En les transaccions en efectiu, els informes anticipats tenen una importància considerable. En cas d’omplir de forma incorrecta els documents, l’impost pot cobrar l’IRPF, així com una multa. Per reduir el risc d’interès, heu de seguir les regles d’emissió de fons en un sub-informe: emetre diners a partir d’una sol·licitud i rebre un informe a temps. Però hi ha altres matisos de les operacions de processament.
Finalitat
L’emissió de diners de l’informe per a l’informe pot estar obligada a:
- compres de béns i materials;
- pagament de despeses de viatge;
- assentaments amb contractes.
Aquestes operacions estan regulades per l'Ordenança núm. 3210 del Banc de Rússia, "Procediment per a operacions en efectiu".
Algoritme
Abans d’acceptar una nova sol·licitud, heu de comprovar si l’empleat té la mateixa quantitat de deute. Si n'hi ha, no es pot acceptar el document. L’empleat ha d’elaborar una sol·licitud d’emissió al subinforme (al director) en qualsevol forma. El text ha d’indicar l’import i la data de recepció dels fons. El gestor ha de signar un comunicat. A continuació, el comptable redacta i signa una garantia d’efectiu de despesa (KO-2). A partir d’aquest document, el caixer, prèvia presentació del passaport per part de l’empleat, li dóna diners en efectiu. La comanda està signada pel caixer i el destinatari. La transacció s'ha de mostrar a la llibreta de caixa.
El responsable ha d’escriure una sol·licitud d’emissió de diners en un sub-informe. L’empresa té el mateix contracte que amb altres empleats. Si no hi ha cap sol·licitud, les autoritats fiscals poden retenir quantitats addicionals de l’IRPF.
Docs
L’empleat ha d’informar sobre l’ús de diners. Informe de despeses s’ha de proporcionar dins dels 3 dies hàbils posteriors a la tornada del viatge, de la feina o de la caducitat del període durant el qual es van aportar els diners. El document es lliura al comptable o gestor. La part receptora comprova l'ús complet dels fons, la disponibilitat de documents justificatius i la correcció de l'informe. Si no hi ha errors, el document el signarà el cap, després del que es debutaran els diners. Així es realitza el desemborsament de fons al subinforme. Llegiu més informació sobre com escriure una declaració a continuació.
Sol·licitud d'informes: mostra
Director de LLC “(nom)” F. I. O.
del conductor F.I.O.
DECLARACIÓ
Li prego que emeti un informe per un import de 6.000 (sis mil) rubles durant un període de vuit dies naturals per a la compra d’antigel per al vehicle de treball TATA.
12/02/2016 (signatura)
A continuació, el comptable l'emplena el document.
Saldo de les liquidacions sobre quantitats emeses anteriorment:
falta el deute de l'empleat per quantitats emeses anteriorment al subinforme.
Comptable ____________
Director _____________ Nom complet
02/12 / 20__ g.
Nuances
Si es gasten menys diners dels que es van emetre, el saldo es retorna al caixer i se li emet una ordre de recepció. En situació contrària, l'organització ha de retornar l'import del desbordament a l'empleat en els detalls especificats en l'informe. Aquesta operació, així com l'emissió a un subreport, s'executa mitjançant una ordre de despesa.
Si els fons no es retornen al caixer, s'han de deduir del sou (article 137 del Codi del treball de la Federació Russa). L'empleat ha de donar el seu consentiment per escrit per a aquesta operació. En cas contrari, la recaptació serà a través del jutjat. L’import de la retenció mensual no pot superar el 20% del salari de l’empleat.
Límits
L’emissió de diners en un subinforme de la caixa registradora està limitada a 100 mil rubles. Hi ha algunes condicions. Si un empleat que utilitza els mitjans de responsabilitat en nom propi va pagar els serveis que li van ser prestats (per exemple, durant un viatge de negocis), no s'aplica el límit.Si utilitza diners responsables per a liquidacions amb contractes celebrats a nom de l'organització, cal observar un límit de 100 mil rubles per transacció. El termini màxim no està especificat a la legislació. Però si es lliuren diners durant un llarg període, els inspectors poden considerar l’import com un préstec i cobrar tots els impostos.
Si polítiques de comptabilitat l’emissió de fons responsables es proporciona transferint-los a la targeta, és necessari que l’empresa tingui un contracte adequat amb el banc.
Si la sol·licitud d'emissió al subinforme no conté la data de devolució de fons, es considera que els diners es van emetre durant un dia. En cas d’incomplir els terminis per informar sobre la quantitat gastada, es calcula l’IRPF. Per tal de regular el calendari de la provisió de documents, podeu elaborar una comanda d’emissió en un sub-informe. Mostra:
LLC “(nom)”
Nº de comanda 1
sobre l'aprovació de la data de l'emissió de les quantitats a l'informe
Per controlar els costos dels informes, estableixo les regles següents:
1. Els empleats que rebin fons han de presentar un informe sobre el seu ús:
- per llar. necessitats: com a màxim 15 dies des de la data de desemborsament de fons;
- per despeses de viatge: dins dels 3 dies posteriors al retorn.
2. Els fons només s'han de gastar segons les indicacions.
3. Per a despeses domèstiques i per a la compra de béns, es poden emetre diners dins de 100 mil rubles.
4. La responsabilitat de la implementació de la comanda recau en el comptable principal.
Director ______________ Nom complet
Operacions polèmiques
Per a una comoditat i una millor percepció, vam decidir col·locar el material d’aquest bloc en una taula.
| Funcionament | Solució |
| L’empleat necessita diners per a l’informe, però falta el cap | Sobre la base d'un poder fiscal, un comptable o director financer pot emetre una operació |
| El director va demanar verbalment al comptable que li donés diners en efectiu | L’emissió al subinforme ha de ser per escrit |
| L'empleat necessita una quantitat superior al límit de liquidació (més de 100 mil rubles) | Aquestes transaccions només s’executen quan es tracta d’acords amb efectes amb altres organitzacions. |
| Per a la compra de materials en un contracte civil, s'emeten fons al contractista | A partir del 01/06/14, una persona emprada en un contracte civil es considera empleada de l'organització. És a dir, no hi ha violacions de la disciplina en efectiu. |
| El comptador insisteix a signar un contracte de responsabilitat completa | L’emissió d’un sub-informe no és la base per a la conclusió d’aquest acord. Si l’empleat no retorna els diners, se’ls pot deduir el sou. |
Validació d’informes
Els fons s’han de gastar de manera proposada. Cal confirmar cada despesa mitjançant xec. També per emetre certificat de viatge documents de transport. Si es tracta dels tribunals, és important que la documentació principal es redacti correctament. Aleshores, el tribunal prendrà el costat de l'empresa. Considereu amb més detall els detalls dels documents.
Si un empleat rebia diners en efectiu per als bitllets i per diems abans de marxar de viatge de negocis i, després, el viatge es va ampliar, es pot transferir un import addicional a la targeta. Resulta que l'empleat va tornar a rebre els fons. Però, com que són transferits al mateix viatge, l’empleat ha d’informar en un dia de tots els imports alhora.
Xec de caixer
Si no conté el nom complet de la compra o els detalls estan mal impresos, només es tindrà en compte si es proporciona un resguard de venda addicional. Els béns s’han de comprar durant l’horari comercial. Per a la tramitació es basa en nòmines addicionals. El rebut en efectiu confirma el fet de la transferència de fons. Per incloure despeses amb finalitat fiscal, necessiteu altres documents amb les dades següents: nom complet dels funcionaris, signatures seves.
Rebut de venda
Sovint manca de segell o número. Tot i que no es requereixen aquests detalls, és possible que les autoritats fiscals no acceptin el document. Les coses empitjoren si no coincideixen les dates d’efectiu i rebuts de vendes. Aquestes despeses només es poden defensar a través dels tribunals.
TORG-12
El destinatari ha d’indicar necessàriament el destinatari, adreces de càrrega i descàrrega, número de la targeta de ruta, marca i números de vehicle. Sense ells, el document no s’accepta per comptabilitat. Dins enviament sovint no hi ha cap posició de la persona que va signar el document, segell del destinatari, data. Aquestes dades es consideren obligatòries.
Transferiu fons a una targeta
Un empleat pot sol·licitar la transferència de fons responsables a una targeta bancària. Aquesta operació no està en contra de la llei. Però en aquest cas necessiteu:
- rebre de l’empleat una sol·licitud d’emissió de diners al subreport amb la sol·licitud corresponent i indicar en ella els detalls del compte;
- indiqueu en el pagament que s’està transferint l’import de la informació;
- anotar en actes normatius (Reglament de liquidació amb persones responsables) que els fons es transfereixen del compte a la targeta;
- en polítiques de comptabilitat, elaboreu el vostre propi formulari d’informe amb una nota que l’emissió dels imports del subinforme es fa de forma no efectiva;
- demaneu a l’empleat que guardi els fotomèstics després de cada pagament amb targeta i els adjunti a l’informe.
Empresa LLC
COMANDA
Sobre les modificacions de la política comptable del 2016
10/01/2016
ORDRE:
Suplementar polítiques de comptabilitat amb la secció 6:
6. El procediment de liquidació amb persones responsables.
6.1 L’empresa proporciona als empleats fons per a viatges o necessitats empresarials en efectiu o els transfereix a una targeta salarial.
6.2. El mètode d’emissió de fons està regulat pel director en cada cas.
6.3. L’empleat envia documents de confirmació de despeses al departament de comptabilitat. Independentment del mètode de recepció, el saldo es retorna en efectiu al caixer.
Comptabilitat d’operacions en comptabilitat
El dia de l’emissió de fons emesa RKO. El cablejat es realitza a la unitat de control: DT71 KT50 (51).
Si un empleat després d'un viatge de negocis retorna part del fons al caixer, s'emet un FFP. Al quadre de control es fa un cablejat invers: DT 50 (51) KT 71.
Considereu com s’emet l’emissió al subinforme. Mostra:
El director d’oficina de l’empresa el 25 de maig de 2015 va rebre 2.000 (dos mil) rubles. durant 4 dies per la compra de material d’oficina. El comptable va emetre fons en funció de la seva sol·licitud. El 27 de maig, un empleat va gastar 1.000 (mil) rubles., Va proporcionar xecs i un informe anticipat. El gestor va retornar l'import no utilitzat al caixer.
- DT71 KT50 - 2000 rubles. - es van emetre fons de la caixa registradora;
- DT50 KT71 - 1000 rubles. - S’ha pagat el saldo de fons no enviats;
- DT10 KT71 - 1000 rubles. - papereria que es té en compte.
Transferir fons a una targeta corporativa
Una alternativa a una targeta salarial és la corporativa. Podeu transferir fons amb aquest informe a empleats. Un empleat només ha d’escriure una sol·licitud de formulari gratuït per utilitzar la targeta. La transferència de fons es realitza sobre la base de l’ordre del director. És aconsellable aprovar el procediment per utilitzar cartes:
- Els titulars de plàstic no tenen dret a revelar informació de PIN a tercers.
- L’informe sobre la despesa de fons de la targeta s’ha d’enviar al cap de tres dies després de la domiciliació de fons o de la devolució de l’empleat d’un viatge de negocis. S'han d'adjuntar xecs, confirmant el pagament amb targeta.
- Si no hi ha documents o el director no ha confirmat l’ús previst dels fons, se’ls retindrà del sou de l’empleat.
- Per separat, s’haurà d’elaborar una llista d’empleats que tenen accés a fons.
- L’emissió i el devolució de les targetes s’haurien de mostrar en el registre.
- En cas de robatori de plàstic, el titular ha de notificar immediatament al banc.
El moment de la transferència de la targeta a l'empleat no és la data d'emissió de diners per a l'informe. Les entrades a la unitat de control es fan en el moment de la retirada. Totes les operacions amb targeta corporativa es mostren en un subcompte obert al compte 55.
Exemple
El 10 de juliol de 2015, a un comerciant de la LLC se li va emetre una targeta per pagar la publicitat. El 15 de juliol, un empleat va retirar 2.000 rubles del compte. L’estat bancari confirma el seu dèbit. El comptable reflecteix l’emissió de diners mitjançant la publicació: DT71 KT55.
Comptabilitat d’operacions a NU
Aquestes operacions es consideren com a bestreta.Fins que un empleat no enviï un informe, les despeses de NPP no es compensen. També endavant quantitats dels informes No es cobren les primes d’assegurança i l’impost sobre la renda de les persones físiques.
Però si un empleat no pot confirmar la quantitat gastada, és millor retenir-ne l’impost. Tot i que una persona va perdre documents primaris, va escriure una nota explicativa al respecte, l'empresa encara té ingressos. Però en aquest tema, els jutges són del costat dels contribuents. Si l'empleat va portar la mercaderia sense documents, no té deutes amb l'empresari. L’organització només arriba amb valors.
Exemple
15 de febrer de 2012, l'empleat va rebre fons per a la compra de mercaderies. El termini per presentar un informe aprovat per encàrrec és de dos mesos. És a dir, a partir del 16 de març del 2012 el deute es considerarà vençut. El seu estatut de limitacions serà de tres anys. El deute dolent augmentarà els ingressos imposables el març del 2015. Si, fins aquest moment, l’empleat firma una obligació de pagar el deute, caldrà tornar a comptabilitzar el període de tres anys.
Si al febrer de 2015 un empleat escriu una carta demanant un ajornament del deute, els ingressos començaran a augmentar a partir del febrer del 2017 (si en aquell moment el deute no s’ha pagat).
L’impost sobre la renda de les persones físiques s’hauria de merèixer si l’organització rescindix el deute de forma independent. Els ingressos augmentaran el mes en què l'empresa ha perdonat el deute. Les contribucions a fons extrabugetaris hauran de ser acumulades també després de la devolució de fons.
A llarg termini
Com s'ha esmentat anteriorment, la llei no estipula un termini màxim per a l'ús de fons. Només cal que el termini s’indiqui a l’enunciat en si mateix. La marca la pot fer el director, comptable o el propi empleat. Tot i que els fons per a despeses de viatge s’emetran durant un any, no es preveuen multes per a un període tan llarg.
És important recordar que a un empleat no se li pot obtenir un nou pagament anticipat fins que no en faci cas. Per exemple, un empleat, que ha rebut diners durant sis mesos, no té pressa per elaborar un informe. Si necessiteu urgentment enviar-lo en un viatge de negocis, no podeu elaborar un nou sub-informe. També està prohibit exigir un informe precoç sobre l’ús de fons. Una excepció és l'acomiadament d'un empleat.
Suposem que, a més del deutor, no hi ha ningú més que enviï un viatge de negocis. Aleshores el directiu pot assumir la responsabilitat i donar un nou avanç a l’empleat. Si els inspectors troben aquest esquema, multen el cap per un import de 5.000 rubles i la companyia fins a un màxim de 50 mil rubles. per infracció de la disciplina en efectiu. Per tant, aquestes situacions s’eviten millor.
Memòria a comptables
- L’empleat ha d’escriure una sol·licitud d’emissió de fons al subinforme.
- L’operació s’executa pel compte de liquidació.
- El saldo dels fons no utilitzats s’ha de retornar al caixer.
- No podeu emetre un nou avanç fins que l’empleat no ho informe.
- La instrucció del Banc de Rússia estipulava un límit en el desemborsament de fons per un import de 100 mil rubles.
- Cal confirmar el consum de diners mitjançant xec, rebut, TTN, certificat d’acceptació, TORG-12, entrades, ordres de pagament.
- Per confirmar el pagament de les mercaderies en efectiu, a més del xec del caixer, també cal un xec de mercaderies.
- Si els fons no es retornen a temps, s’han de deduir del sou de l’empleat. L’impost sobre la renda de les persones físiques es carrega per l’import del subinforme. Totes les disputes hauran de ser confirmades als tribunals.
