Podmínky ukládání objednávek na zaměstnance. Pravidla pro účtování a uchovávání osobních dokladů

Je důležité, aby každý zaměstnavatel věděl, jaké období uchovávání příkazů pro zaměstnance probíhá. Konec konců, bezpečnost dokumentace je odpovědností, kterou každá společnost přebírá. Měl by shromažďovat nejen informace o zaměstnancích zaměstnanců, ale také zajistit jejich skladování. A bezpochyby. Pouze ne každý ví, co tato dokumentace znamená. A ještě víc, mnoho nerozumí zásadám ukládání a zaznamenávání příkazů pro zaměstnance. Všechny podrobnosti týkající se těchto otázek jsou uvedeny níže. Pomohou pochopit, kolik a jak přesně jsou informace o zaměstnancích uloženy, jakož i další dokumenty, které lze přiřadit k personální dokumentaci.

Co je to?

Prvním krokem je zjistit, o co jde. Co jsou objednávky co se týče personálu? Koneckonců, než začnete něco ukládat, musíte plně porozumět, s jakou dokumentací musíte pracovat.

Personální objednávky - regulační dokumenty pracovní vztahy mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Tato dokumentace je vše, co může naznačovat soubory a informace, které se vztahují k dané činnosti. Všechny objednávky jsou rozděleny do několika kategorií:

• Doklady o dlouhodobém skladování.
• Krátkodobé papíry.
• Dočasné objednávky.

Každá z těchto kategorií má tedy své vlastní charakteristiky. Proto dříve, než začnete studovat teorii skladování a účetní dokumentace pro zaměstnance ve společnosti, musíte pochopit, k jakému typu tento nebo ten papír patří. Teprve poté bude možné, bez porušení stanovených pravidel, provádět studované procesy. Jaká je doba uchování osobních objednávek? Co by měl každý zaměstnavatel vědět o této chvíli?

Dlouhodobé dokumenty

Nyní je čas zvážit každý typ dříve uvedených dokumentů. Již bylo řečeno, že to pomůže plně pochopit, kolik si dokumentaci uchovat. Účetnictví všech typů cenných papírů je však stejné. Otázka je proto obvykle jednoduchá. Doba skladování osobní dokumenty přímo závisí na typu papíru. Prvním z nich jsou objednávky dlouhodobého skladování. Není těžké uhodnout, že je zaměstnavatel vezme v úvahu a bude po dlouhou dobu skladován. Kolik přesně? Více o tom později.

Co lze připsat této dokumentaci? Jedná se o dokumenty, které popisují pracovní poměr mezi zaměstnavatelem a podřízenými, a rovněž označují významné pracovní faktory. Co jim lze připsat? Toto je:

1. Pracovní smlouva s pracovním příkazem.
2. Překladové dokumenty.
3. Nařízení o stanovení určitého platu v určitém postavení.
4. Osvědčení potvrzující odměnu nebo bonus zaměstnanců.
5. Příspěvky o pracovních cestách (dlouhé, zahraniční).
6. Osobní soubory.
7. Formuláře žádosti vyplněné během zaměstnání.
8. Propuštění objednávky.

Ne personálem

Nyní je jasné, které dokumenty jsou dlouhodobé. Jedinou věcí je, že příkaz k najímání zaměstnance je papír, který se vztahuje na zaměstnance. Existuje však malá výjimka z pravidla. Je třeba mít na paměti.

O čem to mluvíš? Ne všechny pracovní příkazy, spolu s pracovní smlouvou, jsou příkazy pro zaměstnance. Podobné papíry mají výjimku. Pro hlavní činnost existují tzv. Příkazy. Mezi ně patří následující:

• Pracovní smlouva s příslušnou objednávkou.
• Změny v pracovní smlouvě (například pro přesun na jiné místo).
• Dokumenty o odvolání rámu.

Je třeba poznamenat, že pro hlavní činnost budou tyto cenné papíry posuzovány pouze ve vztahu k jednotlivcům. Obvykle se jedná o vedoucí pracovníky společnosti, jakož i účetní, vedoucí pracovníky a zástupce. Tito zaměstnanci jsou často předepisováni v zakládací listině společnosti. Toto pravidlo by mělo být zapamatováno, pokud zaměstnavatel chce zjistit, jaké jsou podmínky pro ukládání objednávek na zaměstnance. Ne všechny dokumenty spadají do této kategorie.

Krátkodobé skladování

Dále musíte pochopit, co lze připsat papírům pro krátkodobé skladování. V této situaci bude samozřejmě provedeno účtování příkazů personálu. Po krátké době však budou tyto dokumenty zničeny. Co lze připsat této kategorii? Dokumenty krátkodobého skladování se nazývají příkazy, které rychle regulují výkon konkrétní pracovní činnosti zaměstnancem. To znamená, že se nejedná o tak závažné dokumenty, jako jsou doklady o propuštění nebo pracovní smlouvě. Konkrétněji můžeme rozlišovat:

1. Objednávky na dovolenou.
2. Pokyny na krátké výlety.
3. Dokumenty označující různé disciplinární opatření.
4. Objednávka vyslání personálu na školení nebo kurzy dalšího vzdělávání.

Ale to není vše. Pravidla pro ukládání studovaných dokumentů mají mnoho funkcí a nuancí. Kromě již uvažovaných možností lze rozlišit dočasné úložiště a trvalé. Tyto případy nejsou příliš běžné.

Dočasně a trvale

Dočasné dokumenty jsou příkazy a pokyny, které nehrají významnou roli při práci. Obvykle jsou důležité v určitém okamžiku. A poté, co již nejsou potřeba, jsou zničeny. Existují také objednávky na trvalé uložení. Nejčastěji lze rozlišovat od osobních dokladů pouze osobní spisy vedoucích pracovníků a dalších úředníků předepsané v zakládací listině společnosti. Účtování a ukládání takové dokumentace se provádí průběžně. A je zničen až po uzavření společnosti.

Dlouhá doba

Jaká je doba uchování osobních objednávek? Již bylo řečeno, že hodně záleží na tom, jaký druh cenných papírů se jedná. K dispozici je dokumentace pro dlouhodobé skladování. Měl by být systematizován a zohledňován podle stanovených pravidel. A takové dokumenty jsou uloženy po dlouhou dobu.

Vzhledem k tomu, že pouze některé společnosti jsou po otevření schopny pracovat po dlouhou dobu, můžeme říci, že papír pro dlouhodobé skladování by neměl být průběžně ničen. Proč? Faktem je, že personální objednávky této kategorie jsou uchovávány po dobu 75 let. A teprve po tomto období můžete zničit. Pouze některé společnosti dokážou pracovat déle, než je stanovené období.

Je to krátké?

A jaké jsou doby uchovávání osobních dokumentů, které jsou klasifikovány jako krátkodobé? Taková dokumentace může stále procházet fází zničení bez uzavření nebo likvidace organizace. Krátkodobé dokumenty se obvykle ukládají po dobu 5 let. V některých případech (pokud je to stanoveno v chartě) - 10. Ale už ne.

O účetnictví a skladování

Kolik osobních objednávek je uloženo? Odpověď na tuto otázku není obtížná. Nyní můžete věnovat pozornost pravidlům účtování těchto dokumentů. To je také důležitý bod, o kterém by měl vědět každý zaměstnavatel. Koneckonců, pokud existují nějaké papíry, které jsou uloženy po určitou dobu, musíte nějakým způsobem vést záznamy o nich, jinak můžete ztratit důležité objednávky.

Nyní existuje několik typů ukládání dokumentů. V každé společnosti musí být implementovány. Nyní musí společnosti vytvořit speciální seznamy účtování svých cenných papírů u zaměstnanců v papírové i elektronické podobě.Mimochodem, druhý může být zanedbán. Ale obecně přijímaná papírová forma prezentace je nutností. Ale jak provádět účetnictví? Zásady pro elektronickou a materiálovou verzi jsou stejné. O nich dále.

Základní účetní zásady

Účtování objednávek na zaměstnance je tedy odpovědnou záležitostí a řídí se obecně uznávanými standardy. Všechny osobní dokumenty musí být zaregistrovány. Pokud tak neučiníte, nemůžete tento ani ten papír uložit. Žádná registrace - žádný dokument. Co se myslí tímto procesem?

Registrace objednávek na zaměstnance je převod údajů zapsaných na dokumentech do formulářů odborné dokumentace s následným přidělením čísla a data schválení zaznamenaného příspěvku. To znamená, že u papírové interpretace a u elektronické interpretace je nutné každé objednávce přiřadit digitální označení. A také to napsat v té či oné podobě. Toto je povinná položka.

Data jsou zaznamenána v registrech objednávek pro zaměstnance. Vkládání probíhá také v elektronických databázích a archivech. Toto je jediný způsob, jak plně zaznamenávat a ukládat dokumenty. Společnosti poskytují volný výběr formuláře pro uložení dokumentace. Charta by měla obsahovat pravidla, podle nichž jsou všechny objednávky (nebo jakékoli konkrétní) uloženy v papírové i elektronické verzi. Je třeba poznamenat, že první odstavec je obvykle povinný. Jedná se o materiál, který je schopen potvrdit konkrétní objednávku.

Objednávkový deník

Nejběžnější praxí zaznamenávání a uchovávání dokumentace je společnostem vydaná kniha zakázek pro zaměstnance. Tento dokument je malý notebook. Obsahuje počet objednávek a jejich hlavní údaje (podrobnosti). Například jméno a datum schválení. V deníku objednávek je evidován papír trvalého, dlouhodobého a krátkodobého skladování. Pokud ale mluvíme o dočasné dokumentaci, nemělo by se do takového poznámkového bloku zadávat. Pokud společnost neposkytuje chartu pro samostatný deník, určený výhradně pro dočasné objednávky. Je naplněna až do konce. Jakmile prázdné listy skončí, musíte zadat nový účetní doklad do provozu. Starý je uložen a odeslán k uložení. Mimochodem, je to kniha neustálého účetnictví.

Archivy

Bez ohledu na to, o kterých rozkazech personál mluví, každá společnost zajišťuje archivaci dokumentů. Toto je nejběžnější forma papírového účetnictví. A všechny. Ne nutně u personálu. Všechna data jsou odesílána do archivů poté, co již nejsou potřebná. Nebo ty, které již byly provedeny. Například osobní soubory zaměstnanců. Ihned po podpisu příkaz k propuštění stejně jako je případ uzavřen, musí být zaslán do archivu k uložení po stanovenou dobu. Existuje několik typů třídění dat, ale více o tom později.

Nejprve je třeba poznamenat, že archivy mohou být prezentovány v papírové podobě (povinné) i v elektronické podobě. Bez ohledu na to si společnost volí zásady organizace uložených informací. Archivní data mají soupis. Poskytuje krátký seznam veškeré uložené dokumentace. Archivace dokumentů je nejvhodnější formou záznamu dat. Používá se v papírové i elektronické podobě. Je třeba poznamenat, že dočasné dokumenty nejsou archivovány. Jsou připojeny k hlavním cenným papírům a poté zničeny. Doporučuje se odesílat všechny objednávky dočasného úložiště na samostatné místo a nekombinovat je s dlouhodobými nebo krátkodobými.

Tipy pro systematizaci

Doby uchovávání osobních dokumentů jsou pochopitelné. Obvykle má 5 a 75 let. Ale to není vše. Zvláštní pozornost je třeba věnovat archivům.Po registraci objednávky a jejím uložení do archivu je třeba nějakým způsobem systematizovat všechna dostupná data. Za tímto účelem společnosti používají několik principů:

• Ukládání dokumentace do samostatných složek s rozdělením na krátkodobé a dlouhodobé dokumenty. Doporučuje se, abyste nevkládali všechny papíry dohromady.
• Systematizace podle roku, měsíce a data. Každá složka s dokumenty je objednávkou určitého časového období. Uvnitř jsou všechny papíry rozloženy s ohledem na jejich registraci v účetním deníku (měsíce a dny). Tím je usnadněna úloha nalezení konkrétního dokumentu.
• Použití umístění podle čísel objednávky s ohledem na abecední pořadí. Již uvnitř každé složky se doporučuje systematizovat podle objednacích čísel i velkými písmeny.

Konec účetnictví

Co dělat po uplynutí doby uložení dokumentu v archivech? Papír kontroluje speciální služba ve společnosti. Potom je systematizuje a vydává určité příkazy ke zničení. Dokumenty jsou obvykle spáleny nebo předány skartovačem. V žádném případě nelze příkazy jednoduše zahodit. Právě je zničit. Pro přiřazení dokumentů jednomu nebo druhému typu se jedná o zvláštní provizi. Oceňuje důležitost objednávek, přiřadí jim skladovací život. A teprve potom jsou uloženy v archivech v té či oné podobě.