Inventari és un procediment durant el qual l’empresa identifica la presència, l’estat i les propietats principals de l’inventari, l’immobilitzat i altres actius que són propietat de l’empresa sobre un dret de propietat, arrendat per ell o que està sota el seu control per altres mecanismes legals. Quins són els matisos més importants d’aquest procediment? Quins documents s’utilitzen a l’inventari?
Quina és l’essència de l’inventari?
Comencem amb l’aparell conceptual sobre el tema que es tractarà al nostre article. Un inventari de la propietat de l’organització és un procediment que consisteix en comptabilitzar l’inventari de l’empresa (o inventari) o altres actius en el moment de l’esdeveniment.
La freqüència d'aquestes activitats queda fixada en el calendari aprovat pel conseller delegat de l'empresa. L’inventari el realitza una comissió especial, que també és establerta pel lideratge de l’empresa. Els seus participants, així com la persona materialment responsable, comproven la disponibilitat de béns i materials o altres béns, si cal, mesuren determinades propietats de béns i recursos. Hi ha tres tipus principals d’inventari en una botiga, en un magatzem, en una empresa de fabricació: planificada, selectiva i opcional. Difereixen principalment en termes de temps. El contingut de tot tipus d'inventari és generalment similar. Els objectius de la seva implementació coincideixen. Estudiem les seves característiques amb més detall.
Objectius de l’inventari
Es consideren els objectius principals de l'inventari:
- reconciliació dels béns propietat de l'empresa o de la qual es comptabilitza l'oficina de comptabilitat per tal d'assegurar el seu emmagatzematge efectiu, així com per identificar els actius que no es tenen en compte;
- determinació del volum real de recursos materials implicats per l'empresa en la producció;
- identificació d’excedents i escassetat de recursos propietat de l’empresa;
- avaluació de la correcció de la reflexió al departament de comptabilitat d'una empresa d'informació sobre recursos d'inventari;
- l'obtenció de dades rellevants sobre les característiques de la propietat de l'organització per a la seva posterior avaluació de mercat;
- comprovació dels estàndards de funcionament dels recursos de l’empresa
L’inventari comporta, com hem apuntat anteriorment, la creació d’una comissió especial per part de la direcció de l’empresa. Estudiarem quines funcions bàsiques realitza.
Les funcions principals de la comissió d’inventaris
L’estructura corporativa corresponent realitza els principals tipus d’inventaris: planificats, selectius i, si cal, comprovacions addicionals en el període comprès entre el primer i el segon. En aquest cas, la comissió pot tenir un estat permanent. Al seu torn, l'empresa també podrà establir unitats de treball amb la finalitat adequada. La seva tasca és la realització d'inventaris en empreses amb infraestructures distribuïdes geogràficament.
Les competències bàsiques de la comissió
La competència clau de la comissió d’inventari és verificar la disponibilitat de béns i materials a l’empresa i altres actius amb les credencials. Però, a més d'això, aquesta estructura pot tenir competències associades a l'avaluació:
- grau de seguretat de l'objecte;
- la correcció de la conclusió de contractes d’empresa amb els empleats per responsabilitat;
- el grau de compliment de les posicions dels empleats responsables de la preservació dels valors de les mercaderies, les característiques específiques d’aquells poders que els van rebre la direcció;
- el nivell d’equipament de persones materialment responsables amb els recursos necessaris per resoldre les tasques.
Considerem amb més detall com es realitza l'inventari a l'empresa pel que fa al seu contingut, així com el reflex dels procediments constitutius dels documents especials.
Preparació d'inventari: documents clau
En primer lloc, cal preparar-se per a la inspecció de béns i materials. Per a això, el cap de l’empresa ha d’emetre una comanda d’inventari. Aquesta font local s'ha de registrar en un diari independent.
Després de la creació d’una comissió d’inventari. Ha d'incloure representants de la direcció de l'empresa, comptables i altres empleats competents que puguin realitzar una auditoria d'alt nivell de l'inventari de l'empresa. Es recomana un acte jurídic separat per indicar la llista de béns objecte de verificació. Si se suposa no només un inventari d’immobilitzat, sinó també les obligacions de l’empresa, la seva llista també s’ha de registrar en una font especial.
El tema de la verificació és una comparació de la quantitat i característiques dels valors identificats per la comissió, així com de les dades de comptabilitat. Per tant, a la disposició dels empleats que realitzaran un inventari, hi hauria d’haver una llista de béns i materials i altres actius als registres de comptabilitat. El cap de la comissió ha d’acceptar tots els documents disponibles que reflecteixen les operacions d’ingressos i despeses i posar-hi un registre que reflecteixi el fet que es formen abans de l’inventari.
Com es tenen en compte els resultats de l’inventari?
Així doncs, els principals participants del procediment en qüestió són la comissió especial, així com la persona materialment responsable. La seva tasca principal és recalcular conjuntament inventaris i altres actius, mesurar-los i registrar els resultats en documents comptables. N’hi poden haver molts.
Per fixar els resultats de l’inventari de béns i materials, s’utilitza, per exemple, el formulari INV-3 aprovat per llei. Cal indicar la quantitat total, tipus, article i altres propietats de cada tipus de béns i materials. En alguns casos, la comissió pot rebre nous inventaris en el procés d'inventari. En aquest cas, la informació sobre ells es reflecteix en un inventari independent. Al final del procediment, aquests valors es posen en majúscula. Al seu torn, en el procés d'inventari, alguns béns i materials poden ser objecte de baixa, per exemple, si el comprador els compra. En aquest cas, la informació sobre els valors d’eliminació també es registra en un inventari independent. És possible una variant en què calgui un inventari de mercaderies en trànsit, per exemple, del magatzem d'un proveïdor situat en una altra ciutat. En aquest cas, les dades sobre valors es registren en forma de INV-6, que també està aprovada per llei. És possible un escenari en què la comissió reveli béns que s’envien al client, però que no es paguen. En aquest cas, s'introdueix informació sobre els valors rellevants al formulari INV-4.
Un inventari de béns i materials pot requerir la comptabilitat dels valors ubicats en magatzems d'altres empreses. En aquest cas s’utilitza el formulari INV-5. A l’hora de comptabilitzar els valors del procés d’inventari de la comissió, així com la persona financera responsable, també es pot requerir informació dels documents primaris. Si els resultats de la inspecció van revelar una discrepància entre les característiques dels béns i materials registrats de fet amb les dades de la comptabilitat, s'elabora una fitxa de comparació a partir d'un altre formulari aprovat per la llei: INV-19.
El document principal, que registra els resultats del procediment en qüestió, és un acte d'inventari, de vegades anomenat inventari. Ha d’estar signat per tots els participants en l’auditoria - representants de la comissió, així com els empleats que tinguin la seva competència per garantir la seguretat dels valors de les mercaderies. L’acte d’inventari s’ha de conservar a l’arxiu de l’empresa durant 5 anys.
Serà útil considerar com s’elaboren els resultats de l’auditoria en comptabilitat.
Inventari Comptable
Un inventari de propietats pot tenir 3 resultats possibles: compliment complet de les dades reals amb les que es troben en comptabilitat, identificació de sobres o escassetats. Per regla general, les majors dificultats en la pràctica es produeixen per la correcta reflexió en la comptabilitat de fets que reflecteixen la presència de béns i materials sobrants o desapareguts. En cas de manca, la informació sobre aquesta es registra al compte 94.
Si els inventaris que falten i altres actius s’identifiquen en volums que no superen els límits de pèrdua establerts, els valors corresponents s’escriuen als comptes associats a la producció. Però si l’escassetat de l’inventari supera les normes de pèrdua, ja es registra en comptes propietat de la persona materialment responsable, que posteriorment ha de compensar la pèrdua de l’empresa.
La comptabilitat, al seu torn, dels excedents es realitza mitjançant la seva correlació amb el valor de mercat dels comptes D-t 20 o, per exemple, 23 i 44, així com el compte K-t 94.
De manera que es fa un inventari en comptabilitat. Però hi ha encara alguns matisos de la seva implementació. Per exemple, les associades a la determinació dels seus termes.
Cronologia d’inventaris
La freqüència de l'inventari depèn del tipus específic de valors d'inventari que es tingui en compte. En general, es realitza al quart trimestre de l'any informatiu. És a dir - d’octubre a desembre. Tanmateix, es pot fer un inventari d’immobilitzat amb menys freqüència, cada tres anys. Si parlem de comprovar les col·leccions de la biblioteca, es pot fer una vegada cada 5 anys. Al seu torn, es fa un inventari a les organitzacions minoristes amb una freqüència molt gran - aproximadament 1 vegada per trimestre. Els minoristes a intervals especificats poden consultar, per exemple, magatzems o caixes registradores. En el moment en què s’iniciï l’inventari a l’empresa, tots aquells documents necessaris per a la implementació del procediment en qüestió haurien d’estar llestos.
La durada de l'inventari, per regla general, no està estrictament fixada en cap font de dret. El més important és complir els terminis establerts per a un determinat tipus de valor de mercaderia.
Automatització de la comptabilitat com a factor de l’inventari correcte
Com realitzar un inventari el més correcte i eficaç possible? Un dels factors per a la solució amb èxit d’un problema pot ser l’automatització puntual dels procediments comptables dels articles d’inventari. Es pot implementar en la infraestructura empresarial mitjançant programari especialitzat. Les solucions modernes del tipus corresponent permeten comptabilitzar la majoria d’operacions associades al moviment de mercaderies i materials a l’empresa. Aquesta opció permet, en primer lloc, estalviar un temps significatiu en la preparació i verificació de la correcció dels documents utilitzats a l’inventari.
Quina propietat s’ha de revisar?
En el cas general, l'empresa realitza un inventari de béns i materials de la seva propietat. Tot i això, els experts també recomanen guardar registres d’aquells béns que no només són propietat, sinó que també són gestionats per l’organització, per exemple, quan es tracta de propietats arrendades. El més important és que la informació estigui present en la comptabilitat.
Al seu torn, quan es tracta de la propietat de l'empresa, es pot representar en una àmplia gamma de varietats. Molt sovint s’inventen actius fixos de l’empresa, actius intangibles, existències, i també articles d’inventari. També és possible registrar les obligacions financeres de l’empresa relacionades, per exemple, amb l’amortització de préstecs. Estudiarem diversos matisos pràctics d’inventari mitjançant l’exemple de la implementació del procediment adequat per comptabilitzar els immobles fixos, els immobles intangibles, així com els materials d’inventari.
Inventari del sistema operatiu
Com inventariar correctament els actius fixos? En primer lloc, es recomana comprovar la disponibilitat de l’empresa:
- targetes d’inventari, inventaris, registres i altres fonts de comptabilitat;
- els fulls de dades necessaris i altres tipus de documentació en el sistema operatiu propietat de l'empresa;
- documents dels sistemes operatius llogats per l’empresa i els que s’emmagatzemen al mateix
Si falten documents, s’han d’elaborar. Si tenen errors, s’han de solucionar. En el procés d'inventari del sistema operatiu, la comissió establerta per la direcció de l'empresa inspecciona els recursos disponibles i també registra la seva quantitat i característiques principals a l'inventari. Si parlem de comptabilitat de maquinària i equips, aleshores als inventaris és necessari registrar els seus números de sèrie segons la fitxa de dades, any de fabricació, propòsit i també capacitat.
Si els resultats de l’inventari demostren que l’empresa té sistemes operatius defectuosos, la comissió hauria d’elaborar un inventari que registri dades que reflectissin el fet que els sistemes operatius no estiguin operatius, a més d’indicar el motiu de l’avaluació corresponent.
En alguns casos, pot ser necessari incloure en els documents comptables informació que reflecteixi un canvi en el valor comptable dels actius fixos a causa dels canvis de disseny identificats. Per exemple, aquesta pot ser la millora de les instal·lacions mitjançant la modernització o, per contra, una disminució de les seves característiques operatives a causa del desgast de determinades peces.
Inventari d’actius intangibles
Com fer un inventari d’actius intangibles d’una empresa? La tasca principal de la comissió en aquest cas és comprovar si l’empresa té documents que confirmen el dret de l’empresa a disposar de determinats actius intangibles. Es pot tractar de certificats, certificats, patents, contractes de transferència de drets, etc. Cal destacar que els actius intangibles inclouen la reputació empresarial de l'empresa. Si una empresa va crear actius intangibles pel seu compte, per exemple, si es tracta d’un programa informàtic, la seva presència també requereix proves documentals.
És important que tot tipus d’actius compleixin criteris com:
- falta de connexió directa amb altres propietats de l’empresa;
- ús en els processos de producció de l'empresa durant més de 12 mesos;
- utilitzar com a actiu que aporti beneficis econòmics a l’empresa.
Inventari de béns i materials
Com realitzar un inventari d’inventari? La característica principal d’aquest procediment és la seva implementació en relació amb les ubicacions de béns i materials. Al mateix temps, es tanca, normalment, la sala on es va fer la comprovació de disponibilitat i investigació de béns i materials. Si es realitza un inventari del magatzem, la comissió sol realitzar els seus treballs en presència de la persona que el gestiona.
Comprovació de la presència de béns i materials, determinació de la seva quantitat, pesatge i, si cal, altres operacions amb valors de mercaderies. La informació sobre béns i materials s’introdueix a l’inventari, que indica el tipus de valor, els seus grups, el número d’article i altres paràmetres. Els actius que estiguin a l’abast de l’empresa durant l’inventari es prenen en presència d’una comissió. Tanmateix, la seva capitalització es realitza després de la verificació. De fet, ja hem dit més amunt sobre això, així com sobre la comptabilitat dels objectes de valor en ruta, així com els enviats, però no pagats. El més important de l’inventari de béns i materials és certificar correctament totes les operacions amb ells mitjançant inventaris especials.
La necessitat de justificar les quantitats monetàries que es reflecteixen en els comptes són les característiques específiques de la revisió d’inventaris que estan en ruta o que tenen l’estat d’enviament però no pagats. És important que es confirmin totes mitjançant fonts primàries. Per exemple, pel que fa a béns i materials en trànsit, es poden tractar de documents de liquidació. Les dades sobre les mercaderies i materials enviats es poden estudiar tenint en compte les ordres de pagament disponibles o les seves còpies. La informació sobre objectes de valor emmagatzemats als magatzems de tercers es pot contenir en els rebuts sobre l’acceptació de béns i materials per a l’emmagatzematge.Com hem apuntat anteriorment a l'article, sobre la presa de l'inventari full de col·locació.
Resum
Aquesta és l’especificitat de fer inventaris a les empreses russes. És important que l’empresa elabori els documents correctes que certifiquen cada etapa d’aquest procediment, tenint en compte les particularitats d’actius específics. Durant l’inventari, cal dur a terme una comptabilitat consistent de la quantitat, l’estat i altres propietats clau dels béns i materials, els immobilitzats, els actius intangibles i els passius. La direcció de l’empresa ha d’emetre una comanda d’inventari, formar una comissió i dotar-la de funcions més adequades a aquelles tasques que s’assignaran a l’estructura corporativa interna corresponent.
