Jak vytvořit průvodní dopis k dokumentům. Ukázka průvodního dopisu k dokumentům

Průvodní dopis je univerzální dokument, který se používá v nejrůznějších oblastech podnikání podniku. Správně sestavený doprovod zachrání všechny strany před mnoha nedostatky a nejasnostmi. Jak napsat průvodní dopis do dokumentů?

Kdy je to nutné?

Práce podniku, zejména velkého, je doprovázena celou řadou otázek, které musí být nejčastěji dokončeny písemně. Protistrany si vyměňují zprávy a oznámení mezi sebou, dokumenty jsou vyžadovány bankou, daní, penzijním fondem a auditory. Klienti také píšou žádosti o různé informace a dokumentaci.

Ve všech těchto případech se zachránce a zároveň průvodní dopis stane hodnou tváří společnosti. Je-li napsán na pevném formuláři, správně zkompilován a správně proveden, nejenže učiní správný dojem na adresáta, ale také plní řadu praktických funkcí pro odesílatele:

• vysvětlí příjemci, který mu píše a proč;
• převezme informační roli a osvobodí přiloženou dokumentaci od sémantického přetížení;
• podrobně uvést seznam přiložených dokumentů;
• ušetřit peníze odstraněním zbytečné pošty pomocí inventáře;
• plní roli kompaktního důkazu o doručení celé hromady dokumentů.

Obvyklý „doprovod“ se správným přístupem může být tak užitečný!

Jak napsat průvodní dopis do dokumentů?

Ne každý umí psát průvodní dopis do dokumentů, i když je to důležité.

Sestavení „doprovodu“ by mělo začít úvodní větou: uveďte číslo příchozí žádosti nebo uveďte podstatu problému, na kterém korespondence pokračuje. V následujících odstavcích dopisu je logické uvést důvody dokumentu: regulační právní akty, ustanovení smlouvy, inspekční akty, pokyny regulačních orgánů a další.

Prohlášení končí žádostí, nabídkou nebo poptávkou. Po sestavení textu je uveden seznam přiložených dokumentů s číslováním, názvem a podrobnostmi, jakož i počet přiložených listů.

Požadované podrobnosti průvodního dopisu k dokumentům

Jak napsat průvodní dopis k dokumentům, jsme diskutovali výše. Teď něco o jeho designu.

• „Čepice“ dokumentu. Zde je uvedena pozice vedoucího nebo jiného zástupce adresáta, jméno společnosti nebo celé jméno, jméno a patronymie soukromé osoby; úplná adresa a PSČ.
• Datum sestavení průvodního dopisu, a pokud je odesílatel právnickou osobou, pak odchozí registrační číslo.
• Oslovení adresáta v souladu s pravidly obchodního dopisu. Ať už se jedná o soukromou osobu nebo vedoucí podniku, obracejí se na něj podle jména a patronymie a přidají odvolání „respektované“.
• Podrobný seznam přiložených dokumentů, protože samotné jméno znamená, že písmeno „doprovází“ určitý základní odjezd.
• Dopis je podepsán první osobou nebo zplnomocněným zástupcem organizace, které je vedoucímu takové právo uděleno. Je-li dopis od soukromé osoby, podepisuje odesílatel nebo jeho zástupce zástupcem „doprovod“. Před podpisem je obvyklé přidávat záruku „s respektem“ ručně.
• Příjmení, iniciály a komunikační prostředky autora dopisu.

Toto jsou základní požadavky na formu dopisu.

Ukázka průvodního dopisu k dokumentům

Vynikajícím referenčním bodem v přípravě bude zkušební ukázka průvodního dopisu k dokumentům. Jeho obsah se samozřejmě bude lišit v závislosti na potřebách kompilátoru, ale celkové plátno zůstává nezměněno.

Vedoucí daňového inspektorátu v Goloseevsku

Khitrun I.V.

st. Vasilyevskaya, 3,

Kukino - 31005

Č. 562 ze dne 5. 5. 2015

Milý Ivan Vasilieviči!

Pro vaši objednávku č. 12/389 ze dne 01.01.2015 týkající se vydání čítače neplánované kontroly na místě vás informujeme o následujících skutečnostech.

Část dokumentů o smluvních právních vztazích se stavem nouzové společnosti „Gedeon“ byla zabavena na základě protokolu o zabavení ze dne 03/02/2015 (kopie je připojena) Dokumenty, které má podnik k dispozici, jsou zasílány ve formě řádně ověřených kopií podle přílohy.

Aplikace (celkem 6 litrů):

1. Kopírovat platební příkaz se značkou banky č. 3 ze dne 15/15/15 - o 1 litr.
2. Kopie platebního příkazu se značkou banky č. 6 ze dne 14/14/15 - 1 litr.
3. Kopírovat zpráva o usmíření podle dodavatelské smlouvy č. 56 / P ze dne 12.15.14 - o 1 litr.
4. Kopie protokolu zabavení ze dne 03/02/15 - 3 litry.

S pozdravem

Ředitel státního podniku "Zařízení na zpracování masa Goloseevsky"

Golokhvastov F.E.

Umělec: Pupko A.V.

(067)4658291

Takový „doprovod“ je vhodný pro mnoho odchozích materiálů na žádost státních, regulačních a donucovacích orgánů, stačí jej mírně přizpůsobit vašim potřebám.

Průvodní dopis ke smluvním dokumentům

Při uzavírání obchodních smluv často nastává situace, kdy jsou protistrany geograficky od sebe vzdáleny a nemohou si dovolit cestovat do jiného města, aby podepsaly smlouvu.

V tomto případě se provedení průvodního dopisu stane druhem majáku, který vám umožní uzavřít na dálku legálně platnou smlouvu bez osobního setkání zástupců. S pomocí průvodního dopisu může jedna strana nejen zaslat podepsané formuláře smlouvy k posouzení, ale také písemně vyjádřit své stanovisko k základním otázkám dohody.

Průvodní dopis navíc umožňuje zaznamenat, co a kolik bylo připojeno a zasláno adresátovi. Například obsah lze uvést následovně.

"Posíláme vám dvě kopie smlouvy o poskytování informačních služeb, podepsané a orazítkované námi. Doporučujeme, abyste zvážili uvedený návrh a, pokud bude dohodnuto, podepsali smlouvu tím, že nám vrátíte jednu z podepsaných kopií. Dodatek: návrh smlouvy ve 2 vyhotoveních po 6 listech "

Dopis s tvrzením - je to nutné?

Někdy nastane situace, kdy je nutné zaslat nárok straně podle dohody, která neplní své povinnosti. Obvykle jsou všechny nároky, odůvodnění a aplikace uvedeny přímo v nároku. Zdá se, proč byste potřebovali průvodní dopis?

Skutečností je, že žaloba se může stát nejen oficiálním důkazem u soudu, ale v některých případech výkonným dokumentem. Měl by označovat právně správné a významné věci, ale nevykonává komunikační funkci.

Pokud protistrana musí podat stížnost, ale také zaslat některá neformální slova vítání nebo vysvětlení, lepší než průvodní dopis, tuto úlohu nebude plnit ani jediný dokument.

Průvodní dopis je dobrý způsob, jak se navzájem poznat.

Společnost často drží zajímavou propagaci nebo chce jen dělat komerční nabídka neomezený okruh osob. Typické průvodní dopisy, které jsou zábavné a stručné, se k tomu hodí.

K takové „vizitce“ můžete přiložit propagační produkty, katalogy, ceníky, ceníky a veškeré materiály, které mohou zajímat potenciálního klienta nebo partnera.

I když existuje celá řada dopisů, vůdce nebo vedoucí manažer na ně nemusí trávit spoustu času: stačí podepsat hotové klišé a můžete je poslat podle plánu!

Kdo podepíše doprovod?

A konečně objasníme důležitou otázku. Kdo podepíše průvodní dokument? K tomu se používá pravidlo hierarchie: je lepší kontaktovat prezidenta společnosti s ředitelem podniku; dokumentaci do banky může převádět hlavní účetní; „Průvodci“ informacemi v centru zaměstnanosti může být podepsán náměstkem ředitele pro lidské zdroje.

Průvodní dopis se může stát nepostradatelnou vizitkou, pokud bude vydána správně!