Durant les activitats de qualsevol empresa, apareixen un gran nombre de documents que s’han d’emmagatzemar durant un període de temps determinat. Al nostre article volem parlar de com es porta a terme l’emmagatzematge operatiu de documents i la seva destrucció.
Què és l'emmagatzematge en línia?
Tots els papers creats o rebuts en el transcurs de l’empresa estan sotmesos a una sistematització clara i a un tractament exhaustiu. Perquè en el futur pugueu reutilitzar-los, heu d’organitzar adequadament la seva seguretat, proporcionant-los un accés ràpid a qualsevol d’ells. De fet, l'emmagatzematge operatiu de documents és la preservació dels papers d'una organització o unitat estructural fins que es destrueixin o es transfereixin a l'arxiu de l'organització.
Períodes de retenció de documents
En qualsevol organització hi ha diversos treballs segons el grau del seu valor. Alguns tenen un gran valor econòmic o científic, d’altres contenen informació necessària per resoldre problemes concrets, després dels quals perden la seva importància. Per tant, alguns dels papers s’han de sistematitzar i emmagatzemar correctament, mentre que d’altres simplement es destrueixen, segons determinades regles.
L’emmagatzematge operatiu de documents de valor científic o pràctic té un calendari propi. Depenen del grau d’importància del seu contingut.
La vida útil pot ser la següent:
- Permanent.
- Temporal (més de deu anys).
- Temporal (no més de deu anys).
Cal destacar que la forma dels papers no afecta de cap manera els períodes d’emmagatzematge dels documents (la taula d’emmagatzematge la proporcionem nosaltres a l’article). No és cap secret que actualment la major part de la informació s’estigui processant electrònicament. Els termes depenen, en primer lloc, del contingut del document.
Requisits d’emmagatzematge
Hi ha certs requisits per a l'emmagatzematge operatiu de documents. Per exemple, els casos complets de conservació temporal o permanent han de romandre a les unitats organitzatives durant diversos anys més. Després d'aquest període, es col·loquen a l'arxiu de l'empresa.
Sempre que els papers estiguin en ús actiu, necessiten un disseny i manteniment adequats. L’emmagatzematge operatiu de documents implica la seva formació segons determinats grups específics, així com les especificitats de la nomenclatura adoptades per l’organització.
Per assegurar una cerca ràpida de qualsevol document, cal emplenar els noms de les carpetes el més informatiu possible. Com a unitat, per regla general, s’utilitzen carpetes, a la portada de les quals hi hauria d’haver una butxaca per als noms de nomenclatures substituïbles.
Durant l'emmagatzematge en línia, a la portada s'indica la informació següent:
- El període temporal d’inici i finalització de l’ús.
- Total de fulls nets en una carpeta.
- Indicació de la vida útil d'aquest tipus de valors.
- Nom complet artista, el seu número de telèfon de contacte.
- També es poden presentar inscripcions addicionals (“per a aprovació”, “per a signatura”, etc.)
L’emmagatzematge actual es realitza en armaris especialment equipats (metàl·lics) o en una habitació independent, tancada per accedir-hi. L’emissió temporal de títols només s’ha de realitzar per ordre de la direcció del departament, que es refereix als documents. Al final del dia, la carpeta hauria de tornar al seu lloc: un armari segur.
Al final del període d’emmagatzematge operatiu, als documents se li assigna l’estat de “finalitzat”. I només després d'això s'inicia el procediment per a la seva preparació per a la transferència a l'arxiu.
Dates d’emmagatzematge dels documents entrants
En qualsevol organització, els documents entrants s’acumulen en el procés de l’activitat. També tenen una vida útil. En general, la correspondència entrant fa referència a tota la documentació que arriba a l'empresa. El contingut dels períodes d'emmagatzematge està determinat pel contingut. Es recomana conservar els documents entrants durant un mínim de tres anys. Tot i això, les cartes més importants poden durar més (per exemple, més de cinc anys). La durada està determinada pel grau d’importància de la informació en els treballs. Per tant, la classificació d’aquests documents ha de tenir en compte la importància de la informació. Per exemple, les cartes de les autoritats han de ressaltar en una carpeta i la correspondència amb els socis comercials en una altra. Aquests papers s’han de guardar almenys cinc anys.
Períodes de retenció sortints
Els documents sortints, com qualsevol altre de l'empresa, estan emmagatzemats. A més, com en el cas dels papers entrants, tenen uns termes determinats, que depenen del grau de la seva importància.
És convenient sistematitzar els documents i indicar els períodes d’emmagatzematge a cada carpeta. Lògicament, els documents sortints s’han de dividir en matrius separades: correspondència amb proveïdors, amb clients, clients, organitzacions governamentals, serveis públics, etc. Els papers més importants han de conservar-se en un emmagatzematge operatiu almenys cinc anys, i més senzills - fins a tres anys. Es poden guardar cartes especialment importants durant deu anys. Els motius per a un ús tan llarg s’han de fixar en una instrucció especial sobre el treball clerical de l’empresa.
Registres de documents
Hi ha disponible un diari de registre de documents a qualsevol empresa. A més, per regla general, s’assignen revistes de registre per a títols entrants i sortints si l’organització està activa. És molt més convenient sistematitzar tota la correspondència. Les revistes es compren i canvien cada any. Per descomptat, actualment, molts prefereixen conservar un diari similar en forma electrònica. Tot i això, hi ha d’haver una còpia en paper.
Els requeriments de documents es registren a les revistes, se'ls assigna números i també s'indiquen les dates. Aquest registre de valors permet, si cal, trobar el document adequat. Les revistes es conserven tres anys. Al final d'aquest període, es destrueix tota la documentació relacionada amb la correspondència entrant i sortint mentre s'elabora un acte.
Examen de documents
Com dèiem anteriorment, la durada de l’ús i l’emmagatzematge dels papers en cap cas depèn de la forma (paper o electrònica), només té importància el contingut dels documents. Per determinar-ne la significació, es nomena un examen. La seva tasca és esbrinar quins documents són d’importància per a la producció, la ciència, l’estat, etc. Per als documents seleccionats per a l’emmagatzematge operatiu, cal especificar el període de temps durant el qual poden ser necessaris. Per tant, la determinació del temps d’emmagatzematge és una altra tasca que s’estableix abans de l’examen. Totes les comunicacions abans de ser enviades per a una avaluació experta en preparació per a la transferència a l’arxiu estan formades en assumptes de nomenclatura per part de determinades divisions estructurals o el servei d’administració d’oficines.
L'examen de valor es pot realitzar a les pròpies empreses, a l'arxiu de les organitzacions, així com als arxius estatals.
En general, si parlem de documents de gestió seriosos, les dates del seu emmagatzematge estan predeterminades en el moment de la seva creació. Les principals referències i ajuts normatius que afecten els períodes d’emmagatzematge són llistes de documents que indiquen períodes d’emmagatzematge. S’utilitzen en l’avaluació experta de valors en arxius municipals, estatals i en empreses. I el valor, com hem dit, s’expressa en la vida útil.
La llista de documents amb períodes d’emmagatzematge és una llista sistemàtica de categories i tipus de valors que contenen informació reguladora sobre l’hora d’emmagatzematge.
Les llistes contenen els períodes d'emmagatzematge dels documents estàndard disponibles en qualsevol organització. Però els treballs específics que reflecteixen determinades funcions de l'empresa poden estar relacionats amb llistes departamentals.
Arxius de documents
Un arxiu de documents d'una organització no pot existir per si sol. Els papers s’emmagatzemen durant un temps determinat, després s’hauran de transferir a arxius municipals o estatals. La llei federal defineix clarament el període d’emmagatzematge de molts títols en ell. Així, per exemple, documents sobre personal, papers notarials, llibres de negocis s’han de conservar durant 75 anys, documentació científica - quinze anys.
En el cas que l’organització es liquidi per qualsevol motiu, s’ha de traslladar l’arxiu de documents amb una vida útil fixa, així com els documents de personal, a l’arxiu municipal (estatal). Les empreses no estatals per transferir documents han de concloure primer un acord amb el Fons Arxivístic de la Federació Russa. Si no es va concloure a temps, l'arxiu només hauria d'emmagatzemar paper sobre el personal de l'empresa. El lloc d’estalvi dels documents restants l’hauria de triar el president de la comissió de liquidació.
Com destruir documents?
Els documents d’arxiu que s’emmagatzemen a l’empresa es poden eliminar si els períodes d’emmagatzematge han caducat. La destrucció de documents es pot confiar a una organització de tercers, o bé podeu fer-la vosaltres mateixos. Existeixen regles uniformes per dur a terme aquest procés. Val la pena recordar que només podeu destruir aquells documents que hagin caducat els períodes d’emmagatzematge que han perdut la seva importància pràctica. És possible fer qualsevol acció pel que fa a valors només amb judici pericial.
La destrucció dels documents s’acompanya de l’execució de l’acte.
Elaboració d’un acte
Els papers es poden incloure en l'acte de destrucció en cas que el període d'emmagatzematge caduca l'1 de gener de l'any en què es va elaborar el document. És a dir, si el cas del 2014 i el període d’emmagatzematge és de cinc anys, només es podrà incloure a l’acte el 2020.
Per tal d’evitar més malentesos, s’han de revisar completament tots els casos, procurant que tots els papers que hi hagi hagin perdut valor. Tanmateix, a la pràctica, solen fer-ho d’una altra manera. Si els documents han estat cinc anys a la prestatgeria i no els han tocat mai, les regles seran obviades. Simplement passen per casos selectius per assegurar-se que realment ja no són necessaris.
L'acte ha de contenir informació que estigui disponible a la portada dels casos. Un treball minuciós semblarà innecessari per a aquelles persones que no entenen les complexitats del treball d’arxiu. Però, en realitat, no és així.
La persona que ha dut a terme l'avaluació pericial ha de signar un acte. A més, el document fa notar que les accions es van acordar amb el comitè d'experts de l'organització. En última instància, l'acte ha de ser aprovat pel cap de l'empresa.
Només després de seguir tots els procediments, l’organització pot destruir els casos enumerats en l’acte.
Com destruir els papers comercials?
Hi ha diverses maneres de destruir els documents. Si el territori de l'empresa ho permet, podeu cremar el paper vosaltres mateixos, vigilant la seguretat contra incendis. A més, podeu utilitzar els documents trituradora. Però es tracta d’un procés força llarg, aquest mètode és adequat per a petits volums. En aquests casos, un acte es redacta de forma arbitrària en què es fa constar el fet de la destrucció.
Grans volums de casos destinats a la destrucció, generalment empreses transferides per a l'eliminació o reciclatge a organitzacions especialitzades que s'ocupen d'això.
El fet de la transferència s’ha de fer constar al certificat d’acceptació. El document indica la data, el pes i el nombre de casos. Els experts recomanen que un empleat de l'empresa estigui present a la destrucció de papers per mantenir la confidencialitat.