Un nombre creixent d'empreses russes comença a estudiar els problemes associats als fluxos d'informació. Què és aquest fenomen? Quina és la importància dels fluxos d'informació per al desenvolupament de les organitzacions? Quines són les característiques de l'aplicació de la metodologia per al seu estudi per a empreses de diferents indústries?
La importància pràctica dels fluxos d’informació
Entre les àrees en què els fluxos d’informació tenen la major importància pràctica hi ha la gestió d’empreses.
Per tal d’augmentar l’eficiència de la producció de mercaderies, així com la seva qualitat, per dominar la producció de nous tipus i introduir tecnologies avançades, els líders de l’empresa utilitzen una àmplia gamma de mètodes científics i aplicats.
Els fluxos d’informació de l’organització contribueixen significativament a la qualitat del treball dels directius en totes les àrees anotades.
Explorant-les, les empreses poden solucionar amb èxit els problemes associats a l'explotació dels recursos de producció existents.
L’ús dels fluxos d’informació en la producció
Analitzem, en quins mecanismes hi participen els fluxos d'informació a l'empresa. Per regla general, les empreses intenten construir-les mitjançant projeccions del sistema. La base per a la formació són els recursos d'informació (amb origen intern i extern).
Típic model d’informació els fluxos a l’empresa, com hem dit anteriorment, reflecteixen l’interès de la direcció de l’empresa per millorar la qualitat de la gestió. La seva construcció implica la solució de les següents tasques principals:
- introducció de sistemes de control a les línies de producció;
- anàlisi de la qualitat de les fonts d’informació, la seva recollida, avaluació de la importància i les perspectives d’iniciar negocis;
- modelització de mecanismes d’influència directa de la informació sobre processos de producció;
- crear i actualitzar una base de coneixement corporatiu;
L’algoritme específic per crear el model depèn, per regla general, de les especificitats del sector de l’empresa. En alguns segments, l'intercanvi d'informació tant dins de la corporació com amb el mercat extern pot ser difícil a causa del secret o dificultats tecnològiques per recopilar dades en fitxers i la seva posterior transmissió al destinatari.
Tipus de fluxos d’informació
Els criteris de classificació generalment acceptats, que permetrien nombrar de forma inequívoca els tipus de fluxos d’informació, encara no s’han desenvolupat a la moderna escola de màrqueting russa. Massa aspectes problemàtics que reflecteixen l'exploració de dades. Tot i això, entre els experts hi ha un model força estès que divideix els fluxos en tipus segons la naturalesa de la informació. Per tant, poden ser:
- financera;
- tecnològic;
- màrqueting;
Això, per descomptat, queda lluny d’una classificació exhaustiva dels fluxos d’informació. Per descomptat, la llista continua. Exemples específics de fluxos d’informació poden ser molt diferents. És important no confondre’ls per la seva harmonia amb els fenòmens de la indústria. Per exemple, els fluxos d’informació i financers que impliquen canals de liquidació d’efectiu i no d’efectiu que reflecteixen informació, estadística o analítica, sobre fluxos d’efectiu no són el mateix. Tanmateix, els primers poden complementar-se de forma qualitativa.
Activitat de fils com a eina competitiva
Si s’introdueix un sistema de fluxos d’informació correctament funcionant a l’empresa, això pot convertir-se en un avantatge competitiu important de l’empresa. En quins aspectes?
En primer lloc, en el control de processos. Quan es proporciona la informació necessària als empleats responsables de l'empresa amb la informació necessària, això els permet optimitzar de manera més eficaç determinades etapes de producció. La informació obtinguda pels especialistes ens permet identificar les tecnologies més significatives des del punt de vista de la rendibilitat empresarial, així com introduir aquelles que és probable que siguin tals.
Un altre avantatge que proporciona l’anàlisi dels fluxos d’informació és millorar la qualitat de la gestió a nivell de personal.
Posseir les dades necessàries, corporatives estructures de gestió el personal té a les seves mans una eina que permet organitzar de manera més eficient el treball de les estructures corporatives internes.
Un altre factor competitiu que una empresa pot obtenir utilitzant fluxos d’informació en el seu treball és la millor distribució dels recursos materials i financers.
Amb la informació necessària, els directius sabran en quins volums i cap a on dirigir els fluxos de caixa i matèries primeres de manera més intensa i on menys.
Els tres factors assenyalats fan que la companyia sigui més forta en un possible enfrontament amb els competidors. Els fluxos d’informació permeten, en primer lloc, superar els actors del mercat a causa d’una millor comunicació de les estructures corporatives internes. Com a resultat, la producció és més eficient, la rendibilitat és més elevada, els preus són més competitius i, per tant, augmenta l’atractiu als ulls dels compradors o clients del seu segment.
Pràctica de gestió de la informació
Per quins mecanismes pràctics les empreses gestionen els fluxos d’informació? Per regla general, la base per a l’intercanvi i l’anàlisi de dades és la interacció dels empleats responsables del treball en àrees rellevants, mitjançant documents corporatius interns, recursos de xarxa i web, de vegades fonts financeres. En elles, per regla general, en la forma més fiable (a diferència de, per exemple, negociacions orals, correspondència entre empleats, etc.), es descriu l’estat actual (o previst) en una estructura d’organització determinada.
Hi ha una categoria especial de persones implicades en la gestió del sistema d’informació corporativa: generadors d’informació. Tenen l’autoria dels tipus de dades comentats anteriorment. El principal matís aquí és que en una empresa (sobretot si es tracta d’una empresa gran) en alguns casos és problemàtic identificar empleats específics que han participat en la generació de certa informació. El motiu principal és que una part important dels documents (especialment els financers) passen per procediments d’aprovació i ajustament en diverses etapes a nivell de diversos nivells de gestió.
El treball dels "autors" dels fluxos d'informació pot ser espontani (és a dir, es formen documents com a subproducte de l'activitat laboral principal) o es poden dur a terme de forma regular; es poden fer especialistes que tinguin la tasca de generar la major quantitat de dades possibles relacionades amb les activitats de l'empresa.
Les dades extretes de documents corporatius interns i d’altres fonts amb signes de fiabilitat es carreguen al sistema d’informació (estarem d’acord que ja existeixen a l’empresa). Després d'això, s'analitza la informació i es pren la decisió sobre com utilitzar els documents. Si són prescriptius (per exemple, són instruccions), els directius poden considerar que cal ajustar-los o, per contra, deixar-los sense canvis. Si es tracta, per exemple, de documents de comptabilitat, les conclusions pertinents sobre aquestes es poden transferir al departament financer per a l'anàlisi i els informes posteriors.
Al final, es tracta de garantir que els fluxos d'informació estan implicats d'alguna manera. I els que no serveixen d’ús pràctic van ser exclosos de la circulació. La importància aplicada és el principal criteri per obtenir informació en una empresa.
Tecnologia de xarxa
Alguns experts diuen que l’ús de les tecnologies de xarxa és el principal criteri per a la qualitat del funcionament d’un sistema d’informació corporativa. Què s’entén aquí?
El fet és que el moviment d’informació, idealment, segons els experts, s’hauria de basar en el principi de multi-vector. És a dir, com menys tancats (a més de canals unidireccionals), millor. Com més persones siguin competents per generar i compartir dades, més eficient serà el negoci. Des del punt de vista tecnològic, la xarxa serà el canal més òptim per a la seva interacció. A la pràctica, pot ser un lloc web corporatiu. Això no és necessàriament públic: l'accés dels usuaris d'Internet es pot limitar totalment o parcialment.
Les tecnologies de xarxes, per descomptat, també són útils per a establir relacions entre l’empresa i els agents externs, que, per cert, també poden ser generadors d’informació. Els fluxos d’informació externa, que es presenten, per exemple, en forma de sol·licituds de clients o ofertes comercials d’altres organitzacions, en molts casos són dades de significació pràctica.
Per exemple, després d’haver rebut dels clients un determinat conjunt de sol·licituds d’alliberament de mercaderies amb característiques que encara no són característiques dels productes, la direcció de l’empresa pot decidir llançar aquests productes en producció. Atès que el comprador vol veure-les al taulell, ha informat sobre els seus desitjos a través del canal d'informació proporcionat per l'empresa. La capacitat de comunicar-se amb els clients també es pot considerar un avantatge competitiu en el negoci.
Criteris de qualitat de la informació
Tenint en compte com es formen els fluxos d’informació externs i interns, podem estudiar els criteris que determinen la qualitat de la informació rebuda en la circulació corporativa interna. Entre aquests experts s’inclouen:
- rellevància (puntualitat);
- veracitat (verificabilitat);
- rellevància (reflexió de problemes reals);
- utilitat (valor aplicat);
- comprensibilitat (interpretació inequívoca);
- completesa (no cal aclarir els fets);
El procés, que consisteix en comprovar la informació que circula a l’empresa, segons els criteris anteriors, alguns experts truquen al control (de l’anglès control). La tasca dels especialistes responsables d’aquest treball és minimitzar la presència de dades que no compleixin els criteris en el sistema d’informació de l’empresa.
Quant a controlar
Alguns experts van donar un significat addicional al terme "control". En particular, hi ha una opinió que es tracta d’una activitat relacionada no només amb l’anàlisi de la qualitat de la informació, sinó també amb la seva interpretació, identificant aspectes que afecten la significació aplicada de la informació. A més, hi ha especialistes que redueixen el significat del terme "control" només a les activitats de les estructures financeres i econòmiques de l'empresa. És a dir, segons la seva opinió, tota la informació que es troba en circulació dins l’empresa s’hauria d’utilitzar, en definitiva, per optimitzar beneficis i despeses. Qualsevol esquema de fluxos d'informació d'acord amb aquest concepte s'ha d'analitzar per tenir un impacte en la rendibilitat del negoci.
Hi ha experts que estrenyen una mica les funcions dels especialistes en el control. En la seva teoria, aquesta activitat només s’hauria de limitar a la recollida d’informació de diferents generadors i la seva distribució als departaments competents. En alguns casos, els controladors poden formar l’òptima, segons la seva avaluació, l’estructura del flux d’informació, el format de la seva presentació.Els experts creuen que s’ha d’analitzar i interpretar mitjançant estructures especialitzades en una àrea determinada de l’empresa.
És a dir, relativament parlant, les estadístiques que reflecteixen el consum de pintura durant la producció de joguines s’han de transmetre als especialistes responsables de l’etapa de producció corresponent. Dades financeres: en comptabilitat, etc. El control només implica una funció estadística. L'estudi dels fluxos d'informació el realitzen les estructures de l'empresa competents.
El valor de la gestió del flux d’informació
Intentem determinar en quins aspectes s’expressa el valor més gran de la gestió de fluxos d’informació. Al mateix temps, estem d’acord que el control ocupa una de les funcions centrals d’aquest procés (i no només pel que fa a la recollida de dades i la seva estructuració).
La característica principal dels fluxos d’informació és la concentració d’objectius de gestió. La totalitat de les dades que circulen per la corporació determina un augment qualitatiu del nivell de coneixement de cadascun dels departaments, degut en gran mesura a la interacció amb altres estructures de l’empresa i al reconeixement mutu de la rellevància de les tasques que s’enfronten a l’empresa.
El treball amb fluxos d’informació, a més de controlar (sempre que hi hagi una profunditat suficient d’ús) permet detectar punts febles en el negoci. Els enllaços de producció individuals estan millorant, els productes de la companyia són cada cop millors i més competitius.
Treballar amb fluxos d’informació implica la concentració de recursos de l’empresa (no només material sinó també personal), identificar els costats més forts del model de negoci, trobar noves fonts d’augment de competitivitat, introduir mecanismes de producció innovadors que abans no s’havien provat a l’empresa.
L’ús de fluxos d’informació en logística
En quines altres àrees s’utilitzen activament els fluxos d’informació? En logística, definitivament. Quina podria ser la raó d’això?
Per a les empreses que operen en el camp de la producció i la venda de mercaderies, no només són informatius, sinó també una gran varietat de fluxos de material: el moviment de productes de la fàbrica als consumidors, amb i sense intermediaris, dins del país i l'estranger. En realitat, aquesta funció és responsabilitat de la logística, que s'ha convertit en una indústria independent. La seva característica més important és que en ella es poden estudiar fluxos d'informació i de materials simultàniament. Com?
Els experts creuen que la gestió eficaç dels fluxos de material depèn directament de la qualitat del processament d'informació que s'utilitza en els sistemes logístics.
Aquí depèn molt del nivell de coneixement que posseeixen els directius i especialistes que realitzen l’anàlisi corresponent.
El fet és que la logística és una zona relativament nova per a Rússia. I aquells criteris característics dels sistemes d'informació, per exemple, de tipus bancari o de producció, no són totalment compatibles amb aquesta indústria.
En primer lloc, diuen els experts, a nivell de mètodes i principis. Des d’un punt de vista tecnològic, es pot explorar el flux d’informació logística amb eines tradicionals. Segons expliquen els experts, com utilitzar-los correctament en un aspecte metodològic, la logística russa és aprendre a comprendre.
Al mateix temps, els experts de la indústria, segons diuen els analistes, avancen. Això es deu principalment a la intensiva informatització del sector logístic. Ara, la majoria d'empresaris de les empreses russes tenen accés a ordinadors i tecnologies de xarxa; s'està desenvolupant activament programari rellevant per a tasques de recerca i d'anàlisi. Les empreses de logística tenen més oportunitats d’obrir-se en el marc de les tecnologies de xarxa, tant en termes d’interacció amb altres agents del mercat, com en intercanvi de dades amb els clients.
