В различни сфери на дейност на граждани и юридически лица се използват различни видове документи. Събирането, съхраняването, обращението и използването на ценни книжа е предмет на изучаване на дисциплината като документи. Нека разгледаме по-нататък какви видове документи съществуват. 
Водене на записи: Общи
Поддържането на документация е специална област на дейност, която се състои в проектирането, подготовката, съхранението и обработката на документи. Правилността и навременността на вземането на важно управленско решение до голяма степен ще зависи от това как изглежда хартията и информацията в нея, как се осъществява организацията на работа с нея. Документацията отразява и отчита дейността на фирми, предприятия, фирми. В тази връзка документите са предписани от закона. При извършване на одити основно се излагат тези документи, в които са записани дейностите на предприятието.
Основните области на офисната работа
На настоящия етап тази дейност включва:
- Осигуряване на правилното и навременно създаване на необходимите документи.
- Организация на работата с актове (прехвърляне, получаване, счетоводство, обработка, съхранение, контрол, систематизация, регистрация, унищожаване, подготовка за архивиране).
Регулирането на офис технологиите се извършва в няколко направления:
- Стандартизация.
- Законодателна регулация.
- Разработване на регулаторни, методологически и правни актове на национално действие.
За организиране и провеждане на офис работа са необходими професионални знания и специални умения. В тази връзка, за осъществяването на тази работа в институции и предприятия са сформирани съответните звена (отдели, служби). В малките компании секретарите участват в чиновническа дейност; служителите, упълномощени от управителя, отговарят за състоянието на ценните книжа на компанията. За всяка група документи трябва да се предвиди конкретно място. По правило те се съхраняват в огнеупорни шкафове. Дисциплинарни санкции могат да бъдат налагани на длъжностните лица за неподходяща документация.
Законодателна рамка
Федералният закон, уреждащ информацията и нейната защита, задължението за документиране на информация е фиксирано и са установени редица основни определения. Този нормативен акт регламентира и отношенията, които възникват при създаването и последващото прилагане на информационните технологии. Документацията се изисква и от други закони. По-специално, Гражданският кодекс определя правното основание за дейността на юридическите лица и процедурата за техния работен процес. Данъчният кодекс е установил стандартни данъчни документи. С тяхна помощ се води отчет за търговските дейности на фирми и физически лица, навременността на приспадане на таксите в бюджета. Законът също така установява примерни документи. Така че, в Гражданския кодекс има изисквания за състава на учредителните споразумения, уставите, пълномощните и т.н. Нормативните актове установяват форми на документи, които се изпращат по различни начини (по пощата, факс, по интернет). 
Документи на Русия
Административната система на управление на офиси включва многостепенна класификация. Разграничават се следните общи видове документи:
- Организационни и административни. Тази категория включва протоколи, решения, харти, заповеди, инструкции, наредби.
- Справочна и информационна. Тази група включва актове, сертификати, телеграми, бележки, писма и т.н.
- По отношение на персонала. В тази категория са трудови книжки, извлечения, договори, характеристики, поръчки и др.
Разграничете и такива форми на документи като:
- Шаблон.
- Индивидуална.
- Типични (примерни документи).
Друга класификация
В зависимост от съдържанието на хартията те могат да бъдат прости или сложни. В съответствие с произхода се разграничават лични и служебни, на мястото на осиновяване - външни и вътрешни. Видовете документи се различават по отношение на съхранението: постоянно, повече и по-малко от десет години. В зависимост от публичността документите могат да бъдат некласифицирани и секретни (Sov. Secret, поверителни). Видовете документи се отличават по метода на фиксиране: звукови, графични, машинни и ръкописни, материали за фото филми.
Документите също могат да бъдат спешни или неотложни. В съответствие с етапите се разграничават извлечения, чернови, оригинали (оригинали), копия. Държавните документи са обособени в отделна категория. Съгласно действащото законодателство упълномощените органи издават инструкции, инструкции, заповеди, постановления, заповеди, решения, постановления.
Основни документи
Те включват документи, които съдържат първоначалната информация, получена по време на развитието, изследванията, наблюдението и други човешки дейности. Основните документи в счетоводството се съставят по време на бизнес транзакции. Те действат като доказателство за фактите. Документите-източници включват например актове, сертификати, варанти, фактури и т.н. Уеднаквени формуляри са одобрени за повечето от тях. Например са създадени специални форми на ценни книжа за дълготрайни активи, търговия, труд, парични сетълменти. В случай, че няма единен формуляр за нито един документ, компанията разработва своя собствена форма. Във всеки случай обаче в него трябва да присъстват следните подробности:
- Името.
- Дата на съставяне.
- Името на организацията.
- Същността на домакинствата. операции.
- Метра.
- Списък на отговорните служители.
- Лични подписи на упълномощени лица.
Духовна работа
По указание на лидерите на компанията и по инициатива на ръководителите на отдела се разработват различни разпоредби. Тази група документи включва индивидуални и стандартни актове. Съдържанието на първия се отнася до звена за управление, работилници, отдели, включени в организационната структура на предприятието. Стандартните документи се отнасят до цеховете на основното производство. Проектът за регламент се подготвя от изпълнителя, съгласуван с правния отдел на организацията. В случай на коментари или възражения, те се посочват в отделен документ или във второ копие. Основният административен акт в предприятието е заповедта на ръководителя. Чрез този документ могат да бъдат формализирани дейностите, инструкциите и решенията на организацията, различните дейности, резултатите от одита, резултатите от работата и т.н.
меморандум Представлява документ, в който е посочен всеки въпрос или факт, предложение или заключение. Тя може да бъде изпратена до ръководителя на компанията или по-висока организация. меморандум - Това е вид писмо, една от формите на вътрешна кореспонденция в предприятието. Тя се изпраща от структурните звена до всеки адресат на организацията, с изключение на прякото управление. Бележка може да бъде изпратена специално от всеки служител на компанията. Тези документи имат отчетен, проактивен или информационен характер. Обяснителна бележка - документ, в който се обяснява съдържанието на конкретни разпоредби на основния акт (доклад, програма, план) или се обясняват причините за нарушаване на дисциплината или неизпълнение на заповед.
инструкции
Тези документи са разделени на две групи. Включени в първата категория ръководят изпълнението на определен процес, в който участват отдели, длъжностни лица и т.н. Длъжностните характеристики определят задълженията, правата, функциите и отговорностите на конкретни служители.Тези документи могат да изяснят процедурата, в съответствие с която е необходимо да се спазват изискванията на законите и заповедите (заповеди, постановления и т.н.). Описанията на длъжността могат да имат постоянна или конкретна валидност. Вечните документи обаче подлежат на преразглеждане и проверка веднъж на всеки 3-5 години.
