинени отношения. Ако взаимодействието се основава на принципите на равнопоставеното сътрудничество, тогава това е хоризонтална връзка.
Това е бизнес комуникация, която човек осъществява всеки ден на работа, в университета, в училища, официални институции. Това е комуникацията на учители и ученици, началници и подчинени, колеги, партньори и конкуренти.
Зависи от това колко добре събеседникът е запознат с правилата, формите и методите на такава комуникация, дали ще успее да постигне целта си. Партньорите трябва да говорят един и същ език (буквално и образно), да се разбират, да имат общ социален опит.
Условия за бизнес комуникация
За да е ефективна бизнес комуникацията, трябва да се спазват редица условия:
- Комуникацията трябва да има разбираема цел, от постигането на която всички заинтересовани лица в процеса са заинтересовани. Например изграждане на мрежи, сключване на споразумение, координация на събитие, разработване на условия за сътрудничество и др.
- Участниците трябва да се свързват един с друг, независимо от харесвания и нехаресвания.
- Задължително спазване бизнес етикет подчиненост, работни роли, формални ограничения.
Под формални ограничения се разбират различни наредби, рутинни процедури и протоколи, както и баналната необходимост да се контролира силата на собствените емоции и да се зачита събеседникът.
Също така лидерът или друг участник, доколкото е възможно, трябва да се уверят, че бизнес комуникацията е управляема. Необходимо е да се мотивират участниците да намерят решение, в противен случай те ще бъдат просто пасивни наблюдатели на срещата, които не предлагат никакви идеи.
Форми на бизнес комуникация
Двете основни форми на комуникация са контактна (пряка) комуникация и непряка (косвена).
В първия случай събеседниците общуват лице в лице и имат възможност да оценят невербалното поведение един на друг, следователно ефективността на такъв контакт е по-висока. Във втория случай взаимодействието става с помощта на всякакви средства за комуникация - телефон, писма и др.
По-конкретно, най-често срещаните форми на бизнес комуникация са:
- Среща.
- Представяне.
- Бизнес разговор.
- Преговори.
- Телефонни разговори.
- Размяна на официални бизнес документи (заявление, договор, пълномощно, бележка).
- Консултации.
- Интервю.
- Публични изказвания, конференции.
От своя страна, използвайки отделни форми на бизнес комуникация, участниците могат да предприемат конфронтационен или партньорски подход. Първият вариант е конфронтация: всяка страна възнамерява да спечели. Партньорският подход включва намиране на решение, приемливо за всички участници.
етапи
Въпреки факта, че видовете бизнес комуникации са различни, те почти винаги се характеризират с няколко етапа:
- Получаване. Това е определяне на цели, цели, събиране и анализ на информация, определяне на стратегия за поведение. В крайна сметка, бизнес среща или преговори не се организират с цел да се разговаря „за нищо“ и да се установи как стоят нещата в личния живот на събеседниците.
- Планиране. Срещата може да се проведе спонтанно, но все още се смята, че професионалистът трябва да има ясен план: какво ще каже, как да спори, какво точно иска да получи от другата страна.
- Дискусия - обсъждане на идеи, предложения, намиране на общи интересни точки, вземане на съвместно решение.
Тази схема е най-подходяща за преговори. Други видове комуникации може да не включват всички етапи. Например „студено“ телефонно обаждане или издаване на инструкции може да не включва дискусии.
Стилове на бизнес комуникация
Разпределете не само видове бизнес комуникации, но и стилове. Що се отнася до професионалното взаимодействие, най-често се използват следните:
- Официален бизнес. От своя страна той има административно-чиновнически, законодателни и дипломатически възвишени. Бизнес разговорите се характеризират с речеви клишета и определени комуникативни форми.
- Science. Използва се при подготовката на доклади, изказвания на семинари и лекции.
- Публицист. Това включва всяко представяне на публично място, включително чрез медиите.
- Разговорно домакинство. Неформалните взаимоотношения също се провеждат в професионалната среда и се насърчават в отделни компании. Колегите не винаги общуват изключително с помощта на бележки. Трябва обаче да разберете къде е подходящ такъв стил и къде не.
Характеристики на бизнес комуникацията
Защо бизнес комуникацията изисква предварителна подготовка за комуникация предварително? Първо, хората не просто прекарват личното и работното си време на официални срещи и никой не иска да чака, докато инициаторът не събере мислите си. Второ, втората страна не винаги се интересува от какъвто и да е вид взаимодействие или е настроена да сътрудничи, но го вижда по съвсем различен начин.
Както знаете, няма да има втори шанс за първо впечатление. Трябва да можете да осъществите контакт, така че всички участници да получат настроение за дискусия. Ако другата страна първоначално не е планирала да работи заедно, тогава трябва най-малкото да заинтересувате събеседника и да уговорите среща с него в по-удобно време.
На международно ниво има специфики на бизнес комуникацията, тъй като различните културни характеристики могат значително да пречат на хода на преговорите. Например, американците са свикнали да идват на среща навреме и след кратко поздравление, за да се захванат за работа. Арабите също са точни, но те започват бизнес разговор отдалеч, като първо обсъждат природата, времето, храната. Италианецът не вижда нищо ужасно в закъснение за среща и освен това не започва веднага бизнес дискусия. А японците ще избегнат директен поглед по време на разговор.
Така научихме какво е бизнес комуникацията, какви са нейните особености, какви форми, видове и стилове са характерни за нея.
