Поради факта, че в ежедневието постоянно се сблъскваме с документи по време на работа и у дома, искаме да посветим допълнителен разговор на тях. Нека да разберем какво е документ и какви типове съществуват.
Какво е документ?
Документът е информация, записана на материален носител, която има подробности, които позволяват идентифицирането му. Има и други определения на това понятие. Така че, можем да кажем, че документ е информация, съхранявана от лица и организации като доказателство за дейности или задължения.
Същност на документа
По принцип всички налични определения на даден документ подчертават неговата информационна същност (същност).
Законът за „Информацията, информационните технологии“ гласи, че информацията е предоставената информация, независимо от формите и методите на тяхното предоставяне. А това означава, че показвайки в документа, можем да запишем и прехвърлим наличната информация на други лица, а също така да я използваме многократно.
Носител на документирана информация е обект, който се използва за съхраняване и закрепване в звукова, речева и визуална форма.
От гореизложеното можем да заключим, че документът е също незаменим елемент от вътрешната работа на всяка организация, институция, компания, който осигурява взаимодействието на отделните звена. Всъщност именно информацията е причината за вземане на всички управленски решения, както и доказателство за тяхното изпълнение и материал за по-нататъшни дейности.
В сферата на управлението документът е работен елемент, тъй като всяко взето решение се записва писмено.
Външните знаци на документите са характерни характеристики, които отразяват неговия размер и форма, методи на запис и елементи на дизайна. Нейният автор може да бъде както физическо, така и юридическо лице. Всеки работен документ, ако е надлежно изпълнен, има юридическа сила.
Подробности за документите
Документацията се свързва със спазването на всички задължителни елементи, които се наричат реквизити. Те включват:
- име;
- адресат;
- авторът;
- дата;
- текст;
- подпис;
- резолюция;
- одобрение и одобрение.
Трябва да се отбележи, че различните документи имат напълно различни подробности. Броят им зависи от целите и целта му. Мнозина например имат ограничен брой детайли. Между другото, ако поне един от тях е посочен неправилно, тогава документът се счита за невалиден.
Документно счетоводство
Какви документи са необходими в работата? В областта на управлението на организацията се използват най-различни форми. Всичко зависи от това къде и с каква цел е необходимо да подадете документи.
Всички те не съществуват сами по себе си, но са обект на строга систематизация. С други думи, всяка компания съхранява документация. Това е необходимо, на първо място, за да може всяка информация да бъде лесно и в точното време да се намери.
Лични и официални документи
Документите имат своя собствена класификация по различни причини. Така че, по произход те са лични и официални.
- Личните се създават извън работното място. Тя може да бъде кореспонденция, дневник, бележки.
- Но официалните са документи на организацията, съставени по определен начин и в установената форма.
Но в групата на официалните документи се разграничават лични, например: паспорт, диплома, удостоверение, разрешение за пребиваване, трудова книжка.
Ясно е, че официалните документи главно участват в деловодството, повечето от които са документи за управление.С тяхна помощ се осъществяват управленски функции на организацията: планиране, финансиране, контрол, доставка и счетоводство. 
Класификация на документацията
Според метода за документиране на информация може да бъде от различно естество:
- писмена форма;
- текст;
- саморъчен;
- пишеща машина;
- Електронната;
- изобразително.
Това може да бъде видео, аудио, фото документ, както и бял и чернови. Както можете да видите, има огромно разнообразие от тях.
Какви документи са необходими в управленско счетоводство? Абсолютно всичко. Много от тях присъстват във всяка организация. Невъзможно е да се получи, като се използва само един вид. Всички те са необходими в зависимост от ситуацията.
Входящи, изходящи и вътрешни документи
Входящи, изходящи документи и вътрешни - всички чухме за подобна класификация. Така че, съвкупността от такива документи формира документооборота на цялата организация. Входящите и изходящите ценни книжа подлежат на строго счетоводство. Те се записват в съответните списания на входяща и изходяща кореспонденция.
По броя на повдигнатите въпроси документите са разделени на прости и сложни. В първия се повдига само един въпрос, а в други - няколко.
Видове ограничения за достъп до ценни книжа
По наличност хартията се определя като тайна, некласифицирана и за общо официално използване. Тайните са маркирани със специален печат. Използването им изисква специално разрешение. А за работа с други документи не се изискват отклонения. Те са предназначени за служители на организацията.
Методът на представяне на текста на документа
По метода на представяне документите се разделят, както следва:
- проба;
- ситопечат;
- индивид.
В отделни документи презентацията преминава в собствен стил, сякаш от себе си. Документите на екрана се издават по определена схема, като се използва набор от стандартни фрази. Най-често срещаният вид такава хартия е въпросник или сертификат. По правило те се отпечатват върху готови формуляри, в които след това се въвеждат някои данни.
Какви документи са необходими при ежедневна работа? Разбира се, типично. Те се изготвят въз основа на конкретна извадка и се използват в подобни ситуации. Създават се шаблони, които при необходимост се вземат за основа, като се вмъква само допълнителна информация. Много често е необходимо да се изготвят някои документи, за да се получат други, например в данъчната служба или в други случаи.
Видове документи за автентичност
По автентичност документите се разделят на оригинали, копия и дубликати. Ясно е, че оригиналът е първата единична инстанция. Сертифициран е с мокър печат и подпис.
Дубликатът е дубликат на оригинала, най-често се издава при загуба на оригиналния документ и също има юридическа сила. Но що се отнася до копията, въпреки че те напълно съвпадат с оригинала, те нямат никаква юридическа сила.
Разделяне на документи по период на съхранение и начин на прехвърляне
Според срока на годност документите се разделят на хартии за постоянно, временно (срок на съхранение до десет години) и дългосрочно съхранение (повече от десет години).
И по метода на предаване, към телеграми, писма, факсове и съобщения (електронни).
Каквото и да кажете, документите са навлезли плътно в живота ни. Всеки ден се занимаваме с всякакви документи. И независимо в коя област работим, винаги използваме документи за получаване и предаване на тази или онази информация.
