Velké společnosti s mnoha divizemi nevyhnutelně čelí problému vnitřního pracovního toku. U vyspělých společností je takový postup počítačový, ve skromnější verzi je to korespondence na papírových nosičích. Normy obchodního psaní však zůstávají stejné pro jakýkoli formát. Obvykle se takový dokument nazývá memo.
V jakých případech uděláte poznámku
Vztah mezi jednotkami je choulostivá záležitost a někdy vyžaduje psaní. Předpokládejme, že zaměstnanci několika geograficky vzdálených jednotek spolupracují na projektu. Pro výměnu spolehlivých informací nestačí telefon, je třeba psát zdroje.
Nebo jiná, méně příjemná možnost: je třeba, abyste zaměstnance přičítali kárné odpovědnosti za porušení úředních povinností. Jak dokázat, že takové porušení vůbec existovalo a z čeho se skládalo? Samozřejmě s pomocí písemných zdrojů: usnesení, interní korespondence, písemné pokyny a další podobné poznámky.
Může se stát, že budete muset požádat nebo upozornit na důležité informace všech zaměstnanců. To lze provést pomocí poznámky.
To znamená, že vzorová poznámka může být užitečná v různých záležitostech podniku:
- práce;
- dohodou;
- administrativní a manažerské;
- disciplinární;
- administrativní;
- odbory;
- informační.
A tento seznam není vyčerpávající.
Povinné údaje
Poznámka je především dokumentem, a proto by měl být sestaven v souladu s pravidly pracovního postupu se zaměřením na vzorek. Memo napsané kompetentně vypracované postačuje k vyřešení problému s výrobou. Dokument by měl obsahovat následující informace:
- komu je poznámka určena;
- jaká je jeho podstata, zdůvodnění, odkaz na zákony, normy, pokyny;
- aplikace - pokud existují;
- kdo podepsal - vedoucí oddělení, který má právo podepisovat interní dokumenty;
- kdo zkompiloval - performer, který přímo sestavil ukázku servisní poznámky;
- registrační číslo dokumentu a datum, kdy byl adresátovi zaslán.
Servisní záznamy se zpravidla sestavují podle počtu příjemců v originálech plus jedné kopie pro odesílatele. Pokud je mnoho příjemců, jsou uvedeny v hierarchii v pravé polovině listu.
Jak napsat poznámku
Vzorový dokument lze nalézt v jakékoli referenční publikaci pomocí obchodního dopisu nebo ve sbírkách obchodních dokumentů. Form poznámka není výslovně schválen. Při sestavování se v zásadě řídí normami obchodního obratu a zavedenou praxí.
Existují však tzv. Státní standardy, které upravují formu dokumentace. Stanoví určité požadavky na interní dokumentaci podniku, je předepsáno, kde by měly být tyto nebo tyto nápisy umístěny, jak správně označit iniciály nebo správně podepsat dokumenty zástupci v nepřítomnosti hlavy.
Pokud vezmete v úvahu vše, co bylo napsáno, můžete použít ukázku servisní poznámky níže. Logika prezentace a odůvodnění, na které kompilátor odkazuje, by samozřejmě měla být dobře promyšlená, protože formát určí vnímání dokumentu, a tedy i jeho účinnost. Zvuk a promyšlený dokument je vždy důvěryhodnější.
Ukázka poznámky
HR ředitel
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
Memorandum
Pokud jde o vydání dokumentu zaměstnanci
Č. 214 / OK ze dne 06/03/14
31. 5. 2014 obdržela společnost dopis od soudního vykonavatele, podle kterého by se za ním měla dostavit zaměstnankyně Degtyareva Irina Pavlovna, jelikož je dlužníkem na základě soudního rozhodnutí o navrácení částky ve prospěch Centra zaměstnanosti.
Podle dostupných údajů pracuje určený zaměstnanec v divizi Elektřina jako dispečer.
V souladu s požadavky soudního vykonavatele vás žádám, abyste neprodleně zajistili doručení připojených předvolání Degtyareva Irina Pavlovna proti podpisu, a kopii s podpisem zašlete poštovnímu soudnímu vykonavateli.
Dodatek: předvolání ve 2 kopiích.
S pozdravem
Vedoucí právního oddělení
M.V. Blanche
Španělsky Oleva I.R.
5027982
V tomto formátu můžete položit jakoukoli otázku, hlavní věc je soustředit se na vzorovou poznámku a nezanedbávat zdůvodnění požadavků.
Memo - interní dokument
Příklad poznámky dává představu o postupu pro její přípravu. Je třeba si uvědomit, že tento dokument, bez ohledu na jeho předmět, zůstává vnitřní záležitostí společnosti.
Typicky podnik vydává zvláštní příkaz k určení informací s omezeným přístupem, s odkazem na které je možné odmítnout vydávat kopie nebo navíc originály úřední dokumentace na žádost třetích stran.
Je však třeba mít na paměti, že na žádost donucovacích a soudních orgánů se oficiální korespondence může stát majetkem vyšetřovatele nebo soudce. Tyto dokumenty jsou rovněž oprávněny požadovat kontrolní subjekty. Vzhledem k této možnosti je lepší okamžitě a obezřetně vypracovat dokument, protože to, co je psáno perem, nelze sekerou snížit. Z tohoto důvodu je nejvhodnější ukázka servisní poznámky.
