Al nostre article volem parlar de cartes. Al cap i a la fi, són la manera més habitual d’intercanviar informació. A la vida quotidiana i a la feina, no podreu prescindir d'ells.
Què és una carta de servei
Una lletra és el nom comú per a documents de contingut molt diferent, que serveixen de mitjà de comunicació entre estructures i organitzacions completament diferents en el procés de les seves activitats.
Les lletres són papers units en un gran grup pel mètode de transferència: per correu electrònic. A qualsevol organització s’acumulen un gran nombre. Es divideixen en sortints i entrants.
Es pot indicar una gran quantitat d'informació a les cartes: un desig, una salutació, qualsevol cosa. Es publica en formularis A4 especialitzats. En els casos en què la lletra és petita i no conté més de set línies, es pot utilitzar el format A5.
S'ha de datar qualsevol document i, per tant, una carta. La seva data és el dia de la signatura.
Realització d’una carta de servei
Una lletra està construïda segons un esquema determinat:
- Introducció Indica els motius i les raons per escriure el document, fets, enllaços a esdeveniments passats, decisions d’organitzacions superiors.
- Evidència. Estableix la raó de tot allò que s’exposa al document.
- Conclusió Treu conclusions, planteja propostes, sol·licituds, requeriments.
Aquesta opció també és possible quan la carta de servei només conté la part final sense cap explicació.
Per regla general, les lletres no tenen grans volums, normalment es tracta d’una pàgina.
Finalitat de la compilació
L’objectiu de qualsevol carta és la motivació. Per tant, el contingut ha de ser clar, comprensible, concis, sense informació innecessària i innecessària. Hi ha diverses regles que cal seguir quan es processi un document.
Una carta comercial oficial està dedicada a un sol número. Això simplifica el seu processament addicional, que permet accelerar l'execució dins de l'organització.
El text es presenta en tercera persona i singular. Per exemple: "En un futur proper, l'escola planeja ...".
El cap de l’organització té dret a signar qualsevol document oficial, i per tant, les cartes i, durant la seva absència, els poders es transfereixen al director que intervé.
Actualment, una carta de servei es pot enviar no només per correu electrònic, també hi ha un telègraf, un fax, i, per descomptat, un correu electrònic a Internet, que és l’opció més convenient i popular.
Requisits per a l’elaboració i l’execució del document
Qualsevol que s'enviï el document, la preparació de la carta de servei està subjecta als requisits de disseny unificats. Són poc complicats i, en alguns casos, pot resultar útil.
Mirem com escriure una carta de servei. A continuació es dóna un exemple.
És així com s’elabora una carta similar.
Dades bancàries
Una carta oficial és el nom general d’un gran grup de documents empresarials que són necessaris per a la comunicació entre les institucions entre elles i amb els ciutadans habituals. Contenen els elements requerits en el disseny.
Detalls de la carta de servei:
- Data
- Número de la carta.
- Enllaços a números de registre i dates d’aquests documents als quals s’escriu la resposta.
- El títol del text en una sola frase.
A més, s'han d'indicar correctament els components individuals dels detalls:
- Nom de l'empresa
- Unitat estructural.
- La posició del contractista.
- Cognoms i inicials.
- Adreça del destinatari
En el cas que la carta s’adreça a diverses persones o organitzacions, indiqueu primer el destinatari principal (la seva adreça) i, després, la resta.
Classificacions de cartes de servei
Les cartes de servei es poden classificar segons motius completament diferents, que poden estar relacionats amb la finalitat, el contingut, la importància, la urgència, l'estat del destinatari.
En general, totes les lletres comercials es poden dividir en els tipus següents:
- Acompanyament.
- Sol·licita carta.
- Informatiu
- Promocional.
- Garantia
- Reclamació.
- Arbitratge.
- Cartes de recordatori.
- Cartes de confirmació.
- Cartes de sol·licitud.
- Cartes de notificació.
Aquesta classificació és la més universal. Analitzem algunes de les varietats de l'escriptura empresarial.
Carta de presentació
Carta de presentació: document amb el qual informen al destinatari que se li han enviat cap document, potser s’està explicant o aclarint alguna cosa. Aquesta carta no conté la part de l'adreça.
Per regla general, aquest document comença amb les paraules: "T'enviem ...", "T'informem ..."
Al mateix temps, també es pot contenir qualsevol informació addicional sobre la situació de producció o gestió. Per exemple: "D'acord amb els acords ..."
El text d'aquest document pot contenir explicacions o sol·licituds sobre els materials adjunts a la carta de presentació. S'elabora en un formulari. A més de tots els detalls anteriors, hauria de tenir una nota sobre la presència de les aplicacions.
Carta d’invitació
En aquest document, es convida al destinatari a participar en l'esdeveniment. Aquesta carta pot ser enviada a una persona o organització específica. Comencen amb les frases: "Us demanem que visiteu ...", "Us convidem a ...". El document revela l’essència del proper esdeveniment amb la indicació obligatòria de la data i l’hora de l’esdeveniment, així com les condicions per a participar-hi.
Carta informativa
Aquest tipus d’escriptura és molt freqüent. Informa a l’enviador d’informació oficial. Per regla general, aquestes cartes són força típiques i són enviades per estructures de direcció a organitzacions subordinades. Poden indicar disposicions legislatives específiques, propostes i recomanacions.
Per cert, els butlletins poden tenir fitxers adjunts. El volum d’un document, per regla general, no excedeix diverses pàgines. Estan signats pel cap de l'empresa.
Carta promocional
Aquesta és també una mena de carta informativa, però s’adreça a una persona o organització específica, que conté una descripció detallada dels béns i serveis. El text de la carta conté informació detallada. El seu objectiu final és fomentar l’adquisició d’alguna cosa per part del destinatari.
Carta de garantia
Aquest és un document que conté obligacions o la seva confirmació. S’adrecen a persones i organitzacions específiques. De quines garanties parlem? Per exemple, garanties per al pagament de béns, lloguer, serveis, condicions de treball. Aquesta carta està signada, per regla general, per dues persones: el director i el comptable principal, i també està certificada per un segell.
Carta de reclamació (queixa)
Es tracta d’una carta comercial que conté informació sobre el descobriment de l’incompliment del producte, per exemple, del producte amb aquells estàndards que s’indiquen al contracte. L’objectiu d’aquest document és compensar les pèrdues ocasionades per infracció de les disposicions contractuals. La reclamació s’ha de fer per escrit. A la pràctica no hi ha una sola forma de tal carta, però hi ha elements obligatoris que s’han d’observar.
La reclamació ha de contenir la informació següent:
- L’adreça completa de l’organització on s’envia el document.
- S'indica el motiu (referència a la garantia, contracte).
- Requisits específics (devolució de mercaderies, diners, desaiguació).
La reclamació s’envia per correu certificat o per carta de recepció del lliurament.Inclou fotocòpies de tots els documents que confirmen que l’emissor és correcte. Es manté el rebut de correu electrònic.
La carta sempre comença amb la frase: "T'enviem una queixa ..."
Sol·licitud
Sol·licita una carta: un document comercial enviat per obtenir informació oficial. El seu text té una clara justificació de la necessitat d'informació. Aquests poden ser enllaços a lleis, regulacions. Les cartes estan signades per un oficial autoritzat oficialment.
Una carta de sol·licitud implica una carta de resposta. Es dona un estat especial a les sol·licituds enviades per les autoritats.
Carta de recordatori
Es tracta d’un document que s’utilitza en els casos en què l’organització no compleix els seus deures funcionals, sinó que simplement actua com a rol d’intermediari. Per regla general, una carta consta de diverses parts. El primer d’ells fa referència a un document en el qual es fixen les obligacions. I en el segon: una sol·licitud per realitzar qualsevol acció.
Carta de notificació
Aquest document informa sobre esdeveniments (públics). S'envien cartes a un gran nombre d'organitzacions o persones per a la seva participació, participació. Poden informar no només sobre els esdeveniments, lloc i hora, sinó que també poden fer una crida a la participació. La carta pot contenir fitxers adjunts, per exemple, un qüestionari d’un participant, el programa de l’esdeveniment. Per regla general, s’envia a una llista sencera de destinataris, cosa que significa que el destinatari no està indicat. La persona que es fa càrrec de l’esdeveniment signa una carta.
En comptes d’un mot després
Al nostre article, vam examinar els tipus de cartes comercials més utilitzats, així com els matisos d’escriure-les. Després d’haver estudiat una mica el tema, ara podeu navegar lliurement i no us confongueu si us acosteu a una proposta: "Redacteu una carta de servei". Com veieu, això no és difícil, sobretot si recordeu tots els requisits i detalls bàsics per escriure un document. Un exemple de com elaborar una carta de servei (mostra), que vam donar a l'article. Molta sort.
