Сред огромния брой опции за бизнес кореспонденция, писмо за потвърждение заслужава специално внимание. Какво е това и в какви случаи трябва да се изготви подобен документ?
Основна цел
Бизнес етика винаги предвижда взаимно уважение между страните. Това е предпоставка за нормалното водене на бизнес. Без него е невъзможно да си представим дълго и ползотворно сътрудничество. Понякога писмо за потвърждение е просто необходимо.
Само по себе си не е толкова важно. Това е само жест на учтивост. Той уточнява, че това, което партньорите се съгласиха предния ден. Тоест, в писмо за потвърждение се посочва изпълнението на някакъв факт или действие. В този случай има две възможности:
- Потвърждение за получаване на стоки, писма или други документи, които се изпращат по предварителна заявка. Тук една от страните уведомява другата, че действието е приключило.
- Потвърждение на съгласие с нещо конкретно (цена или количество стоки, дата на предстоящи преговори, условия за изпращане на стоки и други). Тук другарите изразяват одобрението си за определени точки на съгласие.
От това става ясно, че писмото за потвърждение е незадължителен документ. Но изпращането му за пореден път показва на партньора с какво внимание и уважение се отнасят към тях.
Правописни правила
За да разберете как да напишете писмо за потвърждение, трябва да знаете основните правила за обработка на бизнес документи. Не трябва да се заемете с работа, докато смисълът на такова обжалване не бъде разбран напълно. Всъщност няма нищо сложно.
Такова писмо, както и всяка друга бизнес кореспонденция, трябва да се състои от три части: заглавие, текст и заключение. Всеки от тях носи свой семантичен товар:
- Заглавието на първо място съдържа подробности под формата на датата на заминаване и изходящ регистрационен номер.
- Съдържанието обикновено се разделя на две части: въведение и текст на тялото. Подобно писмо по правило започва с обръщение към адресата. Това са обичайните правила за добра форма. В повечето случаи тя се изписва на името на ръководителя на партньорската компания, но понякога е препоръчително да се обърнете към такава официална хартия до специалист, който е пряко ангажиран с решаването на този въпрос. Например, потвърждение за поръчка за работа може да бъде изпратено до директора по продажбите или производствения заместник.
- В заключение е обичайно да се изразява благодарност. Можете също така да добавите няколко думи за желанието да продължите сътрудничеството.
Такива съобщения позволяват на партньорите да бъдат уверени един в друг.
Писане на писмо
Някои хора бъркат такъв документ с известие. Но има огромна разлика между двете букви. Единият от тях просто съобщава за факт или събитие, а другият потвърждава приключването на конкретно действие въз основа на предварително споразумение. За да избегнете грешки, трябва да знаете как трябва да изглежда писмо за потвърждение. Пробата може да бъде изготвена независимо, тъй като няма специално одобрен формуляр за такова бизнес писмо.
Той трябва да бъде издаден на бланката на изпращащата организация. Ако фирмата няма такава, тогава може да се използва ъглов печат. Информацията трябва да бъде поставена последователно:
- Първо, в левия ъгъл в специални колони посочете номера и датата в съответствие с записа в регистъра за регистрация.
- След това вдясно посочете пълните данни за адресата (име и адрес на фирмата, длъжност и пълно име на получателя).
- По-долу е написана ключова фраза, която съдържа същността на това съобщение.
- Основната част започва с обръщение към адресата. По-добре е да направите това по име и отчество и в самото начало да добавите думата „уважаван“.
- Освен това, с ясни думи, е необходимо да се информира, че условията на споразумението са изпълнени.
- След това трябва да има думи за признателност.
- Можете да завършите текста с фразата „С уважение“.
Документът се подписва от ръководителя, което трябва да бъде потвърдено с печата на организацията.
