Mnoho podnikatelů neví, co je EGAIS a proč je to zapotřebí. Sjednocený státní automatizovaný informační systém je v současné době povinným nástrojem, s nímž by měli všichni prodejci nebo výrobci alkoholických nápojů spolupracovat na území Ruské federace. Z tohoto důvodu bude důležité, aby všichni zástupci tohoto podniku zjistili, co je EGAIS a na co se používá.
Proč je to nutné?
Moderní praxe naznačuje, že přibližně 30% z celkového objemu alkoholu v Rusku je vyrobeno nelegálně, to znamená, že každá třetí láhev alkoholických nápojů je padělkem. Samozřejmě v takovém prostředí je zavedení kontroly povinné, ale ve skutečnosti pro podnikatele, kteří v současné době ani nevědí, co je EGAIS, je to další stres.
Pokud jste vlastníkem maloobchodní prodejny, která působí v Rusku, pak v tomto případě musíte mít na paměti, že od 01.01.16 musíte zcela předávat informace do Unified State Automated Information System pro všechny operace nákupu alkoholu, i když pokud prodáváte pivo pouze v maloobchodě. V červenci vstupuje v platnost požadavek, že je také nutné vytvořit podrobné zprávy o maloobchodním prodeji, a prostřednictvím tohoto systému musí být provedena každá jednotlivá prodejní jednotka.
Jak tento systém funguje v maloobchodě?
Abyste pochopili, jak funguje EGAIS, musíte zvážit interakci s tímto systémem v několika fázích. Kroky jsou následující:
- dodání;
- prodej;
- po prodeji;
- případy selhání.
Dodávka
Co je EGAIS, musíte pochopit od začátku zadávání objednávky. Při přijímání alkoholických nápojů od dodavatelů musíte provést podrobné srovnání skutečného počtu lahví s elektronickou nebo papírovou fakturou, která vám byla poskytnuta. Skutečnost nákupu prostřednictvím tohoto systému můžete potvrdit pomocí dokumentu, který vám byl poskytnut z informačního systému, e-mailem, a na počítači by měl být specializovaný program účetnictví komodit, který podporuje práci s EGAIS. Prodáváte pivo nebo jiné alkoholické nápoje, v tomto případě na tom nezáleží.
Pokud se údaje sblíží, pak v tomto případě přijmete fakturu vystavenou dodavatelem a skutečnost nákupu se nakonec potvrdí v EGAIS. Pokud má některé zboží poškozené známky, může být v tomto případě nákladní list zcela odmítnut nebo je jednoduše vystaveno odpovídající potvrzení o nesouladu.
Předpokládejme, že všechno dopadlo dobře, a potvrdili jste fakt nákupu na EGAIS. Pivo a další nápoje byly zakoupeny a nyní bude nutné stáhnout všechna data o obchodovatelných produktech do hotovostního programu, který by měl být nainstalován také do počítače v maloobchodě v souladu se základními požadavky EGAIS.
Předpokládá se, že následně na každé lahvičce s alkoholem bude specializovaná značka, na které bude nanesen dvourozměrný čárový kód s označením Micro PDF417. Tento čárový kód obsahuje základní informace o licenci a výrobci a také uvádí hlavní charakteristiky produktu.
Na prodej
Poté, co jsou láhve již plně umístěny na policích, začíná obchodování.Maloobchod má také přímý vztah k EGAIS, takže je třeba vést záznamy ve všech fázích.
Kupující vybere požadovaný produkt a je připraven zaplatit své náklady. Poté pokladní přečte informace v čárovém kódu pomocí 2D skeneru a zboží je při kontrole zbito. Program pokladny zároveň vygeneruje soubor XML, který je odeslán do modulu Universal Transport Module. Jedná se o speciální aplikaci, která si vyměňuje informace se serverem Rosalkogolregulirovanie. Tam se vytvoří účtenka, ve které je umístěn čárový kód a digitální podpis obchodu, je zasláno potvrzení pokladníkovi, po kterém může být šek uzavřen. Implementace každé jednotlivé krabice nebo láhve alkoholických nápojů bude tedy označena online prostřednictvím EGAIS. Alkohol je kontrolován státem prostřednictvím tohoto systému, počínaje rokem 2016.
Po prodeji
Spolu s nakoupeným zbožím by měl být kupujícímu poskytnut šek od pokladny a neměl by být standardní, ale musí být vybaven dvourozměrným čárovým kódem. Tento kód potvrzuje, že skutečnost prodeje zboží je zaznamenána v EGAIS. Alkohol lze prodávat v jakémkoli množství, ale současně je na šeku označen pouze jeden kód. Nyní je kupující již schopen nezávisle ověřit pravost zakoupeného alkoholu přečtením tohoto kódu pomocí svého mobilního telefonu, pokud takovou funkci poskytuje.
Mnoho odborníků tvrdí, že pokud je postup při takovém prodeji alkoholických výrobků prováděn správně, pak ve skutečnosti nemá smysl provádět kontrolu čárového kódu samotným kupujícím. Pokud kód nemůže číst kód při pokladně, systém automaticky zaznamená pokus o implementaci padělky alkoholu a podle toho ji zcela zablokuje prostřednictvím EGAIS. Maloobchod bude s tímto systémem fungovat stejně.
Selhání
Pokud internet v obchodě náhle zmizel, pak se po určitou dobu mohou alkoholické nápoje dále prodávat, protože program bude kompletně ukládat data o provedeném prodeji. Po obnovení sítě nástroj odešle všechna přijatá data prostřednictvím automatizovaného informačního systému Unified State. V tomto případě se alkohol bude prodávat normálně a kontroly budou uzavřeny. V tuto chvíli je práce v tomto režimu povolena nejvýše tři dny, a pokud během této doby není možné zbavit se všech problémů s alkoholem, pak v tomto případě budete muset pozastavit prodej alkoholických nápojů.
Populární otázky
Navzdory skutečnosti, že instrukce obsahuje poměrně velké množství potřebných informací pro systém EGAIS, některé problémy zůstávají pro mnohé nevyřešeny.
Za prvé, mnozí nechápou, zda je nutné neustále skenovat každou příchozí láhev v procesu přijímání zboží od dodavatele. Ve skutečnosti není nutné zboží po přijetí nějakým způsobem skenovat. Přijímání a práce s dodavateli jsou prováděny v rámci elektronické správy dokumentů v dávkách podle objemových parametrů.
Mnozí také nechápou, jak mohou být zůstatky přesunuty mezi několika obchody, ale na tuto otázku je obtížné dát jednoznačnou odpověď. V souladu s oficiálním stanoviskem FS RAR je jakýkoli pohyb mezi jednotlivými divizemi, jakož i z ústředí nebo skladu, povolen, pouze pokud má obchod velkoobchodní licenci. Pokud však vezmeme v úvahu tento problém z technického hlediska, pak UTM poskytuje možnost vystavovat cestovní faktury, což není v rozporu s pravidly, která jsou obsažena v instrukci UGAIS.
Zjevnou otázkou je mimo jiné to, zda zavedení tohoto systému bylo zrušeno alkodeclairem, ale ve skutečnosti je tento systém ve skutečnosti stále plně funkční a bude tedy fungovat ještě před rokem 2018. Jakmile systém EGAIS začne normálně fungovat ve všech podnicích zabývajících se prodejem alkoholických výrobků, bude standardní prohlášení zrušeno.
Podmínky připojení
Počínaje 1. lednem 2016 musí každá společnost zabývající se maloobchodním prodejem alkoholických nápojů nutně zaznamenávat každou jednotlivou skutečnost při nákupu tohoto produktu. Systém EGAIS bude tedy používán nejen v městských, ale i ve venkovských maloobchodních prodejnách. Dalším poměrně důležitým datem je 1. července téhož roku, protože od tohoto data se budou muset všechny společnosti kromě přímého podávání zpráv o nákupech zavázat také prostřednictvím EGAIS a veškerého maloobchodního prodeje.
Stojí za zmínku, že vedení Rosalkogolregulirovanie poskytlo maloobchodníkům a dodavatelům určitou úlevu, která bude platit do dubna 2016. To neznamená, že by jednotný státní automatizovaný informační systém neměl být instalován včas, ale Federální služba uvedla, že chápou, že v procesu uvádění tohoto systému do provozu mohou uživatelé zpočátku čelit různým potížím, a proto, pokud někdo pak se objeví jakékoli porušení, za to nebudou žádné přísné sankce.
V tomto případě se mnozí ptali, zda se k tomuto systému připojit přímo 1. ledna, pokud se poté již dlouho neplánuje nákup alkoholických výrobků. Ve skutečnosti se v této situaci můžete zaregistrovat o něco později, ale pokud potřebujete zboží odepsat nebo vrátit dodavateli, měl by se při těchto operacích již používat jednotný státní automatizovaný informační systém.
Pokud stále máte nějaké zboží, které bylo zakoupeno před 1. lednem, nemusíte je vyrovnávat, to znamená, že se můžete bez prodlení plně zapojit do jejich prodeje. V případě, že však potřebujete vystavit fakturu za vrácení dodavateli nebo odepsání těchto produktů, lze všechny tyto operace provést až po registraci v EGAIS, a pro tyto produkty by se již měly brát v úvahu.
Nová pravidla pro prodej piva v roce 2016
Soukromí podnikatelé, kteří prodávají pivo a různé pitné nápoje stejně jako jablečný mošt, medovina a básník musí v souladu s novými pravidly platnými od roku 2016 provádět takový postup jako registrace v EGAIS. Poté budou veškeré informace o zadávání zakázek převedeny do tohoto systému. Převážná většina maloobchodníků s alkoholem to musí udělat od 1. ledna. Oprava dalších skutečností o prodeji piva v roce 2016 nová pravidla nestanoví.
Je EGAIS vyžadován ve veřejném stravování?
S ohledem na objasnění oficiálních orgánů je odpověď na otázku, zda je ve veřejném stravování vyžadován EGAIS, také zcela relevantní. Podniky zajišťující stravování, které prodávají alkoholické nápoje, musí zaznamenat nákup těchto produktů v systému EGAIS. Současně není zajištěn fixní prodej těchto nápojů v restauracích a kavárnách.
Výjimka z tohoto systému
Stojí za zmínku několik pravidel, podle kterých jsou některé společnosti prodávající alkoholické nápoje dočasně osvobozeny od nutnosti registrace u EGAIS.
Za prvé, úleva v tomto zákoně je poskytována společnostem, jejichž práce se provádí na Krymu a v Sevastopolu.To se týká zejména organizací, které se zabývají maloobchodním prodejem alkoholu, jakož i jednotlivých podnikatelů, kteří prodávají pivo a různé nápoje s nízkým obsahem alkoholu v maloobchodě. V městských sídlech by měl být začátek zaznamenávání skutečností o pořízení alkoholu v EGAIS zahájen od začátku roku 2017. Pokud mluvíme o venkovských osadách, pak pro ně v EGAIS bude muset být registrace provedena ještě později - od 1. ledna 2018.
Různé maloobchodní alkoholové organizace, které působí ve venkovských oblastech s populací až 3 000 lidí, kde v obchodech není v současné době k dispozici plný internet, patří do kategorie společností, které by neměly zaznamenávat výrobky obsahující alkohol, aby zajistily prodej, a v tomto případě do 1. července 2017 je zpoždění. Pokud mluvíme o veřejných zakázkách, pak v tomto případě v zásadě nedochází ke zpožděním venkovských sídel.
Kromě skutečnosti, že zadávání veřejných zakázek musí být registrováno u EGAIS, ne všechny venkovské osady jsou osvobozeny od stanovení prodejů. Seznam osad, pro které budou takové odklady uděleny, je schválen přímo subjektem federace.
Existuje také několik kategorií společností, které jsou osvobozeny od potřeby připojení EGAIS:
- výrobci pivních nápojů, jablečného moštu, piva, alkoholu nebo medoviny, kteří ročně nevyrábějí více než 300 000 dekalitů;
- producenti šampaňského nebo vína vyrobeného z vlastních hroznů;
- pokud jde o stanovení prodejů, není potřeba připojení k EGAIS zajištěna pro jednotlivé podnikatele, kteří prodávají nápoje s nízkým obsahem alkoholu v maloobchodě, ani pro stravovací organizace, tj. restaurace a kavárny.
Důležitá je také skutečnost, že v současné době neexistuje legální podpora legálního internetového obchodu s alkoholem, ale regulační úřady tvrdí, že tato otázka je aktivně zvažována. Doposud se předpokládá, že budoucí právní předpisy upravující všechny tyto procesy budou předepisovat omezení týkající se doby prodeje i věku kupujících.
Protokolování
Údržba takového deníku je také vyžadována od roku 2016. Mělo by obsahovat číslo, čárový kód, název produktu a jeho kód, datum prodeje, jakož i množství a objem v litrech. Údaje informující o vlastnostech dodávky alkoholu nebudou v takovém deníku zobrazeny. Forma jeho chování je schválena nařízením „Rosalkogolregulirovanie“.
Dokument lze uchovávat v elektronické nebo papírové podobě. Za předpokladu, že jste přímo připojeni k EGAIS, lze požadavky na vedení takového deníku považovat za plně implementované, ale existují i určité jemnosti. Oprava maloobchodu s alkoholickými nápoji v EGAIS se stává povinnou až v červenci 2016 a časopis je veden od ledna, tzn. Bude nutné zaznamenávat tržby samostatně po dobu šesti měsíců. Ve skutečnosti však dnes existuje poměrně velké množství specializovaných služeb, které poskytují příležitosti pro implementaci jakýchkoli požadavků na vedení účetního deníku.
V souvislosti se všemi těmito vlastnostmi se doporučuje začít studovat pravidla fungování tohoto systému hned teď, abyste později nezažili žádné potíže.