Cadascun de nosaltres va escriure cartes formals i notes almenys diverses vegades a la nostra vida. Sigui on siguem i siguem el que fem, la nostra correspondència empresarial té lloc en qualsevol àmbit, que s’ha de realitzar per tal d’esbrinar alguns punts, aclarir informació, fer una pregunta, etc. Si abans aquest fenomen era més comú en les aplicacions de paper i en l’enviament de cartes a superiors (així com a socis comercials), avui aquesta categoria s’ha estès més àmpliament al nostre entorn.
Heu de saber dur a terme una correspondència comercial adequada, encara que només feu una comanda en alguna botiga en línia i vulgueu comunicar-vos amb el seu representant.
En aquest article, es descriuen alguns dels principals punts que configuren la comunicació empresarial. Estarem atents a quins matisos s’han de tenir en compte a l’hora d’intercanviar cartes amb els nostres socis; allò que no es pot descuidar si no es vol aparèixer a l’interlocutor incompetent i impol·lut, i recorda també les regles que s’han d’observar en qualsevol situació.
Si escau
Evidentment, la correspondència empresarial s’utilitza més sovint en el procés de treball. Si treballes en una empresa, definitivament trobaràs la necessitat de compondre aquest tipus de correspondència. Com que parlem de temes empresarials, és fàcil entendre que l’estil d’escriptura hauria de ser adequat, el més formalitzat i oficial possible.
La impressió més gran dels empleats de la companyia, on s’envia la carta, sobre tu i la seva empresa depèn del bé que aconsegueixi establir la correspondència empresarial. Per tant, s’hauria d’abordar el procés d’escriptura del text i el seu disseny de la forma més responsable possible.
En primer lloc, si busqueu correspondència comercial, us recomanem que us familiaritzeu amb les nostres instruccions. En ella, com ja s’ha apuntat anteriorment, presentarem alguns punts teòrics i qüestions pràctiques. Al final de l’article intentarem donar alguns exemples de torns típics de l’estil formal d’escriure. Al final, utilitzant la base d’aquest article, podeu crear de manera independent textos de gran qualitat per a una major comunicació amb els contractistes.
Tipus de correspondència
Immediatament, voldria cridar l'atenció sobre els seus tipus. Per tant, podeu seleccionar una carta de sol·licitud i, en conseqüència, carta de resposta; una carta naturalesa informativa (més sovint enviada al client); una nota d’agraïment (en agraïment pel servei prestat), una carta de notificació, un recordatori, un advertiment; carta de recomanació; garantia i carta de presentació. De fet, aquests són només els tipus més utilitzats que formen correspondència comercial real i electrònica. Per tant, amb ells ens trobarem a la pràctica més sovint.
Estructura
És lògic que, per a una organització més convenient per escriure qualsevol carta, ens seria útil treballar amb la seva estructura o pla determinat. Això us permetrà desglossar la tasca en etapes més petites, molt més fàcils de completar. Per exemple, penseu en la línia de la vostra carta de manera que cobreixi els temes que heu d'explicar de la forma més precisa possible. Per exemple, si estàs escrivint una pregunta sobre quin preu té aquest o aquell producte, prova d’explicar breument el motiu: per què escrius a l’empresa (perquè vols comprar o ordenar aquest o aquell producte); aclariu l'objectiu principal (esbrinar quant costarà demanar 10 unitats de mercaderies amb determinades opcions).Finalment, especifiqueu en quina forma voleu rebre el càlcul i pregunteu si es fa un descompte en un volum de producció igual.
Per descomptat, aquesta informació ja és evident: només cal analitzar lògicament el que voleu escriure. A més, no hem d’oblidar-nos del disseny i els requisits. Més endavant us n’explicarem més coses.
Requisits d’escriptura
Per tant, les regles de correspondència empresarial diuen que totes les cartes han de ser, en primer lloc, curtes. Aquesta és la norma principal que es llegirà. D'acord, no ens agrada a tots quan se'ns carrega una gran quantitat d'informació. Si aquesta carta és de caràcter empresarial, no hauria de ser enorme, en aquest cas simplement es pot ignorar. Si no podeu reduir la informació immediatament, feu-ho després d’escriure el primer esborrany de la vostra carta.
En segon lloc, la vostra parella (participant en correspondència) ha d’entendre què hi ha en joc. És a dir, la carta hauria de ser informativa i comprensible. Cal introduir-hi la informació que voleu transmetre de manera que s’eviti preguntes addicionals i no es perdi temps per aclarir detalls.
En tercer lloc, la carta s’ha de fer el més respectuós possible cap a la vostra parella o empleat de l’empresa que la llegirà. És cert: com més respecte mostreu al vostre interlocutor, més probabilitats tingui de respondre adequadament a la vostra sol·licitud i, al final, aconseguirà l'efecte desitjat.
Correspondència en anglès
En alguns casos, les negociacions han de ser en anglès (o qualsevol altre que no sigui rus). Això és normal, sobretot si hi ha una relació amb contrapartides estrangeres. Cal destacar que les regles de correspondència empresarial s'apliquen a qualsevol idioma: només poden diferir els torns estilístics. La vostra tasca és triar la més adequada per a la situació en què es troba vostè i la seva parella (interlocutor).
La correspondència empresarial en anglès requereix, per descomptat, conèixer-la a un nivell prou alt, per la qual cosa, si no us correspon, us recomanem que contacteu amb traductors professionals. És important que la traducció la realitzi una persona propietària d’un discurs especialitzat, que s’inclou en l’idioma de la correspondència empresarial.
Un exemple. Entrada
En qualsevol conversa, és molt important la manera de començar. En aquest sentit etiqueta comercial La correspondència no és diferent de la comunicació en directe: el primer és saludar l’interlocutor i, d’alguna manera, introduir-lo en la conversa. La salutació pot ser l'estàndard "Hola", però la introducció hauria de ser més individual. Per exemple, podeu indicar el propòsit breu de la vostra carta ("Estem en contacte amb vosaltres per aclarir alguna informació sobre el vostre producte. En primer lloc, ens interessa el cost del model A1). Una altra opció: “Com a continuació de la nostra conversa telefònica sobre el model A1, us escric amb una pregunta sobre el cost d’aquest producte”). També pot simplement descriure la vostra situació: "Us escric per la raó que el 2010 el vostre soci es va posar en contacte amb la nostra empresa, oferint-vos que comenceu la vostra cooperació en aquest àmbit."
Declaració de material
A més, després d’haver escrit alguna introducció a la vostra carta, haureu de fer un aclariment sobre per què escriviu. Per exemple, després de fer una pregunta sobre el preu d’un producte, especifiqueu què us interessa. Podeu escriure això: "Ens agradaria encarregar el número número d'unitats de productes sotmesos a lliurament a l'adreça X". En el cas de la continuació de la conversa telefònica, podeu indicar la vostra sol·licitud - per què li heu escrit a la persona després de parlar amb ell al telèfon (per exemple, per confirmar la vostra intenció de completar la transacció): "És a dir: ens interessa el producte N, sempre que es lliuri amb l'opció X ". Si teniu en compte la tercera versió, també podeu començar a desenvolupar el tema del vostre desig de cooperar amb l'empresa.Descriviu que és del vostre interès i que el soci rebrà qualsevol avantatge concret d’interactuar amb vosaltres si hi esteu d’acord: “T’interessarà saber que el curs de la nostra empresa ha canviat, després d’això s’ha apropat encara més als interessos del vostre negoci”.
Oferta
Qualsevol correspondència empresarial (els exemples que citem també tenen necessàriament aquesta propietat) requereix una seqüència lògica. Si al principi escrivíeu per què escriviu, haureu d’elaborar i ampliar més aquesta idea. Indiqueu allò que voldríeu de l’interlocutor de manera més àmplia: potser us atraure una perspectiva dels avantatges d’acceptar treballar amb vosaltres. Aquesta part, per tota lògica, hauria de ser el “pic” de la vostra carta, la culminació d’una espècie. Si inicialment us heu apropat sense problemes al que us interessa primer, aleshores en aquesta part hauríeu de “revelar les targetes”. Tota la correspondència comercial (els exemples de cartes anteriors no és una excepció) s'hauria de construir sobre una corba tan suau que puja. Aleshores, el lector de les vostres línies entendrà el vostre estat d’ànim i, per tant, li serà més còmode comunicar-se amb vosaltres. No feu salts forts, no canvieu d’un tema a un altre.
Tal com mostren els exemples, si voleu discutir, per exemple, dos problemes no relacionats, podeu fer una divisió en parts de l'article, dividint-la en paràgrafs. Això és convenient per al lector, que veurà visualment el moment en què es passa d’una pregunta a una altra; també ho és per a vosaltres, perquè en aquest cas escriviu com si estiguéssim parlant de dues lletres diferents.
Si parlem dels nostres exemples, hauríeu d’escriure: "A més, voldríem tornar a ordenar els productes N, amb els quals vam interactuar un mes abans". O bé: "A un preu adequat a les nostres condicions, ens agradaria establir una cooperació permanent amb aquesta àrea, augmentant el canal de vendes fins a milers de unitats X-Y". Per acabar, podeu: "Si el vostre interès a treballar amb nosaltres encara és vigent, si us plau, feu-nos-ho saber".
Cada segona mostra de correspondència empresarial es basa en aquest principi, de manera que no hi ha res dolent. Per contra, sovint ressaltar els encapçalaments ajuda a navegar millor, perquè elimina un "text sòlid", fa que hi hagi una mena de "àncora", que es pot connectar visualment.
La part final
Finalment, heu d’acabar la carta de la mateixa manera que la vau començar. Si escriu gràcies, escriu que està encantat de col·laborar amb l’empresa que està descrivint; si es tracta d’una oferta comercial, heu d’expressar l’agraïment per l’atenció a la vostra carta i esperar a una major interacció amb aquesta persona. Heu d’entendre que la forma d’acabar la vostra carta determina en gran mesura l’opinió final sobre vosaltres i la vostra empresa. Tota la correspondència empresarial (exemples de cartes ho demostren constantment) es basa en la cortesia. Així que sempre recordeu agrair al vostre interlocutor, expressar esperança, lloar-lo o deixar la vostra recomanació. Heu de triar el final del vostre text de manera que es correspongui plenament amb el problema descrit a la carta.
Exemples: "Esperem mantenir-vos com el nostre soci constant amb l'esperança de la cooperació estable en les nostres futures activitats." O "Estem sincerament agraïts per la vostra atenció i esperem que puguem desenvolupar la cooperació amb vosaltres en el futur". O "Gràcies per la vostra atenció. Espero que podrem continuar garantint els vostres interessos en el mercat N en el futur".
Etiqueta i alfabetització
En cap cas no us oblideu de la cortesia. Com ja hem esmentat anteriorment, és important si us interessa la correspondència empresarial. Frases com "alegre de cooperar", "gràcies per la vostra atenció", "Disculpeu la vostra preocupació", "estarem encantats de veure't", "no ens convertireu en una empresa" i d'altres. Els dos últims, per cert, es relacionen més amb invitacions a celebracions corporatives que no pas amb redacció empresarial.
Sempre, com a mostra de respecte, afegiu-hi les frases "si us plau", "gràcies", "amablement", etc.
Igualment important en el procés d’escriptura de cartes comercials és l’alfabetització humana. Més exactament, si cometeu almenys un error elemental en el procés de creació d’una carta, podem dir que l’interlocutor formarà una opinió completament diferent sobre la que espereu. Per tant, intenteu escriure el més competent possible i comproveu-ho tot diverses vegades. Si no sabeu com trobar errors i solucionar-los vosaltres mateixos, utilitzeu els serveis d’un corrector o serveis especialitzats. És molt senzill, però permet confiar en el text.
Pràctica i entrenament
A la xarxa, com s'ha apuntat anteriorment, hi ha molts exemples de cartes de negocis preparades sobre qualsevol tema. No els vam inserir en el seu conjunt, perquè, de fet, aquest article simplement no té prou espai per allotjar-hi tanta informació. A canvi, vàrem decidir simplement enunciar algunes regles i principis bàsics, que teníeu l'oportunitat de familiaritzar-vos amb les anteriors. Tanmateix, això, per descomptat, està lluny de tots els passos que s’han de fer en el camí cap a l’estudi de la redacció empresarial. De fet, el paper pràctic té un paper més important en aquest àmbit.
Si estudieu, digueu, 5-10 exemples de cartes preparades i també llegiu el nostre article i extreu algunes regles d’aquí, molt aviat podreu escriure cartes de la manera que necessiteu. De fet, això és suficient per crear qualsevol carta en el marc de la correspondència empresarial.
Exemples llestos
Atès que, com ja s’ha apuntat anteriorment, hi ha un gran nombre d’exemples preparats, és temptador que els estudiants i els especialistes novells utilitzin els coneixements preparats per a una altra persona per tal de realitzar el seu propi projecte. Vull dir que això no es recomana a la pràctica, mentre que a la formació, si us plau.
En el procés d’estudi del que s’escriu en altres cartes, podeu navegar més fàcilment pel que heu d’aclarir a la vostra correspondència. Això és normal, ja que és naturalesa humana aprendre directament per experiència.
És cert, si us proporciona la tasca de recopilar una carta comercial completa, prova primer de revisar els exemples i triar la més adequada per a la vostra tasca. Aleshores, cal adaptar-lo el màxim possible a la situació que vau desenvolupar segons el concepte general, però alhora escriviu-lo de nou per establir el vostre propi estil de presentació i escriptura. Al cap i a la fi, potser podreu transmetre la informació millor i fer que la comunicació sigui més productiva i eficaç.
Aprèn i practica! I podeu crear les vostres pròpies cartes comercials en un període de temps bastant curt.
