Dokumenty vytváří každá organizace bez ohledu na formu vlastnictví a oblast činnosti. Objednávky, protokoly, dopisy, elektronické a papírové. Všechny z nich jsou součástí obecného a personálního řízení podniku. Úspěch podnikání a prosperita společnosti přímo závisí na tom, jak dobře je tento proces zaveden.
Obecné základy organizace administrativní práce
Papírování je proces vytváření a šíření všech dokumentů organizace. Včetně jejich příjmu, zpracování, prohlášení o kontrole a provedení. V podniku tuto činnost provádí tajemník, vedoucí kanceláře nebo celá jednotka vedená vedoucím specialistou - specialistou na dokumenty.
Hlavní fáze kancelářské práce jsou:
- Vytváření nebo přijímání dokumentů, včetně jejich registrace.
- Kontrola provádění dokumentu, jeho předání adresátům, podpisu, odpovědi a dalším opatřením.
- Papírování pro provozní nebo archivní skladování. V některých případech je možné zničení souborů a dokumentů.
Vedení záznamů v podniku lze organizovat různými způsoby, nejběžnější jsou následující typy:
- decentralizované - dokumenty se vytvářejí, přijímají a zpracovávají jednotlivě v každé jednotce. To platí pro velké podniky s různými činnostmi;
- centralizovaný - organizace má speciální jednotku zabývající se výhradně prací s dokumentací. Může to být sekretariát, kancelářské oddělení nebo jeden zaměstnanec vykonávající tyto funkce. Charakteristika pro malé a střední podniky;
- smíšený - zahrnuje kombinaci prvních dvou typů.
Bez ohledu na to, jak organizované papírování - to by se mělo odrážet v regulačních dokumentech podniku.
Vedení záznamů a správa dokumentů v podniku - organizační nezbytnost
Finanční úspěch činností společnosti přímo závisí na tom, jak dobře je organizován proces pracovního postupu. Manažeři by měli vybírat kompetentní personál, pravidelně otrávit sekretáře pro další vzdělávání a sledovat změny v legislativě.
V každé organizaci je papírování ve skutečnosti „oběhovým systémem“ podniku. S kompetentním přístupem funguje hladce, doručuje potřebné dokumenty odpovědným funkcionářům, zasílá dopisy a odstraňuje nepotřebné dokumenty k uložení.
Každý manažer společnosti chápe, že papírování je systém, který musí jednat jasně a kompetentně. V případě potřeby zvažte různé možnosti pro elektronické asistenty a podle toho vyškolte zaměstnance, aby pracovali v těchto systémech.
Správa personálních záznamů jako základ stabilního provozu podniku
Ve většině velkých podniků se aktivně zabývají nejen obecně, ale také správou osobních záznamů. To znamená, že systém zahrnuje dokumenty týkající se osobních a pracovních údajů zaměstnanců.
Správa osobních záznamů je charakterizována mnohem přísnější regulací. Většina dokumentů je vydávána na standardních formulářích. Všechna znění a poznámky musí být v souladu se zákonem - zejména zákoníkem práce. Kromě toho má společnost vlastní zákony upravující pracovní vztahy se zaměstnanci.
Organizace správy osobních záznamů je vždy samostatnou jednotkou podniku.Pokud je společnost malá, může to být jeden zaměstnanec, ale v tomto případě musí být jeho povinnosti uvedeny v pracovní smlouvě.
Názvy jednotek se mohou velmi lišit:
- „Oddělení lidských zdrojů“;
- „Personální služba“;
- "HR manažeři";
- Personální oddělení.
Regulace kancelářské práce a pracovního postupu
Struktura administrativní práce podniku musí být upřesněna v místních předpisech.
Může to být:
- kolektivní pracovní smlouva;
- poučení o administrativní práci organizace;
- popisy zaměstnání zaměstnanců přímo souvisejících s prací s dokumenty;
- charta společnosti.
Jakékoli regulační dokumenty podniku týkající se personálu a práce v kanceláři by neměly být v rozporu se současnou legislativou.
Správně organizovaný personál a celková administrativa jsou základem stabilního provozu podniku.
