Бизнес пътуванията са командировки, на които отиват различни служители на организацията. По време на такива пътувания се решават важни за компанията въпроси, например, проверява се работата на клона, подписва се договор с нови изпълнители или се купуват определени стоки от доставчика. Служител на компанията, пътуващ по това пътуване, може да разчита на многобройни разходи. За хранене и настаняване се назначава дневна надбавка за командировка, чийто размер може да варира значително в различните организации. Нормата е фиксирана във вътрешната местна документация чрез издаване на заповед от ръководителя на фирмата.
Цел на плащане
Размерът на дневните суми по време на командировки се определя индивидуално във всеки отделен случай, тъй като отчита колко пари са били изразходвани от служителя по време на пътуването. Надбавките за издръжка се представят от бюджета на служителя, докато сте в друг град или държава. Всички разходи се компенсират въз основа на законовите изисквания. За цялото време, когато служителят е в командировка, се запазват заплатата и заеманото място във фирмата.
В почти всички компании не се плаща дневна такса за еднодневни командировки, по време на която служителят не пребивава в друг регион за една нощ. Ежедневно се използва за следните цели:
- избор и заплащане на местоживеенето на служителя;
- хранене на служителите в заведенията за обществено хранене, както и компенсация за разходите за закупуване на различни продукти в магазините;
- пътуване до друг регион или държава, както и разходи за придвижване из града на различни видове обществен транспорт;
- провеждане на различни мероприятия въз основа на задание за управление;
- други важни разходи, но те трябва да са необходими и подходящи, в противен случай ръководството на компанията може да откаже прехвърлянето на средства.
Дневната сума за командировка в Русия се определя индивидуално за всеки служител. Но в същото време максималните плащания могат да бъдат регистрирани на местно ниво.
Кога са изброени?
Всяка компания поотделно определя кога дневната такса трябва да бъде прехвърлена на служителя на организацията. За това могат да се използват две опции:
- превод на средства предварително и в този случай обикновено се изплаща фиксирана сума, която служителят може да управлява в пътуване, но ако е необходимо, след командировка, той може да поиска допълнителни средства;
- плащане на дневни разходи след пътуването, по време на които служителят трябва да изразходва собствените си средства и след това да състави отчет, съдържащ информация за всички разходи, въз основа на които се компенсират разходите.
Вторият вариант се използва най-често, поради което почти всеки служител на компанията трябва да направи специален отчет след пътуването.
Какви документи се подготвят от служителя?
След пътуването служител на компанията може да разчита на обезщетение за направените разходи. Каква дневна такса за командировка се компенсира зависи от разходите на гражданина. За да получи пари, служителят подготвя следните документи:
- директен отчет, който съдържа информация колко пари са изразходвани от гражданин по време на пътуването;
- лизинг, ако гражданин е използвал частен апартамент за живеене в пътуване;
- квитанция за хотел;
- документи, потвърждаващи пътните разходи, които включват чекове, квитанции за спално бельо във влак, бордови талони за самолет или други подобни документи;
- доказателства за използването на таксиметровите услуги, предоставени от различни разписки, чекове или билети, и ако гражданинът използва личен транспорт, той предава чековете, получени на бензиностанции, на работодателя;
- документи, потвърждаващи други видове разходи.
Въз основа на такъв отчет и други документи счетоводителят на дружеството изчислява дневната сума, следователно разходите, направени от служителя, се компенсират.
Как се определя изплащането?
Всяка компания независимо определя размера на тези плащания, който отчита целта на пътуването, финансовите възможности на организацията, както и други индивидуални фактори. В този случай се вземат предвид нормите, заложени във вътрешната документация на компанията.
За да одобри дневната такса в командировка, във фирмата се формира специална позиция. Подписва се от ръководителя на компанията. Освен това се издава заповед за дневни командировки в командировка. В този случай се вземат предвид нормите, въз основа на които средствата се прехвърлят от тези плащания в различни фондове.
Кога се плаща с плащания на данък върху доходите на физическите лица и вноски в различни фондове?
При изчисляване на дневната такса работодателите трябва да вземат предвид колко не им е необходимо да плащат данък върху доходите на физическите лица и други вноски на правителствените организации. Следователно, ако ръководството на компанията не иска плащанията да се облагат, се вземат предвид следните ограничения:
- ако планирате пътуване в рамките на Русия, тогава максималните плащания трябва да бъдат 700 рубли. в един ден;
- ако служител е изпратен в друга държава, тогава му се изплаща максимум 2,5 хиляди рубли. на ден.
Ако служителят харчи повече средства, тогава данъкът върху доходите на физическите лица се плаща от разликата, а необходимата сума на средствата се прехвърля в държавни фондове. Въпреки че законът не съдържа изисквания за минимално плащане, всяка организация трябва да вземе предвид действителния размер на средствата, които работникът ще трябва да изпълни задача в друг град или държава. Следователно, прекомерното намаляване на дневните разходи в командировка до Русия може да доведе до недоволство от страна на служителите на компанията.
Продължителността на пътуването също се взема предвид, тъй като ако един ден е достатъчен за изпълнение на задачата, работодателят може да компенсира само пътните разходи, посочени в доклада. Някои организации просто прехвърлят на служителя 50% от установената норма.
Общи правила за прехвърляне на средства
При изчисляване на размера на дневната сума в командировка в Русия работодателите трябва да вземат предвид някои важни правила. Те включват:
- Ежедневно се изплаща само при условие, че пътуването се дължи на производствени нужди и не действа като инициатива на прекия служител;
- при командировка ръководителят издава заповед, в която са изброени всички условия и изисквания за командировка;
- служителят може да поиска аванс, издаден въз основа на парична заповед за изплащане;
- назначеният служител, който е получил средства от работодателя, трябва да изпълнява определени задачи, за които се формира работна задача;
- в рамките на три дни след пътуването служителят представя специален авансов доклад, към който са приложени други документи, потвърждаващи направените разходи;
- докладът се проверява от счетоводителя или икономиста на компанията, след което документът се одобрява от ръководителя;
- Размерът на плащането се изчислява, като се вземе предвид датата на заминаване и пристигане.
Ако въз основа на документи, представени от служител, се установи, че той е похарчил по-малко от това, което е издадено предварително под формата на дневни надбавки за командировка, той трябва да върне разликата в касата на компанията.
Плащат ли се дневни суми за еднодневно пътуване?
Често за решаване на различни проблеми е необходимо да отделите не повече от един ден, така че възниква въпросът дали дневната такса се плаща при такива условия. Едно пътуване за 1 ден на базата на ТС изисква прехвърляне на дневна такса. Подобно пътуване се извършва по стандартен начин, следователно, графикът показва, че служителят не е присъствал на основното място на работа. На следващия ден служител на компанията генерира отчет за пътуването, въз основа на който получава обезщетение от ръководителя на компанията.
Много компании не плащат дневни разходи за еднодневни командировки, освен ако не е предвидено друго в местната местна документация.
Какво да направите, когато работното пътуване приключи рано?
Често служителите получават пари в брой предварително, но в същото време се връщат вкъщи предсрочно, тъй като бързо изпълняват задачите, поставени от ръководителя. В този случай те са длъжни правилно да подготвят отчет за разходите.
Счетоводителят на фирмата въз основа на получената документация извършва преизчисление. Разликата, останала при служителя, се връща в касата на компанията.
Как се заплаща работата през почивните дни?
Надбавката за издръжка за командировка се изплаща за всеки календарен ден на пътуване, но само ако служителят се справя със задълженията си не само в делничните дни, но и през почивните дни.
Ако гражданин е изпратен в друг град да наблюдава работата на новия клон в продължение на няколко седмици, тогава не му се назначава дневна надбавка за уикенда.
Нюансите на чуждо пътуване
Работниците могат да отидат в командировка не само в Русия, но дори и в друга държава. Характеристиките на такова пътуване включват:
- дневната ставка за командировка до друга държава обикновено се определя на 2,5 хиляди рубли;
- средствата се изплащат в рубли само за онези дни, когато гражданин е на територията на Руската федерация;
- при преминаване на границата се изплаща дневна такса във валутата на страната, в която се изпраща служителят на компанията;
- ако служителят е в същия ден в Руската федерация и в друга държава, тогава плащането се разделя на две части, едната от които е представена в рубли, а втората се превежда във валута.
Всяка фирма има право във вътрешната си документация да установи различна процедура, въз основа на която се заплаща дневната такса за командировка.
Какво трябва да направя, ако служител купува валута в друга държава?
В командировки дневните разходи позволяват на служителите да плащат за настаняване и хранене, както и да компенсират други задължителни разходи. Ако гражданин е изпратен в друга държава, тогава работодателят може да му издава средства, както в рубли, така и в чуждестранна валута.
Ако парите са дадени в рубли, тогава служителят при пристигането си в чужда държава трябва самостоятелно да придобие необходимата сума на валута. В същото време той трябва да предаде на работодателя подкрепящ документ, представен с банково извлечение. Указва колко валута е закупена, когато процесът е завършен, и с каква скорост е извършена покупката.
Надбавките за издръжка за пътувания в чужбина се вземат предвид по тарифата, определена от банката в деня на представяне на отчета за пътуване на компанията до ръководството на компанията.
Какво трябва да направя, ако служител се върне и напусне същия ден?
Често има ситуации, при които служител, завърнал се от командировка, заминава същия ден за друго работно пътуване. Тази ситуация по никакъв начин не нарушава изискванията на закона. В нормативните актове няма инструкции относно правилата за изпълнение. Следователно работодателят може да използва два метода:
- За всяко пътуване се подготвят два комплекта документи. Следователно работодателят издава две поръчки, а също така формира два сертификата и задачи. Дневната такса се изплаща два пъти, а денят, в който се пресичат две пътувания, се плаща в двоен размер.
- Комбинира две пътувания.Този процес се използва, ако се знае предварително, че един служител ще бъде изпратен в две пътувания наведнъж. Затова документите се съставят незабавно, въз основа на които се разширява първото пътуване. По закон няма ограничения за продължителността на пътуването, така че организацията може да го удължи неограничен брой пъти.
Изборът зависи само от решението на прякото ръководство на компанията.
счетоводство
Много компании не плащат дневна такса за командировка един ден, но според закона всяка компания трябва правилно да организира командировки. За това от ръководителя се издава не само заповед и се съставя задание за работа, но и необходимата информация се вписва в счетоводните документи.
Следните публикации се използват за дневни надбавки:
- D71 K50.2 - издаване на средства от валутния офис на компанията;
- D71 K50.1 - издаване на пари в рубли, ако планирате пътуване през територията на Русия;
- D20, 23, 25, 26, 44 K71 - приемане на отчета на служителя за счетоводство;
- D91 K71 - отписване на разходи от разликата в обменния курс при закупуване на валута;
- D50 K71 - връщане на остатъка от служителя, ако не е изразходвал цялото получено авансово плащане;
- D71 K50 - издаване на надвишаване, ако служителят не е получил достатъчно по-рано получени средства;
- D70 K68 - начисляване на данък върху доходите на физическите лица, ако служителят е изразходвал повече от размера на нормата, установена със закон.
Ако служителят прекара в командировка повече от 700 рубли. или 2,5 хиляди рубли., данъкът върху доходите на физическите лица се плаща от разликата. Плащането на данък се записва в отчетите 2-ДДС и 6-ДДС.
заключение
Бизнес пътуванията задължително се придружават от прехвърляне на дневни суми на служителя. Те се използват за заплащане на стая и пансион. Размерът им зависи от това дали задачите се изпълняват от служител в страната или дали той е изпратен в друга държава.
Средствата могат да бъдат преведени предварително или след пътуването. Ако сумата не надвишава нормите, установени от закона, не е необходимо да удържате плащания на данък върху доходите на личните лица.