Situace, kdy se podnikatelé potýkají s potřebou flash dokumentů, není ani zdaleka neobvyklá. Doklady mohou být potřebné pro daňovou kontrolu, penzijní fond nebo pro uložení v archivu.
Je přísně zakázáno lepit dokumenty nebo upevňovat sešívačkou. Abyste se vyhnuli problémům a nezískali si reputaci negramotné osoby, musíte vědět, jak flash dokumenty v souladu se všemi požadavky.
Obecná pravidla
Na první pohled by se mohlo zdát, že by v závazných dokumentech neměly vzniknout žádné potíže, to však není úplně pravda. K procesu je třeba přistupovat odpovědně, aby papíry byly ve správné formě. Mnoho tiskáren může tuto práci provádět za stanovenou cenu a za krátkou dobu, ale ne každý podnikatel riskuje svěřování důležitých papírů cizincům. Aby se služby profesionálů nevyužívaly pokaždé, je užitečné přijít na to, jak správně flash dokumenty.
Struktury dohledu neposkytují podnikatelům konkrétní pokyny k této záležitosti, takže se s nimi musíte vypořádat sami. Informace lze získat z pokynů v oblasti kancelářské práce.
Šijte papír se závitem
Jak flash dokumenty tímto způsobem? Za tímto účelem připravte příslušenství. Musíte mít vlákna, jehly a lepidlo. Proces se skládá ze tří fází:
- Příprava dokumentů. Všechny papíry musí být uspořádány ve správném pořadí a očíslovány tužkou v rohu listu. Otvory lze vyrobit pomocí šrotu nebo pomocí děrovačky. V případě, že je spousta papírů a není možné je prorazit děrováním, vyplatí se použít ostrý hřebík a kladivo. Počet děr závisí na významu a účelu dokumentu. Vysoce citlivé dokumenty jsou sešívány do pěti otvorů, aby se zabránilo falšování letáků. Otvory by měly být umístěny vlevo ve středu volného pole. Vzdálenost by měla být přibližně tři centimetry od jednoho vpichu k druhému.
- Odpis. Abyste pochopili, jak spojovat dokumenty vlákny, musíte znát důležité nuance. Ve většině případů je obvyklé používat motouzy nebo nitě LS-210. Povoleny jsou i jiná trvanlivá vlákna. Je nutné zahájit proces od zadní strany díry, která je umístěna uprostřed. Je obvyklé sešívat dokumenty dvakrát, aby se získala požadovaná síla. Vlákno je přivedeno na zadní stranu středního propíchnutí a je svázáno uzlem. Pokud potřebujete upevnit papíry, které nemají zvláštní hodnotu, můžete použít normální vlákno.
- Certifikace dokumentu. Pro správnou certifikaci papíru je nutné připravit malý list o rozměrech 4 x 5 cm, který musí být přilepen ke svazku tak, aby byly konce nitě volné. Na listu musíte uvést počet podaných příspěvků v číslech a slovech, jakož i pozici, příjmení a iniciály odpovědné osoby. Poté certifikační úřad připojí svůj podpis a pečeť, pokud existuje. Okraje podpisu a pečeti musí přesahovat nálepky na letáku.
Jak připravit doklady k daňové kontrole?
Každý podnikatel je povinen předkládat různé zprávy o své činnosti, takže je nezbytná znalost toho, jak flash dokumenty pro daňovou službu. Chcete-li se vyhnout nesrovnalostem, je vhodné zkontrolovat u odpovědné osoby pravidla pro doklady.
K hotovému dokumentu by měl být seznam všech přiložených dokumentů. Seznam musí být přiložen na samém začátku případu a samostatně očíslován.Musíte také uvést data dokumentů a počet listů. Je třeba si uvědomit, že číslo je umístěno na listech, nikoli na stránkách. Pokud je dokument vícesvazkový, jsou listy každého svazku očíslovány samostatně.
Pro daňové úřady musíte dokumenty flash do 3 otvorů, nic víc a méně. Vzdálenost mezi vpichy by měla být větší než tři centimetry. Musíte je uspořádat do polí na levé straně. Otvory se vyrábějí pomocí šnekové nebo silné jehly. Punkce by měly být uprostřed pole tak, aby byl text jasně viditelný. Všechny otvory musí být provedeny tak, aby byly přesně pod sebou.
Jaké vlákno šít?
Doklady k dani musí být šity pouze propichovací jehlou, pomocí provázku nebo nitě LS-210. V extrémním případě je povoleno několikrát blikající nylonové vlákno složené.
Vlákno se zobrazí na zadní straně posledního listu. Konce, jejichž délka nesmí být větší než 6 cm, musí být svázány. Štítek je vyroben v souladu s obecně uznávanými pravidly a je ověřen podpisem a pečetí. Konce vlákna by měly být volné.
Pokud bude dokument uložen déle než deset let, musí být provedeno pět vpichů. V tomto případě by nálepka měla být vyrobena z hedvábného papíru.
Obal dokumentu
Musíte vědět nejen, jak flash dokumenty, ale také, jak si vybrat obal pro ně. Mohou být tří typů: standardní, nestandardní a ty, které se používají pro dlouhodobé skladování papírů. Rozměry krytu jsou zpravidla 229 x 324 mm, používají se pro listy A4.
Pokud je dokument větší, musíte si vytvořit vlastní obal. Chcete-li to provést, můžete kontaktovat tiskárnu nebo si ji vyrobit sami. Papíry, které je třeba skladovat déle než 25 let, by měly být orámovány silným obalem z silné lepenky. Pokud má být dokument převeden do státního archivu, měl by být krycí materiál bez kyselin.
Firmware pro 4 otvory
V závislosti na tom, jak dlouho jsou dokumenty uloženy, může být provádění dvou typů:
- Částečné, v nichž nemusí být listy očíslovány. V takovém případě není nutné sestavovat soupis a certifikační list. Tento design je povolen pro dokumenty, které jsou uloženy po dobu nejvýše deseti let.
- Plné provedení je nutné, pokud byly dokumenty v archivu déle než deset let. V takovém případě je třeba dokumenty rozložit do 4 otvorů.
Obal by měl být pevný, vyrobený ze silné lepenky, jejíž tloušťka je 0,35–1,5 mm. Popisové prvky musí být umístěny v souladu s GOST 17914-72. Při podávání papíru musíte mít na paměti, že text by měl být dobře přečten. Všechny kovové prvky, jako jsou sponky na papír a svorky, musí být odstraněny.
Pro firmware ve 4 otvorech musíte připravit šnek, upínací přípravek pro upínání, velké jehly a nitě. Pokud je k dispozici spousta listů, je lepší vrtat.
Jemnosti archivního šití
Před blikáním dokumentů musíte zkontrolovat všechny papíry a uspořádat je ve správném pořadí. Listy zásob by měly být očíslovány samostatně. Nakonec je třeba svědka.
Pokud je pouzdro částečně vyplněno, musí být lepenka nanesena nahoře a dole. V případě kompletního návrhu je nutné steh a spojit pomocí PVA lepidla.
K upnutí balení byste měli použít útlak nebo speciální zařízení. Dolní a horní vpich by měl být umístěn ve vzdálenosti 30 mm od okrajů polí. Zbývající dva otvory jsou umístěny ve vzdálenosti asi 80 mm od extrémních propíchnutí.
Konce závitu musí být navléknuty do různých jehel a drženy ve středním vpichu na přední straně. Závit je zobrazen zezadu přes extrémní propíchnutí na přední stranu. Dále navlékla do sousedních otvorů. Konce musí být svázány zezadu.
Závěr
Správné výkaznictví a správa dokumentů je jedním ze základních aspektů úspěšného podnikání. Proto by manažeři měli přistupovat k této záležitosti se vší odpovědností a vědět, jak správně vyprázdnit dokumenty.
