Els viatges de negocis són viatges de negocis als quals es dirigeixen diferents empleats de l’organització. Durant aquests viatges, es solucionen problemes importants per a l’empresa, per exemple, es comprova l’obra de la sucursal, es firma un contracte amb nous contractistes o s’adquireixen determinades mercaderies al proveïdor. Un empleat de l'empresa que viatja en aquest viatge pot confiar en nombroses despeses. Per a menjars i allotjament, s’assigna un subsidi diari en un viatge de negocis, la mida del qual pot variar significativament en diferents organitzacions. La norma es fixa a la documentació local interna mitjançant l’emissió d’una comanda del cap de l’empresa.
Finalitat del pagament
La quantitat de diem durant els viatges de negocis es determina individualment en cada cas, ja que es té en compte la quantitat de diners que va gastar l’empleat durant el viatge. El pressupost de l'empleat es presenta en el pressupost de l'ocupació mentre es troba en una altra ciutat o país. Totes les despeses es compensen en funció dels requisits legals. Durant tot el temps en què l’empleat es troba en viatge de negocis, es conserva el sou i el lloc ocupat a l’empresa.
A gairebé totes les empreses, no es paga per dia els viatges de negocis d’un dia, durant els quals l’empleat no roman en una altra regió durant la nit. Per diem s'utilitza per als propòsits següents:
- selecció i pagament del lloc de residència de l’empleat;
- nutrició dels empleats en establiments de restauració, així com compensació pel cost d'adquisició de diversos productes a les botigues;
- viatjar a una altra regió o país, així com despeses per desplaçar-se per la ciutat en diferents tipus de transport públic;
- la realització de diferents esdeveniments a partir d'una tasca de direcció;
- altres costos importants, però han de ser necessaris i adequats, en cas contrari, la direcció de l'empresa pot negar-se a transferir fons.
El dia per a un viatge de negocis a Rússia es determina de manera individual per a cada empleat. Però, al mateix temps, es poden registrar pagaments màxims a nivell local.
Quan es llisten?
Cada empresa determina individualment quan s’ha de transferir el dia a l’empleat de l’organització. Per a això es poden utilitzar dues opcions:
- transferència de fons per avançat i, en aquest cas, normalment es paga una quantitat fixa que l’empleat pot gestionar en un viatge, però si és necessari, després d’un viatge de negocis, pot sol·licitar fons addicionals;
- el pagament de per diems després del viatge, durant el qual l’empleat ha de gastar els seus propis fons i, a continuació, elabora un informe que conté informació sobre totes les despeses, a partir de les quals es compensen les despeses.
La segona opció s’utilitza més sovint, per tant, gairebé tots els empleats de l’empresa han de fer un informe especial després del viatge.
Quins documents elaboren l’empleat?
Després del viatge, un empleat de l’empresa pot comptar amb una indemnització pels costos ocasionats. El que es compensa per dia en un viatge de negocis depèn de les despeses del ciutadà. Per rebre diners, l’empleat prepara els següents documents:
- informe directe, que conté informació sobre la quantitat de diners que va gastar un ciutadà durant el viatge;
- un arrendament si un ciutadà utilitzava un apartament privat per viure de viatge;
- rebuda d'hotel;
- documents que confirmen les despeses de desplaçament, que inclouen xecs, rebuts de la roba de llit en un tren, embarcacions d’un avió o altres papers similars;
- evidència de l’ús de serveis de taxi proporcionats per diversos rebuts, xecs o bitllets, i si un ciutadà utilitza transport personal, aquest passa els xecs rebuts a les benzineres a l’empresari;
- documents que confirmen un altre tipus de despeses.
A partir d’aquest informe i d’altres documents, el comptable de l’empresa calcula el dia, per tant, es compensen les despeses realitzades per l’empleat.
Com s'estableix el pagament?
Cada empresa determina de manera independent la mida d’aquests pagaments, que té en compte l’objectiu del viatge, les capacitats financeres de l’organització, així com altres factors individuals. En aquest cas, es tenen en compte les normes consagrades a la documentació interna de l’empresa.
Per aprovar el dia en un viatge de negocis, es forma una posició especial a l'empresa. Està signat pel cap de l'empresa. A més, s'emet una comanda per diems en un viatge de negocis. En aquest cas, es tenen en compte les normes, sobre la base de les quals es transfereixen fons d’aquests pagaments a diferents fons.
Quan es paguen els pagaments d’impostos sobre la renda de les persones i les contribucions a diversos fons?
Quan es calculi el dia, els empresaris han de considerar quant no han de pagar l’IRPF i altres aportacions a organitzacions governamentals. Per tant, si la direcció de l'empresa no vol que es tributin els pagaments, es tenen en compte les restriccions següents:
- Si teniu previst un viatge a Rússia, els pagaments màxims haurien de ser de 700 rubles. en un sol dia;
- Si un empleat és enviat a un altre estat, se li paga un màxim de 2,5 mil rubles. al dia.
Si l’empleat gasta més fons, l’impost sobre la renda de les persones físiques es paga de la diferència i la quantitat necessària de fons es transfereix als fons estatals. Tot i que la llei no conté requisits per a un pagament mínim, cada organització ha de tenir en compte la quantitat real de fons que haurà de necessitar un treballador per realitzar una tasca a una altra ciutat o estat. Per tant, una reducció excessiva del dia en un viatge de negocis a Rússia pot provocar un descontentament per part dels empleats de la companyia.
També es té en compte la durada del viatge, ja que si un dia és suficient per completar la tasca, l’empresari només pot compensar els costos de viatge indicats a l’informe. Algunes organitzacions simplement transfereixen a l'empleat el 50% de la norma establerta.
Normes generals de transferència de fons
Quan es calculi la quantitat de dia en un viatge de negocis a Rússia, els empresaris han de tenir en compte algunes normes importants. Aquests inclouen:
- El dia es paga només amb la condició que el viatge sigui per necessitats de producció i no actuï com a iniciativa de l'empleat directe;
- en un viatge de negocis, el cap emet una comanda que enumera totes les condicions i requisits per a un viatge de negocis;
- l'empleat pot sol·licitar una bestreta, emesa sobre una garantia de desemborsament en efectiu;
- l’empleat designat que ha rebut fons de l’empresari ha de realitzar determinades tasques, per a les quals es forma una tasca;
- en el termini de tres dies després del viatge, l’empleat presenta un informe d’avançament especial, al qual s’adjunten altres documents que confirmen les despeses realitzades;
- l'informe és comprovat pel comptador o economista de l'empresa, després que el document sigui aprovat pel cap;
- L’import del pagament es calcula tenint en compte la data de sortida i arribada.
Si, sobre la base de documents presentats per un empleat, s’estableix que va gastar menys del que s’ha emès amb antelació en forma de bonificació diària de subsistència en un viatge de negocis, haurà de retornar la diferència al caixer de l’empresa.
Es paguen els diems per un viatge d'un dia?
Sovint, per resoldre diversos problemes, és necessari passar no més d’un dia, de manera que es planteja si es paga per dia en aquestes condicions. Un viatge en 1 dia sobre la base del TC requereix la transferència de dia. Aquest viatge es realitza de manera normal, per tant, la fitxa indica que l'empleat no estava present al lloc principal de treball. L’endemà, un empleat de l’empresa genera un informe de viatge, sobre la base del qual rep una indemnització del cap de l’empresa.
Moltes empreses no paguen per dia els viatges de negocis d’un dia, tret que la documentació local interna proporcioni altrament.
Què cal fer quan el viatge de treball s’acabi d’hora?
Sovint, els empleats reben efectiu per avançat, però alhora tornen a casa abans del previst, ja que compleixen ràpidament les tasques que estableix el cap. En aquest cas, se'ls demana preparar correctament un informe de despeses.
El comptable de l’empresa sobre la base de la documentació rebuda realitza recalculacions. La diferència que queda amb l’empleat es retorna al caixer de l’empresa.
Com es paga el treball del cap de setmana?
La prestació de subsistència d’un viatge de negocis es paga per cada dia natural d’un viatge, però només si l’empleat fa front a les seves funcions no només els dies laborables, sinó també els caps de setmana.
Si un ciutadà és enviat a una altra ciutat per supervisar el treball de la nova sucursal durant diverses setmanes, llavors no se li assigna una quota diària per al cap de setmana.
Els matisos d’un viatge a l’estranger
Els treballadors poden anar de viatge no només a Rússia, sinó fins i tot a un altre país. Les característiques d’aquest viatge inclouen:
- la taxa per dia per a un viatge de negocis a un altre país se sol establir en 2,5 mil rubles;
- els fons es paguen en rubles només aquells dies que un ciutadà es troba al territori de la Federació Russa;
- en creuar la frontera, es paga per dia en la moneda del país on s’envia l’empleat de l’empresa;
- si l'empleat es troba el mateix dia a la Federació Russa i en un altre estat, el pagament es divideix en dues parts, una de les quals es presenta en rubles i la segona es transfereix en moneda.
Cada empresa té el dret a la documentació interna d’establir un procediment diferent sobre la base del qual es paga el dia per a un viatge de negocis.
Què he de fer si un empleat compra moneda en un altre país?
En viatges de negocis, els dies permeten als empleats pagar els allotjaments i els àpats, així com compensar altres despeses obligatòries. Si un ciutadà és enviat a un altre país, l'empresari pot emetre-li fons, tant en rubles com en moneda estrangera.
Si els diners es donen en rubles, l’empleat, en arribar a un país estranger, ha d’adquirir independentment la quantitat de moneda necessària. Al mateix temps, ha de transmetre a l'empresari un document acreditatiu presentat mitjançant un extracte bancari. Indica quanta moneda es va comprar quan es va finalitzar el procés i a quin ritme es va realitzar la compra.
La bonificació de subsistència per a viatges a l'estranger es té en compte al ritme establert pel banc el dia que es presenti l'informe de viatge de l'empresa a la direcció de l'empresa.
Què he de fer si un empleat torna i surt el mateix dia?
Sovint hi ha situacions en què un empleat que ha tornat d’un viatge de negocis surt el mateix dia per un altre viatge laboral. Aquesta situació no viola de cap manera els requisits de la llei. En els actes normatius no hi ha instruccions sobre les normes d’execució. Per tant, l'empresari pot utilitzar dos mètodes:
- Es preparen dos conjunts de documents per a cada viatge. Per tant, l’empresari emet dues comandes i també forma dos certificats i tasques. El dia per dia es paga dues vegades i el dia en què s’entrecreuen dos viatges es paga per doble mida.
- Combina dos viatges.Aquest procés s'utilitza si se sap amb antelació que un empleat serà enviat en dos viatges alhora. Per tant, els documents es recopilen immediatament, sobre la base dels quals s’amplia el primer viatge. Per llei, no hi ha restriccions a la durada del viatge, de manera que l’organització pot estendre-la un nombre il·limitat de vegades.
L’elecció només depèn de la decisió de la direcció directa de l’empresa.
Comptabilitat
Moltes empreses no paguen un dia per un viatge de negocis un dia, però segons la llei, cada empresa ha d’organitzar correctament viatges de negocis. Per a això, no només s’encarrega una comanda per part del responsable i s’elabora una tasca de treball, sinó que també s’introdueix la informació necessària als documents comptables.
Les publicacions següents s'utilitzen per obtenir un subsidi diari:
- D71 K50.2: emissió de fons de l'oficina de divises de l'empresa;
- D71 K50.1: emissió d’efectiu en rubles, si teniu previst un viatge pel territori de Rússia;
- D20, 23, 25, 26, 44 K71: acceptació de la memòria per a la comptabilitat;
- K91 D71: cancel·lació de les despeses de la diferència de tipus de canvi quan es compra una moneda;
- D50 K71: la devolució de la resta per part de l'empleat si no ha gastat tota la bestreta rebuda;
- D71 K50: emissió d’un desconcert si l’empleat no tenia prou fons prèviament rebuts;
- D70 K68: meritació de l’impost sobre la renda de les persones físiques si l’empleat ha gastat més de l’import de la norma establerta per la llei.
Si l’empleat va gastar en un viatge de negocis més de 700 rubles. o 2,5 mil rubles., l’impost sobre la renda de les persones físiques es paga per la diferència. El pagament d’impostos es registra als informes 2-PIT i 6-PIT.
Conclusió
Els desplaçaments de negocis van necessàriament acompanyats de la transferència de dia a l'empleat. S’utilitzen per pagar l’habitació i la pensió. La seva mida depèn de si les tasques són realitzades per un empleat del país o si és enviat a un altre estat.
Es poden transferir fons amb antelació o després del viatge. Si l’import no supera les normes establertes per la llei, no haureu de retenir els pagaments d’impostos sobre la renda de les persones físiques.