Notícies correspondència empresarial de vegades no és fàcil. De vegades cal fer papers amb un focus molt específic. Entre ells, un lloc especial és una carta d’invitació.
Conceptes bàsics
La correspondència d’oficina té les seves pròpies lleis i reglaments. Cada document compilat sobre un tema específic té un aspecte específic. I també ho és la carta d’invitació: la seva essència ja es reflecteix en el propi títol.
Aquest article postal està dissenyat per convidar a una persona o grup de persones a participar en un proper esdeveniment planificat. Sembla que aquí no hi ha res complicat. De fet, expressar correctament els seus pensaments amb paraules no és fàcil. Hi ha diverses opcions per a aquest tractament. La carta d’invitació està dissenyada per induir a una persona o grup determinat a actuar. Conté una trucada i, a la vegada, aclareix algunes de les seves circumstàncies. Aquest document pot ser una invitació a una exposició o entrevista, una reunió de negocis o una conferència, seminari o un altre esdeveniment. En cadascun d’aquests casos, aquesta carta actua d’intermediari. No obliga, no indica, sinó que trasllada al destinatari la sol·licitud del remitent.
Beneficis del document
Moltes organitzacions fora de costum continuen utilitzant la via oral de comunicació. Consideren que convidar persones a trucades i converses presencials és molt més eficaç que enviar-los correus electrònics. Per descomptat, amb un contacte directe és més fàcil transmetre qualsevol pensament a l’interlocutor. Però si mireu de prop, podeu veure que la carta de la invitació encara té diversos avantatges significatius:
- Amb aquest document, l’emissor mostra respecte per cada destinatari.
- Aquest paper es pot dissenyar de manera que ja per la seva aparença indiqui la direcció del proper esdeveniment.
- La presència d'aquesta carta permet fer-la servir, si cal, com a targeta d'invitació. D’aquesta manera, s’assegura que el destinatari va dirigir-se a l’esdeveniment.
- El document es troba constantment al destinatari i no li permet oblidar el lloc, el temps i el tema de la futura reunió. De fet, a les condicions de la vida moderna, de vegades és difícil recordar alguna cosa important en el temps. El paper, que sempre estarà davant dels ulls, no permetrà que una persona s’oblidi d’ella.
- Aquesta opció és convenient si actualment és impossible contactar amb persones específiques d’altres maneres.
Tots aquests motius posen de nou l’accent en aspectes positius d’una crida d’aquest tipus.
Normes per escriure una carta
Una invitació, expressada per escrit, és un tipus de carta de notificació. Això es desprèn del títol del propi document. De fet, informa al destinatari que se celebrarà un esdeveniment en el moment indicat. L’emissor vol estar segur que totes les persones convidades respondran i vindran a la reunió.
I per això cal saber escriure una carta d’invitació. Aquí cal tenir en compte diversos punts importants:
- Si l'esdeveniment és de naturalesa oficial o, posteriorment, preveu una comunicació personal, s'hauria de publicar amb capçalera. Això posarà l'accent en la seva serietat i la imperativitat de la propera reunió.
- La carta s’ha d’enviar amb antelació perquè la persona tingui temps suficient per pensar i prendre una decisió. Potser voldrà negar-se.En aquest cas, tindrà l’oportunitat de contactar amb els organitzadors i informar-los.
- Com que aquest document encara pertany a la categoria de correspondència oficial, cal adherir-se a la compilació. estil de negoci.
- És millor fer-ho per duplicat, de manera que es quedi a l'organització per a la seva confirmació.
Qualsevol invitació hauria de constar de les següents parts:
- "Capçalera" estàndard, que indica les coordenades del destinatari.
- Si és necessari, podeu contactar amb un destinatari específic, si cal, un recurs del tipus "Alegre d'informar" o "Estimat soci". Per exemple, "Estimat Dmitry Sergeevitx!".
- La part principal de la invitació delineant tots els detalls de l’esdeveniment.
- Signatura del responsable que indica la posició, la signatura i la descodificació completa
Si s’observen totes les regles anteriors, podeu esperar que la carta enviada doni el resultat desitjat.
