Видове документи. Документ: концепция и видове

Документът е материален предмет, който съдържа определена информация. Думата има латински корени и се превежда като „доказателство, проба, доказателство“. Нека разгледаме по-нататък какви са документите.

терминология

Законодателството съдържа дефиниция на документ. В съответствие с него тя е материален носител на информация, записана в нея под формата на текст, изображение, звукозапис или комбинация от тях. Почти всички видове документи имат свои собствени данни. По тези елементи можете да идентифицирате медиите. Използва се за прехвърляне на информация в пространство и време за съхранение и последваща употреба. Това определение характеризира документа в тесен смисъл. В широк смисъл различни обекти могат да действат като такава среда за съхранение. Например, документите могат да се считат за книги, скулптури и т.н.

Основни характеристики

В момента има различни видове документи. Всички те имат свои специфики, отличителни черти. Всички те обаче са обединени с една цел - те се използват за предаване на всякаква информация. Най-важните носители на информация се считат за документи на гражданите. Те действат като сертификати за идентифициране на едно или друго лице, което показва тяхната принадлежност към която и да е асоциация или способността да се извършва една или друга дейност. В информационните системи, от една страна, документът като материален обект се характеризира с комплекс от стойности на неговите свойства (детайли, атрибути), тоест неговите метаданни. Заедно с това се описва съдържанието на наличната и фиксирана в нея информация. Обикновено това става чрез индекси или кодове. Например, лекарите, когато попълват определени медицински документи, използват кодове вместо думи.

Духовна работа

Различните видове документи могат да засягат един проблем. В някои случаи, за да се опрости работата с тях, те се комбинират. Колекция от медии, посветени на определен предмет, се нарича документация. В процеса на неговото създаване и проектиране се записва информация. Извършва се по определени правила. Това важи особено за случаите, когато се създават документи на предприятието. Организацията трябва да има лице, което ще записва информация в медиите. Всички, включително общи документи на компанията, действат като източник на тази или онази информация.

Ако установените правила не се спазват, важна информация може да бъде загубена. В хода на документацията е необходимо да се вземат предвид съществуващите законодателни стандарти, да се спазват националните изисквания за събиране и обработка на информация. За по-пълно изпълнение на изискванията се издават специални инструкции и правила и се установява процедурата за чиновническа работа. Така че счетоводните документи се изпълняват според PBU. Тези правила установяват основните изисквания за отчитане на съдържанието. За опростяване на работата се използват формуляри на документи, одобрени на правителствено ниво. Използването им е задължително за всички организации, работещи в различни области.

Класове по документи

Всички носители на тази или онази информация могат да бъдат разделени според различни знаци. Така че по произход се разграничават лични и официални документи. Първите включват носител за съхранение, създаден от човек извън неговата професионална дейност. Личните документи включват кореспонденция, дневници, мемоари и т.н. Всички те са създадени като част от личния живот на човек.Официалните документи са тези, които са съставени, изпълнени и заверени по подходящ начин от физическо или юридическо лице.

В тази категория се разграничава група носители на лична информация. Те включват, по-специално, документи, които ви позволяват да идентифицирате лице (разрешение за пребиваване, паспорт), да удостоверите своето образование и специалност (сертификат, диплома), стаж и т.н. Офисните услуги обикновено работят с официални носители на данни. Повечето от тях са свързани с мениджмънта. Те са създадени за изпълнение на такива функции и задачи като планиране, финансиране, счетоводство (счетоводни документи), поръчки, контрол и т.н. В текущата дейност на компанията се използват сервизни медии.

Категории по метод

В зависимост от това как се записва информацията, се разпределят следните документи:

• Писане. Това е текстов носител, информация в който се записва от различни видове букви.
• Писане на ръка. Информацията се въвежда в такъв документ на ръка.
• Текст. На такива носители има гласова информация, записана с помощта на всяка система за запис на звук или запис.
• Електронно. Тези документи са създадени с помощта на компютър.
• Пишеща машина. Писмени знаци се прилагат върху такива носители чрез технически средства.
• Изобразителното. Документите в тази категория илюстрират информация чрез илюстриране на обект.
• Фотографски - създадени с помощта на фотодетектори.
• Кинематографски - аудиовизуални или визуални документи.

При управлението на компаниите се използват текстови носители на информация, които са създадени по машинен или ръкопис, както и по електронен път. Офисните услуги извършват тяхната обработка и съхранение. Документите също могат да бъдат:

• Белов. В такива документи текстът се пише без корекции или корекции или се прехвърля от друг носител.
• Chernoff. Такива документи отразяват работата на редактора или автора върху текста.

В зависимост от отношението към апарата за управление, организациите разграничават входящите, вътрешните и изходящите носители за съхранение. Те обикновено имат свой сериен номер.

Ограничения за съдържание и достъп

В зависимост от броя на въпросите, които текстът обхваща, се разграничават прости и сложни документи. Първите включват например изявления, писма и т.н. Техният текст повдига един въпрос. Сложните документи могат да се изпращат на няколко длъжностни лица, структурни отдели, институции наведнъж. Те по-специално включват решения, решения, заповеди, инструкции и други. Някои от тях се използват като правни документи.

Например местни регулаторни актове на организацията - заповеди, инструкции. Сред тях има технически документи. Например, това могат да бъдат регламенти, стандарти, инструкции и т.н. В зависимост от ограниченията за достъп документите могат да бъдат некласифицирани, секретни и за официална употреба. Последните могат да се използват свободно, ако е необходимо, от служителите на тази компания. За работа с секретни документи е необходимо специално разрешение. Използването им се извършва в съответствие с установените правила. Много от тях се използват и като правни документи. Тайните и официалните носители за съхранение са маркирани със съответните печати.

Начин на представяне

Според този критерий документите са разделени на:

• проба;
• ситопечат;
• индивид.

В последното съдържанието се представя под формата на свързан текст. Авторът (съставител, изпълнител) на отделни документи подготвя оригинално изявление относно един или повече въпроси за изпълнение на конкретна управленска задача. Такива медии са литературен текст. Екранните документи се отличават с формализирано представяне.Те използват предварително подготвени фрази или отделни фрагменти от повтарящ се текст и има пропуски за въвеждане на променлива информация. Най-често срещаните видове такива документи включват сертификат или въпросник.

Променлива информация обикновено се вписва в тях на ръка. За постоянна информация има специални форми на документи. Например, може да бъде благодарствени писма декларации и т.н. Примерни документи се използват за запис на дублирана информация. Текстовете са моделирани. Например, това могат да бъдат правни документи (споразумения, договори), инструкции, правила и т.н. Методът за въвеждане в документи се използва за съставяне на форми на текстове - образци (стандарти). На тяхна основа вече се създават определени документи. Примерен текст се нарича модел. Впоследствие на негова основа се излагат текстове с подобно съдържание.

Степен на автентичност

Документите могат да бъдат оригинални, дубликати и копия. Оригиналите се наричат ​​единична или първа инстанция. По правило това са правни документи, които се удостоверяват с подписа на упълномощеното лице, печат на одобрение, печат на печат и индекс за регистрация. Оригиналът, без да се проваля, съдържа информация, която потвърждава неговата автентичност. И така, юридическите документи например съдържат информация за автора, мястото, времето на създаване. Дубликат се нарича дубликат. Такъв документ има и юридическа сила. Дублиранията се издават при загуба на оригинала. Например, в случай на загуба на трудовата книжка, работодателят е длъжен да издаде дубликат на служителя. Копие възпроизвежда изцяло или частично информация от оригинала. Такъв документ няма юридическа сила. Копие го придобива при прилагане на съответните подробности към него. Например копие от пълномощно, заверено от нотариус, има юридическа сила.

Други критерии

В зависимост от периода, през който в институцията присъстват информационни медии, те разпределят: документи за постоянно, временно (до десет години) и дългосрочно (повече от 10 години) съхранение. Тези или онези периоди се установяват от Федералния архив и са фиксирани в съответните списъци. В зависимост от метода на предаване, те разграничават:

• Телефонни съобщения.
• Телекси.
• Имейл съобщения.
• Телеграми.
• Letters.
• Факс съобщения.

За прехвърляне на част от тях се използва офис техника (например факс).

Присвояване на медиите

Документите, показвайки (фиксирайки) тази или онази информация, осигуряват по този начин тяхното натрупване и запазване, възможността за прехвърляне към заинтересованите лица, повторна употреба. Носителите на информация се считат за един от съществените елементи на вътрешната структура на организация, институция, компания, чрез които се осигурява взаимодействието на звена. Въз основа на тази или онази информация се вземат различни решения. Информацията действа като доказателство за изпълнението на поръчките, източник на обобщения, материал за справочна и търсеща дейност. Документът в управленската работа е едновременно предмет и резултат от труд, тъй като решението, което се взема, се записва, записва в него. Задачата на чиновниците е да наблюдават безопасността, навременната доставка, издаването на информационни носители. Ако работата се отнася до хартиени или електронни документи, тогава специалистите трябва да спазват установените изисквания при изготвянето им.

Основни признаци

Външните параметри на документа включват тези, които отразяват неговия размер и форма, метод на запис, както и дизайнерски елементи. Авторът е юридическото лице или лицето, съставило текста. Документът съдържа няколко елемента, които се наричат ​​реквизити. По-специално те включват:

• Името.
• Адресат на акта.
• Авторът.
• Датата.
• Текст.
• Резолюция.
• Подпис.
• Печатът на одобрение, одобрение и т.н.

Различните документи използват различни набори от детайли. Някои имат ограничен брой необходими елементи. Броят на детайлите зависи от целта на създаването, целта, изискванията за формата и съдържанието на документа, както и от метода на запис на информация.

форма

Това е набор от детайли. Формата, която се използва за конкретна вид документи (поръчки, поръчки) се нарича стандарт. Характеризира се с определен набор от детайли, които са подредени в строга последователност.

Например формулярът за кандидатстване включва: адресат, автор, заглавие на документа, текст, личен подпис, дата. Един носител за съхранение се счита за едно копие. Дейностите на организацията обаче са документирани и записани в комплекса от редица документи. Те или техните групи взаимодействат по определен начин и съответстват на управленските функции. Цялостността на носителите на информация, които са свързани помежду си със своето име, предназначение, характеристики, обхват на разпространение, както и единните изисквания за тяхното проектиране, формират документационна система. Понастоящем в търговския оборот на компаниите официалната информация се поставя на хартиени и електронни носители.