Auditoria de caixers: procediment i elaboració d’un acte

El bon funcionament de qualsevol empresa depèn principalment de l’estat impecable de la caixa de caixa i de la qualitat de les operacions. La legislació actual regula clarament aquest àmbit. Les normes preveuen diversos tipus de comprovacions de la facturació financera en empreses. Un d’ells és l’auditoria del caixer de l’empresa. Analitzem amb més detall en què consisteix aquest xec.

Informació general

L’auditoria d’efectiu a la caixa és un conjunt de mesures per avaluar el compliment de les transaccions amb la llei, la puntualitat i la correcció de la seva aplicació. Aquest inventari pot actuar com un control independent o ser una de les etapes del control per part dels organismes autoritzats. Una auditoria de caixers es considera una de les activitats de supervisió obligatòries i regulars.

Passos de verificació

L’auditoria de la caixa compta amb les següents etapes:

• Recalculació d’efectius i comparació de dades obtingudes en informes de valors amb quantitats reals.
• Supervisió del compliment de la disciplina financera.

L’auditoria i l’anàlisi d’informació de la caixa de caixa formen una idea fiable de com s’utilitzen els fons a l’organització, així com de les indicacions negatives i positives de l’empresa. És difícil sobreestimar la importància d'aquests esdeveniments. L'inventari analitza l'experiència positiva de l'empresa en el camp de la gestió. A més, es fa una valoració de violacions i abusos. Com qualsevol altra operació de control, la caixa de caixa s’audita mitjançant mètodes especials que asseguren la seva implementació sistemàtica.

Finalitat del procediment

L’auditoria de la caixa de caixa i la supervisió del compliment de la disciplina financera tenen com a objectiu establir la fiabilitat de la informació proporcionada als estats mitjançant la comparació de les dades amb l’estat real de les coses. Un altre objectiu del procediment és la identificació i supressió de les infraccions de la llei en matèria de facturació de fons. Els resultats de l’auditoria de la caixa de caixa permeten que l’auditor o inspector formi una opinió objectiva sobre els estats financers de l’empresa, refutant o donant suport a la seva reputació empresarial.

Marc legislatiu

El procediment de verificació de la caixa de caixa està estrictament regulat. D’acord amb la llei, autoritzat per realitzar aquest procediment:

• Els representants dels òrgans de control de l'empresa són empleats competents de l'empresa.
• Empleats de Rosfinnadzor.
• Inspectors d’impostos.

L’auditoria de caixers es pot iniciar a l’empresa i directament pel seu gestor. En aquest cas, el director de l'empresa té un acord amb un auditor independent o una empresa amb acreditació adequada. Fins al 2012, els bancs tenien l’autoritat de realitzar els procediments de control. Avui, la llei no preveu aquests controls.

Especificacions del procediment

El procediment per a l’auditoria de la caixa de caixa es desenvolupa i aprova per la normativa local en el marc de la llei. Per exemple, el Reglament d'implementació del control financer intern preveu:

• Formació d’una comissió autoritzada.
• Llista d'objectes controlats.
• Freqüència de retirada de diners.
• Normes segons les quals es duu a terme l’execució i l’auditoria de la caixa de caixa.

Els inspectors de la Inspecció Federal del Servei Tributari que duen a terme mesures de supervisió avaluen la integritat de la capitalització i la comptabilitat dels ingressos de les activitats principals i addicionals de la companyia. Segons la normativa administrativa, els funcionaris poden consultar qualsevol empresa que produeixi liquidació d’efectiu amb o sense registre de caixa, però amb l’ús de targetes de pagament amb dret a emetre documents de rebuda elaborats en estrictes formularis de comptabilitat d’acord amb un rebut de caixa.

Temes

L'oficina fiscal pot realitzar una auditoria sobtada de la caixa de caixa a qualsevol empresa, independentment de la titularitat. Segons la clàusula 5.14.1 del Reglament núm. 278, el control exercit pels òrgans del Servei Federal de Supervisió del Servei Federal de Supervisió de Comunicacions i Supervisió de la Federació Russa s’adreça principalment a empreses que:

1. Rep fons de fons estatals. Aquests inclouen assistència financera, garanties governamentals, préstecs pressupostaris i préstecs, inversions procedents d’extraordinàries i el pressupost federal.
2. Utilitzen béns i béns materials que són de propietat estatal.

Freqüència d’inspecció

L’auditoria de caixers en el marc de l’auditoria interna es realitza:

• almenys 1 vegada per mig any o trimestre;
• el primer dia de l'any que segueix l'any que informa;
• en transferir casos pel caixer o especialista, en substitució d’ell, a un altre empleat;
• en altres casos, a criteri del director de l'empresa, d'acord amb la política financera adoptada per l'empresa.

Les empreses amb gran facturació en efectiu, per regla general, practiquen xecs mensuals o el darrer / primer dia de cada mes.

Inspecció no programada

La direcció té dret a iniciar un inventari quan ho consideri necessari. Aquesta revisió es considera sobtada. La seva diferència respecte al procediment previst només rau en el fet que no es determina la data de realització. En alguns casos, aquesta auditoria de la caixa de caixa es produeix per la vigilància del director o per la presència de sospites directes d’abusos entre els empleats responsables de mantenir la disciplina financera a l’empresa. Les inspeccions realitzades per inspectors de la inspecció d'inspecció d'inspeccions fiscals o del servei federal de supervisió d'inspecció del servei federal de supervisió d'emergències solen ser no programades. La directiva que regula el procediment d'auditoria no estableix directament el terme "sorpresa". No obstant això, assegurar-se que no es programi i no es divulgui les etapes de preparació de l’auditoria actua com un dels requisits obligatoris per als empleats qualificats.

Termes d’inventari

El registre de la caixa es realitza en primer lloc per la comanda:

• Director de l'empresa, si es tracta d'una auditoria interna.
• El cap (o el seu diputat) del Servei Federal de Supervisió Financera o de la Inspecció del Servei Tributari Federal.

La comanda indica el calendari del procediment i confirma l’autoritat del grup de control. A més, l’auditor o la comissió certifiquen la seva identitat presentant els documents rellevants. Només després d’haver realitzat aquestes accions obligatòries, l’empresa pot proporcionar els valors necessaris, molts dels quals contenen secrets comercials i efectiu.

Requisits del revisor

Per iniciar l’auditoria, l’inspector s’ha de guiar per les normes establertes. En particular, l'empleat ha de vetllar per la seva actuació:

• Competència.
• Sorpresa
• Validesa.

Desgraciadament, aquestes qualitats no sempre les manifesten els inspectors. No obstant això, l’auditor ha de tenir cura de la professionalitat en qualsevol situació. El biaix condueix a la necessitat de realitzar auditories repetides, endarrerint el procés d’identificació de les circumstàncies en què s’han produït infraccions. Un altre factor important és la continuïtat de l’auditoria. Durant l’auditoria, l’inspector o una altra persona autoritzada no s’ha de distreure. Totes les accions iniciades s’han de completar sense interrupcions.

Punt important

Fins i tot els indicadors intermedis obtinguts durant l’inventari s’han de discutir només amb la direcció de l’empresa. Això és especialment important en els casos en què es fa una auditoria de la caixa del banc o d’una altra gran organització financera.Aquesta discussió ajuda a eliminar les mancances i els errors que es van produir durant l’auditoria, i també estalvia significativament temps i guia els inspectors cap a l’objectivitat a l’hora de valorar la situació.

Ordre general

L’aparició d’un auditor extern o intern, tal com s’ha indicat anteriorment, va necessàriament acompanyada de l’emissió d’una comanda adequada. Funciona com a base per a la implementació de les mesures de control. Una comissió ha de realitzar un inventari d'efectiu. A més del propi auditor, en aquest procés hi ha un caixer, un comptable, així com una persona sense interessar. L’ordre d’inspecció inclou tots els punts importants del procediment:

• Es determina el cercle de persones incloses a la comissió.
• S’estableix el termini per a esdeveniments i lliurament de resultats.

La notificació conté la mateixa informació que les envia les autoritats competents de supervisió.

Preparació

L’inventari comença amb la preparació. Durant el mateix, el caixer dóna a la comissió autoritzada l’últim informe de transacció, elabora un rebut, que confirma l’absència de diners en efectiu no registrats i documents no comptats. El president del grup de control avala i data tots els papers rebuts. Al mateix temps, es marquen com a "Abans de la revisió", ja que encara no s'han registrat als registres i ja s'han finalitzat les operacions sobre ells.

Retirada d'efectiu

Aquesta és la següent fase de l’auditoria. La retirada de diners es realitza mitjançant la conversió de fulls i la comparació dels imports rebuts amb les dades de l’informe. A més, es comprova el moviment de fons i la disponibilitat de formularis de comptabilitat. Això es fa comparant els saldos reals amb la informació dels registres. Al final d'aquestes accions, la informació es registra en una auditoria especial de la caixa. Es compila en 2 exemplars.

Consulteu els requisits de retenció d’efectiu

Durant l’auditoria, s’estableix el següent:

• Hi ha caixes fortes amb panys útils a l'habitació?
• Com funciona el transport d’efectiu i com s’assegura la seva seguretat durant el transport.

A més, es fa un estudi dels resultats de les inspeccions anteriors i una anàlisi de la seva freqüència.

Avaluació de la disciplina

Durant l’auditoria, es comprova el compliment del disseny dels documents primaris amb els requisits de la llei. En particular, s’estableix la presència dels detalls i signatures necessaris en els valors autoritzadors de l’execució d’operacions. Els inspectors verifiquen la correcció de la recopilació de calculats i nòmina la presència en ells de la sincronització dels pagaments, de les signatures, de la certificació de la recepció de fons i de la seva emissió. També s’han de complir els requisits de disseny. llibre de caixa.

Hauria de numerar constantment les pàgines i les entrades haurien d’estar en ordre cronològic. Si hi ha correccions, calen comentaris correctius. La Comissió també comprova la validesa dels pagaments per a determinades necessitats econòmiques, assistència material, bonificacions i altres coses. En el curs de mesures de control, es realitza una auditoria completa de la capitalització dels fons rebuts del banc i l'establiment de discrepàncies en la seqüència d'esdeveniments en transferir efectiu a l'organització al servei del compte (si n'hi ha). La puntualitat de la rendició dels saldos rebuts a la memòria o no utilitzats en viatges de negocis està subjecta a verificació.

Tràmits d'auditoria del taquilla

La legislació estableix una forma unificada del formulari en què s’introdueix la informació obtinguda durant l’auditoria. El registre dels resultats de l’auditoria de caixers es realitza segons f. Nº INV-15. En el formulari s'introduirà el següent:

1. Informació sobre les quantitats de fons per informar i la disponibilitat real.
2. Informació sobre la comparació de les posicions anteriors.
3. El resultat de la comparació.

Les posicions per a l’informe i l’estat real poden ser les mateixes. En aquest cas, l'estat de les coses a la caixa és bo.Si la quantitat de fons informants és superior a la disponibilitat real, hi ha una escassetat. Si la situació és al contrari, i a la taquilla hi ha més diners que als documents, hi ha excedent. Tota aquesta informació es resumeix i s’introdueix en el formulari. El certificat d’auditoria de la caixa de caixa està redactat en format de text. Com a conclusió, defensa un apartat sobre conclusions i propostes. Breument, enumera les violacions identificades i proporciona recomanacions per a la seva eliminació.

Inventari el temps de sortida

S’estableixen per llei. El termini de temps per a cada empresa en concret dependrà de la quantitat de dades a verificar. Tot i això, en tot cas, no hauria de ser superior a 45 dies. En casos excepcionals, però, la llei també permet la seva extensió. En particular, això es produeix en situacions en què la intervenció de les autoritats investigadores és necessària. L’auditoria de la caixa de caixa per als inspectors d’impostos està limitada a 20 dies.

Quines són les conseqüències de les infraccions?

Si, en el procés de recompte d’efectiu, els inspectors van revelar una discrepància amb les dades de l’informe, el caixer ha de donar explicacions per escrit de les seves raons. L’excedent descobert s’accepta per comptabilitzar el mateix dia i s’ha de recuperar l’escassetat a la persona responsable. En cas de violacions greus de la llei, l’auditor té el dret de remetre el cas a les autoritats investigadores o a altres autoritats per iniciar un procediment administratiu. En aquests casos, al cap de l'empresa o persona responsable financera es pot imposar una multa gran. Per regla general, aquesta responsabilitat es produeix en cas de violacions greus i reiterades dels requisits legislatius. Un resultat negatiu d'auditoria requerirà que el director de l'empresa adopti immediatament les mesures oportunes per eliminar les infraccions. Es desenvolupen les mesures necessàries durant la discussió de les dades rebudes per la comissió durant la verificació. Les mesures de liquidació es registren al protocol corresponent.

Valoració de l’estat del control

Una auditoria de la caixa de caixa i la verificació del compliment de la disciplina financera serveix de manera eficaç de controlar el flux de caixa a l'empresa. En la majoria dels casos, l'ús d'aquesta eina us permet aturar o evitar violacions a l'empresa puntualment.

Hi ha certs signes segons els quals és possible avaluar la insuficiència o l'absència completa de supervisió interna del moviment de les finances a la caixa de l'empresa. Aquests inclouen, en particular:

1. La manca d’un sistema clarament establert per realitzar auditories sobtades amb un recompte complet d’efectius a mà i d’altres objectes de valor a controlar.
2. Formalitat d'aquests inventaris.
3. La cita dels mateixos individus al grup de control continua.
4. Realització d'un inventari en un moment predeterminat: quan el caixer té l'oportunitat de preparar-se per a l'auditoria.
5. Falta de responsabilitat material de la persona en preparació per a l’auditoria. Això indica que aquest esdeveniment no és habitual per a ell.
6. L'absència de contracte amb el caixer que estableix la seva total responsabilitat. Si no es conclou aquest acord, la identificació d'una escassetat no tindrà conseqüències legals.
7. La presència dels fets de la signatura de les garanties en lloc del comptable i gestor per part de tercers no autoritzats per ordre escrita del director de l’entitat empresarial per a això.
8. Assignació de les funcions d’un caixer en cas d’absència temporal (per malaltia, per vacances i per altres motius) a l’empleat sense el consentiment del cap. En aquestes situacions, no només s'ha d'adoptar l'ordre escrita del director, sinó que també s'ha de concloure un contracte adequat amb l'empleat sobre la seva total responsabilitat. En cas contrari, aquesta cita serà il·legal.