Durant els darrers anys, hi ha hagut una constant tendència a l’augment del nombre d’empreses emissors de targetes bancàries corporatives. Això es deu al fet que són molt convenients d’utilitzar per pagar despeses corrents, d’una manera o altra relacionades amb les activitats econòmiques de les institucions. Malgrat la popularitat creixent, la proporció de les seves emissions és relativament petita, per la qual cosa no es pot anomenar producte en massa.
Varietats de targetes corporatives
Per regla general, són utilitzats per grans organitzacions que treballen estretament amb empreses estrangeres. L’entitat signa un contracte amb el banc, sobre la base del qual s’obre una targeta corporativa per a una persona que posteriorment pagarà la seva representació i les despeses de viatge amb aquesta. Segons els termes de l’acord, l’empleat de l’empresa en nom del qual estigui obert el compte té tot el dret de disposar dels fons disponibles sobre ell. Avui hi ha dos tipus de targetes corporatives:
- crèdit, mitjançant el qual es realitzen liquidacions a compte dels fons proporcionats pel banc segons els termes d’un contracte de préstec;
- liquidació: tots els càlculs es fan a compte dels fons propis de l’empresa remplaçats periòdicament.
A petició del client, la targeta bancària corporativa pot tenir un límit de caixa fix. El saldo mínim només es pot utilitzar en casos excepcionals. Aquesta condició s’ha d’especificar al contracte. A més, es pot obrir un compte de targeta corporativa per a un o més empleats. Segons el tamany, el tipus d’activitat i l’activitat de l’empresa, el banc selecciona la forma òptima d’organització del pagament de les despeses corrents.
Quines funcions té una targeta corporativa?
En primer lloc, el seu ús permet reduir significativament el temps necessari perquè un comptable processi l’emissió o la devolució de fons a persones responsables. A més, un empleat secundat de l'empresa estalvia temps i diners en declarar fons en passar el control duaner. La targeta corporativa us permet establir un control estricte sobre com persona responsable gasta diners. Amb la seva ajuda es paguen les llistes de viatges, els serveis públics i les despeses d’hostaleria.
Regles d'obertura
El representant de l’empresa s’ha de posar en contacte amb l’entitat bancària seleccionada i presentar una sol·licitud per a una targeta corporativa, sobre la base del qual es signarà un acord d’obertura i posterior servei d’un compte. A més, l’empresa ha de proporcionar al banc una llista d’empleats en nom de les quals s’obriran les targetes. Els futurs propietaris han d’escriure una sol·licitud per rebre-les. Totes les indicacions anteriors han d’anar acompanyades d’un paquet de documents necessaris per obrir un compte corrent.
Comptabilitat amb targeta corporativa
La base per al control comptable sobre el flux de caixa és un extracte bancari o dades d’un diari electrònic del sistema “Client-Banc”.
L’obertura o tancament d’un compte, l’empresa està obligada a notificar-ho a l’oficina fiscal en un termini de set dies. En cas contrari, s’enfronta a una multa substancial. A la política comptable de l’empresa, s’han d’incloure límits a la targeta, una llista de documentació d’informes anticipats, una llista de despeses i operacions permeses als empleats, així com el calendari i el procediment per a la presentació d’informes.
Beneficis clau per a l’empresa
La targeta corporativa permet obtenir una reducció significativa del temps i dels costos operatius per a l’emissió d’efectiu responsable. Estalvia a la direcció de l’empresa la necessitat de rebre i emmagatzemar a l’entitat bancària les quantitats destinades a pagar per les despeses de representació, desplaçament i llar. A més, l’empresa que va emetre la targeta corporativa facilita significativament la tasca de la comptabilitat i hi ha una disminució del nombre de documentació d’informació.
L’empresa té l’oportunitat de controlar les despeses dels empleats no només mitjançant estats bancaris, sinó també limitant les operacions permeses. Si un empleat que es troba en viatge de negocis necessita urgentment fons addicionals, l'empresa pot tornar a omplir el compte en qualsevol moment. Per garantir la seguretat dels fons en una targeta perduda, l’acord preveu la possibilitat de bloquejar-la per trucada telefònica del propietari. En creuar la frontera estatal, no cal declarar els fons de la targeta de pagament. A més, durant els viatges de negocis estrangers, el titular de la targeta elimina la necessitat de comprar moneda estrangera. Totes les operacions realitzades a l'estranger estan subjectes a conversió automàtica.
Com utilitzar una targeta corporativa?
L’ús d’aquestes targetes es regeix per unes regles que s’apliquen a tots els empleats d’una determinada organització. Les disposicions d’ús han d’incloure els següents elements:
- el procediment d’actuació en cas de pèrdua;
- requisits per obtenir informació sobre PIN;
- llista indicativa de documentació acceptada com a prova de despeses;
- el període de temps durant el qual l’empleat està obligat a elaborar i presentar un informe de despeses amb documents adjunts que confirmen les despeses realitzades.
Per tal de fer saber als empleats què pot servir com a prova de despeses, podeu crear un àlbum especial de mostres i adjuntar-lo al reglament sobre l’ús de les targetes. És desitjable que les regles prevegin límits dels assentaments admissibles a les targetes, una llista d’operacions i despeses que pugui assumir un empleat. La llista d’operacions permeses pot variar segons el territori en què estigui registrada l’empresa. Els límits de liquidació poden variar segons la posició del titular de la targeta. Entre altres coses, l’estatut ha d’especificar el període de temps al final del qual l’empleat ha de retornar la targeta, així com el grau de responsabilitat i el procediment d’indemnització per incompliment de les normes establertes.
Tarifes del servei
Cada banc estableix de forma independent la taxa per obertura i posterior servei de la targeta corporativa. En la majoria dels casos, pràcticament no difereix de les tarifes estàndard aplicables a les persones.
En el procés de registre, el client té dret a triar una classe de targeta. La producció de targetes instantànies i no personalitzades sol trigar més de mitja hora, mentre que l’alliberament de targetes de prestigi de nom pot trigar diversos dies laborables.
