En qualsevol organització, cada document s'ha de registrar i ingressar en un diari especial. Això també s'aplica als acords laborals. Es requereix un registre de contractes laborals, el qual serà analitzat amb més detall a totes les empreses que guardin registres de documents i dades dels seus empleats.
Necessito una revista
Els líders de les organitzacions han d’entendre que el registre de contractes de treball i de convenis addicionals no sigui una pèrdua de temps, sinó una oportunitat per assegurar-se. En primer lloc, és molt convenient. Tota la informació sobre els documents es troba en un mateix lloc en lloc d’emmagatzemar un munt de contractes de tots els empleats al vostre escriptori. En segon lloc, pot ser necessària una revista si sorgeixen conflictes entre l’empleat i l’empresari. En tercer lloc, gràcies a la revista, un agent de recursos humans pot emetre qualsevol informació a un empleat en poc temps.
En algunes organitzacions, és habitual mantenir diverses revistes d’aquest tipus: per a contractes perpetus i per a urgents.
La paraula de dret
Per cert, la legislació no indica enlloc que calgui el registre de contractes laborals. Però va passar que es tracta d’un treball d’oficina determinat i de les seves regles generals. Segons les normes, s’ha de fixar cada document. A més, aquesta revista apareix a la llista de documents de gestió. I la seva absència en l’organització pot causar problemes amb els organismes d’inspecció.
Els empleats amb experiència del departament de personal defensen que la presència d’un registre de contractes laborals, una mostra que es presentarà posteriorment, facilita significativament les jornades laborals i permet organitzar dades sobre els empleats i conservar-ne els registres.
Omplint
No està regulat per la llei com hauria de ser exactament un diari de comptabilitat. En la majoria dels casos, el formulari del registre de contractes laborals és un quadern habitual. El més important és que la coberta sigui densa per a una major explotació.
La pàgina de títol de la revista ha d’indicar el nom de l’organització, el nom de la revista, l’inici del seu manteniment. A continuació, al primer full, s’indica les persones responsables de mantenir el llibre. Si se suposa que les persones autoritzades poden canviar, és millor introduir informació sobre elles de manera ordenada:
- Número en ordre.
- Detalls de l’empleat.
- Títol de la publicació.
- Les raons per les quals aquesta persona pot fer canvis a la revista.
- Signatura de l'empleat.
Emplenar el registre de contractes laborals es pot denominar normalitzat. Tota la informació s’introdueix en una taula, el nombre de columnes en què varia segons els desitjos de l’organització mateixa. De mitjana, hi pot haver fins a deu columnes. La taula es replega de la següent manera:
- El número de sèrie del registre del document.
- Data de conclusió del contracte.
- Número de contracte.
- Detalls de l’empleat.
- El nom del càrrec o especialitat.
- El nom del departament o unitat.
- El període de vigència del contracte.
- La naturalesa del treball.
- Presència d’acords addicionals.
- Notes especials.
Opcionalment, podeu entrar a una altra columna, on l’empleat signarà al costat de la informació proporcionada. A més, la signatura indicarà que l’empleat va rebre una còpia del contracte.
Aquells que no saben com és el registre de contractes laborals, poden veure el document de mostra a la foto següent.
Versió en paper
Tot i que l’era de la tecnologia informàtica està en plena floració avui en dia, gairebé totes les empreses conserven una versió en paper del diari de registre.
En primer lloc, aquest document ha de ser cosit, numerat i certificat pel cap de l'organització. En segon lloc, el departament de personal assegura que és molt més convenient tenir un diari com aquest. I en tercer lloc, a la revista hi hauria signatures dels empleats, indicant el seu acord amb la informació especificada.
Versió electrònica
El formulari electrònic de registre de contractes laborals té avantatges i contres. Sens dubte, els documents electrònics són molt còmodes d’utilitzar. Els munts de carpetes i papers no s’obstrueixen a la taula i a la prestatgeria, perquè tot s’emmagatzema en un ordinador. Però en la versió electrònica no podeu obtenir la signatura de l'empleat al document i sovint passa que els ordinadors es descomponen i tota la informació pot desaparèixer.
Per tant, molts gestors de personal, si conserven un diari electrònic, és només com a versió de còpia de seguretat del suport paper.
Normalment fan una versió electrònica en format Excel. Aquesta taula té moltes funcions i és fàcil d'omplir. El format electrònic de la revista és:
- control sobre l’emmagatzematge d’informació;
- secret de la informació;
- formació instantània de còpies de comandes i certificats;
- Recerca instantània dels documents necessaris.
A més, podeu mantenir un registre addicional per separat. acords de contractes laborals. Però a vegades és convenient buscar informació sobre un empleat en diferents documents. És millor si aquesta informació es ressalta com a columna separada en un document comú.
Característiques
Hi ha algunes funcions que es guarden millor al registre. Això pot incloure:
- El registre de convenis de contractes de treball i els propis contractes es pot iniciar de nou cada any. Això és cert sobretot per a les grans empreses, on hi ha molts documents.
- Si l’autoritzat ha comès un error en introduir la informació, no se suposa que s’acceptin multes.
- Aquest document s'hauria de guardar almenys 75 anys.
- Un cop finalitzada la llibreta, ha de ser numerada i numerada. A continuació, poseu el segell i envieu-lo a l’arxiu de documents, on realment s’emmagatzema.
- Si un contracte de durada determinada entra en la categoria d’il·limitat, s’haurà de fer constar aquest fet. A continuació, es torna a registrar el contracte o es fa una nota corresponent a la revista.
- El líder ha d’acreditar el diari de registre posant la seva signatura a la contraportada del quadern.
Qui guarda una revista
Com ja hem sabut, el diari de comptabilitat de contractes és un document que confirma la presència de documents importants en una organització.
Segons les normes, aquests documents són emplenats i conservats per persones autoritzades. En el seu nucli central, es tracta d’empleats de recursos humans o directius de recursos humans. Són els responsables de diverses comprovacions, és a dir, la subministració completa d’informació sobre els empleats.
Els mateixos empleats també es responsabilitzen dels originals de tots els contractes i dels acords addicionals. Inicieu aquests documents segons l’ordre de l’empresari.
La comanda determina:
- tipus de registre (paper o electrònic);
- periodista
- formulari de registre de registre.
Anteriorment, es va presentar un registre de contractes laborals (document de mostra). Ara podeu veure a la foto següent com sembla la revista per registrar acords addicionals als contractes.
Canvis
Anteriorment, es deia que, amb una petita supervisió, l'empleat no té cap responsabilitat ni penalització especial. Però encara heu d’omplir amb deteniment el diari.
Està totalment prohibit fer cap canvi, independentment del tipus de document. Si un empleat autoritzat comet un greu error, s'ha de tancar el diari. Això vol dir que a l’última pàgina del llibre s’indica el motiu del seu tancament. A més, s’hauria d’informar del problema al cap de l’empresa. Per iniciar un nou diari de comptabilitat, heu d’emetre una comanda.
Pel que fa als canvis addicionals relacionats amb un determinat empleat, inclouen:
- acomiadament;
- canvi de les condicions de treball;
- transferència d’un empleat a un altre departament, divisió o canvi de posició d’un empleat.
Per obtenir aquesta informació, es crea un llibre separat per a acords complementaris o una columna independent a la revista de registre de contractes.
És important recordar que aquest diari és important per a un empleat que manté informació sobre els seus empleats.
Gràcies a aquest document, podeu trobar informació fàcilment en les revistes que s'hagin transferit a l'arxiu durant molt de temps. I també la revista es considera confirmació legal de l'existència de tots aquells contractes laborals que es concloguin amb empleats que desenvolupen les seves activitats a l'empresa.