Podle studií provedených různými náborovými agenturami je povolání „sekretářky“ jednou z těch, které jsou spojeny s největším počtem rafinérií a potřebou přizpůsobit se harmonogramu práce managementu. Do této skupiny patří i řidiči a zástupci některých dalších specialit.
Co je to sekretářka?
Tento termín pochází z latinského „tajemství“, tzv. Proxy ve starém Římě. A pak, a později (u královských soudů), to byli výlučně muži, někdy se jim podařilo dostat k moci velmi obratně.
Tato profese získala ženský vzhled již na konci první světové války, s příchodem psacího stroje a vznikem takové pozice jako referentka. V dnešní době jsou díky pokročilým technologiím dokonce i asistenti virtuální asistentky. Toto je jméno společností nebo jednotlivců poskytujících online služby pro psaní e-mailů nebo přijímání telefonních hovorů (přeloženo) bez fyzické přítomnosti sekretáře v kanceláři.
Co dělá?
Mezi lidmi má osobní tajemník režiséra stereotypní podobu - dlouhosrstou krásu, která dokáže psát hlavně na počítači, dělat kávu a přijímat hovory. Někdy se to odráží ve vtipech, které nejsou příliš slušné. Ve skutečnosti povolání „sekretářky“, jakož i postavení referenta ve velké společnosti, předpokládá přítomnost velmi vážného zavazadla dovedností, znalostí a také určitých pracovních kvalit. Skutečný zástupce této profese se neobejde bez organizace, usilovnosti, přesnosti a diplomacie.
Povinnosti tajemníka (referent-referent) zahrnují znalosti všech normativních dokumentů týkajících se kancelářské práce, správy dokumentů, organizace kancelářské práce, struktury řízení, základních principů kancelářské techniky, pravidel ochrany práce. Všechna jeho mnohá práva, povinnosti a druhy vykonávané práce jsou upraveny popisy práce. Je hlavním právním dokumentem týkajícím se činnosti takového zaměstnance. Kompilace je v každém případě vyžadována se vší odpovědností.
Podívejme se na hlavní části tohoto dokumentu.
Co čte instrukce pro asistenta sekretáře?
Její obecná ustanovení obsahují název organizace, označují bezprostřední nadřízené a volají toho, kdo v případě jeho nepřítomnosti nahradí tajemníka. Zde najdete požadavky na senioritu a kvalifikaci zaměstnance a seznam všech dokumentů nezbytných pro práci (pravidla, GOST, kódy a předpisy).
Funkce přiřazené tajemníkovi jsou uvedeny ve druhé (stejné) sekci. To zahrnuje povinnost připravit potřebné dokumenty podle pokynů vedení, registrovat, přijímat a odesílat korespondenci, organizovat a kontrolovat práci recepce, vést dokumentární administrativu a mnoho dalšího.
Podrobněji jsou jeho činnosti popsány v následující části - „Povinnosti tajemníka“. Mluvíme o bezpečnosti a účetnictví korespondence, vydávání certifikátů týkajících se různých registrovaných dokumentů, organizování a přípravě oficiálních schůzek, kopírování a tisku, zaznamenávání zpráv pro nadřízené, které zůstaly v jeho nepřítomnosti, a informování o nich, zajištění kancelářské potřeby společnosti.
V každé organizaci mohou mít povinnosti tajemníka své vlastní charakteristiky v závislosti na specifikách práce. Jeho pozice může znít jako „sekretářka“, což znamená rozšíření rozsahu základních povinností.
O právech tajemníka
Na co má sekretář nárok? Podle pokynů je oprávněn požadovat materiály, které budou vyžadovány při práci v různých útvarech společnosti, aby určil postup jejich použití.
Další věcí je přenos naskenovaných dokumentů přímo exekutorům přímo vedoucím pracovníkům, stanovení pořadí návštěvníků v přijímací místnosti a rozdělování telefonních hovorů podle jejich důležitosti a v případě disciplinárních přestupků musí zaměstnanci vysvětlit.
Stejně jako kterýkoli jiný zaměstnanec má osobní tajemník vedoucího právo pracovat ve vhodných podmínkách, které musí splňovat požadavky na ochranu práce a bezpečnostní normy.
Za co je asistent tajemníka odpovědný?
Je odpovědný za nezveřejňování důvěrných informací, za kvalitu dokumentace a včasné její vedení, odpovědný přístup k správě dokumentů, uchovávání majetku a dokumentů organizace, taktické vztahy s vedením a zaměstnanci.
Další část popisu práce uvádí, jaké jsou pracovní vztahy a funkční vztahy, které existují mezi asistentem sekretáře a různými strukturami společnosti. Ve středně velké organizaci musí tajemník zpravidla spolupracovat v materiálních a technických záležitostech (zajišťování kancelářských potřeb úřadu) s administrativním a ekonomickým oddělením, v otázkách správy dokumentů - s jinými jednotkami a samozřejmě přímo s vedením.
Výkon sekretářky je hodnocen podle hlavních vybraných kritérií, která je rovněž regulována odpovídající částí instrukce. Ve velké většině případů jsou těmito kritérii účinnost a pečlivost. Existují také situace, kdy je instrukce revidována. To se může stát při změně jeho funkcí nebo organizační struktury.
Shrnout
Při najímání osoby se osoba jmenovaná do této funkce seznamuje s obslužnou instrukcí, která uvádí všechny povinnosti tajemníka. Znovu je krátce vyvolejte.
- Příjem telefonních hovorů pro hlavu.
- Veškerá práce s dokumentací - třídění podle důležitosti, návrhu, přípravy, příjmu a distribuce, skladování a systematizace.
- Organizace recepce návštěvníků.
- Pomoc šéfovi při plánování pracovního harmonogramu, v případě potřeby rezervace vstupenek a rezervace hotelu.
- Příprava a organizace obchodních jednání.
- Objednávání kancelářských potřeb a dalších potřebných drobností, někdy i produktů.
Po seznámení se se seznamem povinností, podepisováním zaměstnance podle instrukce, je také vložen podpis vedoucího. Uvědomte si, že každá organizace má svou vlastní verzi instrukce, ale žádná z nich by neměla být v rozporu se současnou legislativou nebo přijatými pracovními standardy.
Soudní tajemník
Jak víte, specifika práce v každé instituci se liší. Co například dělá soudní úředník? Jaké jsou jeho pracovní povinnosti? Je jich mnoho:
- Návrh obalů aktuálních událostí;
- přijímání nároků od soudních asistentů;
- ukládání dokumentů a materiálů do případů;
- Sestavování soupisů nových případů;
- stránkování
- distribuce kopií soudních rozhodnutí účastníkům řízení (stranám);
- zasílání kopií soudních rozhodnutí konkrétním jednotlivcům jménem soudce;
- informování stran o datech a datech soudních jednání.
Kromě toho
Mezi povinnosti, které vykonává soudní úředník, patří mimo jiné:
- zasílání seznamů soudních případů na týden;
- ověření vzhledu účastníků schůzky;
- soudní evidence;
- kontrola příjmu a zasílání všech dokumentů zapojených do případu.
Tajemníci by měli strany seznámit s případovými materiály, kontrolovat oznámení přijatá poštou, předávat účtenky, oznámení, kopie aktů a další důležité papíry. Informace vkládají do časopisů a karet, do počítačového systému, vytisknou ručně psané úkony, předají případy soudcům k ověření a poté je vezmou, vydají a podají exekuční příkaz a jménem soudců udělají mnoho dalších věcí.
Požadavky na registrátora
- Dokumenty by měly být očíslovány, lemovány.
- Seznam případů a dalších dokumentů se sestavuje samostatně.
- Fotografie a obálky jsou očíslovány, v případě selhání začíná číslování znovu, stará čísla musí být přeškrtnuta (neopravena!).
- Všechny opravy jsou certifikovány v souladu s přijatým formulářem.
- Jsou vyhotoveny obálky s uvedením názvu soudu, čísla a názvu věci, jména stran, data zahájení a konce, počtu listů a doby použitelnosti.
- Zásoby jsou prováděny ručně nebo na počítači.
Co musí udělat sekretářka školy?
Někdy existují reklamy „Potřebuji sekretářku do školy.“ Jaká je tato pozice a co by se tam mělo dělat? Pojďme to zjistit.
Sekretářka školy je prvním a nejdůležitějším asistentem ředitele. Musí splňovat všechny pokyny a pokyny svých nadřízených, které se vztahují k fungování vzdělávací instituce.
Mezi jeho hlavní úkoly patří vedení zaměstnanců v oblasti personálních změn (propouštění, přijímání) zaměstnanců, zápis a vyhoštění studentů. Jeho úkolem je vypracovat dokument, který režisér bude muset zajistit svým vlastním podpisem. V případě potřeby musí tajemník shromáždit a doručit podepsané dokumenty ve správný čas k posouzení vyšším orgánům.
Mezi další povinnosti ředitele školy patří přijímání a doručování informací studentům a zaměstnancům. Není-li přítomen ředitel, je tajemník povinen zaznamenat celkový počet a obsah hovorů, stížností a odvolání návštěvníků, včetně studentů základních škol.
Volitelné
Značka, která obsahuje pokyn ředitele školy, uvádí: je také odpovědností za plnění dalších (dalších) pokynů. Co to znamená?
Je dešifrováno následovně: tajemník ředitele školy musí dodržovat všechny pokyny, s výjimkou osobních žádostí. Může to být například výzva k rozhovoru mezi studentem nebo učitelem, zasílání pošty, převod peněz, nákup vybavení potřebného pro školu. Tento seznam je prakticky nevyčerpatelný, tj. Povinnosti tajemníka ve škole jsou velmi, velmi rozsáhlé.
Pokud škola nezajišťuje pozici účetního, jsou finanční záležitosti přiděleny také tajemníkovi. Jeho úkolem je posílat informace o platu, vyplnit časový rozvrh, provést potřebné úpravy.
Pomoc tajemníka může být vyžadována nejen řediteli, ale také jakémukoli návštěvníkovi recepce. Obracejí se na něj, aby vytiskl text, zkopíroval dokument a vyjasnil obrovské množství otázek.
Pokud pracujete jako asistent tajemníka generálního ředitele
V tomto případě jste jedním z odborníků a režisér vás přijme a odvolá a přímo se ho budete řídit. Chcete-li se dostat na tuto pozici, musíte mít vyšší (nebo alespoň speciální sekundární) vzdělání, praxe na pozici 1 rok. Pokud neexistují žádné zkušenosti, potvrzení o účasti na kurzech referentských referentů.
Musíte být kompetentní ve věcech hospodářských a finančních aktivit podniku, vyhlídkách na jeho rozvoj, organizaci správy dokumentů a řízení práce, počítačových dovedností a kancelářského vybavení, překladu do cizího jazyka výrobní dokumentace, obchodní etiky.
Funkce a odpovědnosti
Musíte převzít všechny referenční a informační služby související s dokumentací podniku. Stejně jako organizace a kontrola kancelářské práce v pobočkách a jednotlivých divizích společnosti. Není divu - nejste obyčejný sekretář. Měli by být schopni dokumentovat a rychle organizovat činnosti svých řídících a poradních orgánů. Pokud neexistuje personální inspektor, uschovejte všechny osobní záznamy a záznamy.
Pomocný tajemník generálního ředitele musí připravit dokumenty nezbytné k zajištění finančních a ekonomických činností celého podniku, organizovat jejich příjem, registraci, účetnictví, skladování. Kontroluje přesnost přípravy, schvalování a schvalování veškeré dokumentace předložené k podpisu vedení podniku. Přijímá opatření pro včasné a kvalitní provedení příkazů od nadřízených, přináší informace přímo výkonným umělcům, provádí analýzu a vydává názory na zprávy a certifikáty zasílané vedení.
Funkce tajemníka dále zahrnuje udržování operativní komunikace o otázkách činnosti společnosti s občany - jednotlivci a jednotlivými organizacemi (státními i komerčními). Přijímá návštěvníky, může provádět personální činnosti - vyplňovat osobní spisy, objednávky, pracovní knihy, smlouvy (smlouvy), cestovní doklady a potvrzení o pracovní neschopnosti, vést pracovní výkaz a vydávat potvrzení o platu.
A znovu o právech
Toto postavení zahrnuje nejen rozšířené povinnosti tajemníka, ale také práva, která jim náleží. Kromě obecně přijímaných zahrnují právo požadovat nezbytné materiály a informace od všech funkčních služeb podniku a požadavek vysvětlit důvody zpoždění při plnění úkolů řízení. Poté: je možné požadovat vyplnění dokumentů připravených dodavateli v rozporu s přijatými pravidly v souladu s GOST 6.38-90 nebo ISO - mezinárodní normy pro dokumentaci.
Má v rámci své vlastní úřední moci právo nahlížet na dokumenty související s činnostmi podnikového řízení, předkládat vedení k posouzení osobní návrhy na zlepšení práce organizace v oblasti správy dokumentů a využití nejnovějších počítačových technologií.
Má přístup k dokumentům označeným „Důvěrné“ a může spolupracovat s jakýmkoli zaměstnancem a službami podniku za účelem sledování provádění rozhodnutí o řízení a poskytování těchto informací.
