Žádný moderní podnik nemůže pracovat bez dokumentů. Příslušná organizace pracovního postupu je proto jedním z faktorů ovlivňujících celkovou výkonnost podniku. Co tato koncepce obsahuje? Jaké jsou typy a systém pracovního postupu? To vše budeme brát v článku.
Pracovní postup a papírování
Na první pohled se jedná o identické koncepty. Ale pokud se podíváte pozorně, můžete vidět rozdíl. Papírování zahrnuje tři fáze:
- Vytvoření dokumentu na základě ekonomické činnosti - dokumentace.
- Organizace účetnictví cenných papírů a jejich pohyb v rámci organizace i mimo ni je tok dokumentů.
- Ukládání dokumentů - archivace.
Tok dokumentů je jednou z fází kancelářské práce. V rámci tohoto procesu se rozlišují také fáze nebo toky:
- Příchozí dokumentace je to, co podnik přichází zvnějšku.
- Outgoing - společnost odesílá protistranám.
- Interní dokumentace je to, co je vytvořeno v rámci organizace a používá se pro řídící činnosti.
Správná organizace procesu vám umožňuje řídit pohyb dokumentu ve všech jeho fázích, od okamžiku vytvoření po přijetí úložiště. Díky tomu je možné kdykoli zjistit, kde je papír, jaká práce s ním probíhá.
Kroky zpracování dokumentů
Každý příchozí dokument v podniku prochází určitými fázemi. Délka cesty závisí na pořadí, které je v organizaci stanoveno. Veškerá příchozí korespondence může zpočátku jít ke stolu k hlavě a teprve pak k umělcům. Je to delší způsob, který se nepoužívá tak často.
Kratší cesta je, když sekretářka řeší rozdělení oddělení. Tato možnost se používá častěji. Jeho výhoda je zřejmá: dokumenty se dostávají k dodavateli rychleji.
Každý příchozí dokument prochází postupem registrace. To se děje ve speciálním časopise. Je uvedeno datum přijetí a předdefinované sériové číslo.
Obzvláště důležité dokumenty lze sledovat. Poslední fází zpracování je odeslání dokumentu do archivního úložiště.
Zásady organizace pracovního postupu
Cílem organizace pracovního postupu je zkrátit čas strávený na dokumentech. K dosažení tohoto cíle byly vyvinuty určité zásady:
- Centralizovaný příjem, předzpracování a doprava. V malých organizacích se to zabývá tajemník, ve velké společnosti mohou úkoly provádět celé oddělení.
- Redukce bodů průchodu dokumentu, vyloučení možnosti jeho vrácení.
- Vývoj schémat a předpisů pracovního postupu.
- Registrace příspěvků.
- Zavedení předběžné fáze posuzování dokumentů.
Dodržování těchto pravidel eliminuje ztrátu času při duplikování akcí, vytváří jednotné zatížení pro lidi, kteří pracují s papíry.
Co je to tok dokumentů?
Je tedy obvyklé volat dokumenty podobné účelu nebo typu, které mají jeden účel sledovat.
Tok je charakterizován strukturou, frekvencí a hustotou. V obchodní organizaci, která denně přepravuje zboží do velkého počtu maloobchodních prodejen, bude tok dokumentů mít jednotnou strukturu, každodennost a vysokou hustotu. Pokud se společnost zabývá výrobou drahých průmyslových zařízení, bude mít její tok různé vlastnosti.
Elektronická správa dokumentů
Skutečnost, že v klasickém oběhu dokumentů existuje materiální médium dokumentu, vytváří řadu vážných problémů. Příspěvky musí být nějakým způsobem převedeny z jedné organizace do druhé. K tomu se používají kurýři nebo pošta. To vyžaduje finanční a časové náklady, navíc jsou možné selhání dodávky a chyby způsobené lidskými faktory. Tok dokumentů představuje vážné finanční a časové náklady.
Papíry je třeba někde uložit. Pokud je organizace velká, jsou pro skladování nutné velké oblasti. Za okolností vyšší moci je smrt dokumentů možná bez možnosti následného navrácení. A to není zdaleka všech problémů.
Elektronická správa dokumentů je systém, který je stále populárnější, protože nemá výše uvedené nevýhody. Pro přenos dat se používají moderní zabezpečené systémy, což zajišťuje rychlé a přesné doručení, zkracuje dobu výměny dokumentů a zajišťuje spolehlivé ukládání. 
Vládní organizace, jako je finanční úřad nebo penzijní fond, rychle ocenily výhody sdílení informací elektronicky, takže se snaží přimět co nejvíce organizací k podávání zpráv.
Jasným pracovním postupem je schopnost rychle najít potřebné informace a odeslat je na adresu s minimálním časem.
