Organizace služebních cest je důležitým prvkem hospodářské činnosti mnoha tuzemských podniků. Potřeba přítomnosti zaměstnanců konkrétní organizace ve vzdálených pobočkách nebo pobočkách může být spojena s událostmi velmi odlišné povahy. Často jsou organizována cestovní opatření za účelem odstranění organizačních a výrobních problémů, otevření nové jednotky v jiném městě nebo zemi, vedení stáží najatých zaměstnanců a také plnění dalších podobných pracovních úkolů.
Povědomí je klíčem k efektivitě a klidu zaměstnanců
Kromě aspektu práce je práce vyslaného personálu úzce spjata s navázáním kontaktů se zaměstnanci hostitelského podniku a přípravou různých druhů dokumentace. Poslední nuance je nesmírně významná, protože závisí na správnosti sestavování formulářů, žádostí, objednávek a povolení, zda vyslaný zaměstnanec získá přístup k nezbytným zařízením, zda plně splní svůj úkol a zda dostane peněžní náhradu.
Vědět, jaké požadavky jsou kladeny na obchodní cestující, značně usnadňuje cestovní proces pro účetní a ty, kteří se podílejí na dokumentaci.
Tato informace je rovněž nezbytná pro zaměstnance, který jede na služební cestu, protože mu umožňuje předem se připravit na plnění svých povinností a nedostávat se do potíží. A konečně, zaměstnanci hostitelské společnosti jsou prostě povinni znát požadavky na obchodní cestující. Jinak může dojít k nedorozuměním souvisejícím s hledáním odpovědných osob.
Kdo a za jakých podmínek lze vyslat
Cesta by tedy měla být považována za zaměstnaneckou cestu do jiné lokality, aby splnil úkol, který mu dal zaměstnavatel. Zároveň počet pracovních cest nezahrnuje cesty zaměstnanců, jejichž činnosti spočívají v neustálém pohybu nebo mohou být prováděny na silnici.
Právní předpisy, které dbají na dodržování práv pracujících občanů, stanovily omezení pro kategorie zaměstnanců, kteří mohou být zasláni na služební cesty:
- Těhotné ženy.
- Ženy s dětmi do tří let.
- Matky se zdravotním postižením nebo děti, které mají děti ve věku 3–14 let, mohou být zaslány pouze s jejich souhlasem.
- Rodič, který samostatně vychovává nezletilé dítě.
Zaměstnanec je nasměrován do jiného podniku a podrobuje se interní rutině. Pokud den odjezdu nebo příjezdu připadne na zákonný svátek zaměstnance, je propuštěn na další den na odpočinek. Je pravda, že v těch případech, kdy obchodní cestující úmyslně cestuje o víkendu nebo dovolené, je mu odškodněna v souladu s pracovním právem.
Služební cesty ve státě by neměly přesáhnout jeden měsíc a dva měsíce mimo něj.
Služební cesta: papírování
V účetnictví jsou cestovní výdaje, které se vyskytly během cesty, zahrnuty do seznamu výrobních nákladů, které se podílejí na výpočtu daně z příjmu.
Postup pro organizování cesty se skládá z následujících kroků:
- Vydání objednávky na služební cestě na základě zadání zakázky.
- Registrace cestovního certifikátu.
- Vydání certifikátu - výpočet zálohy na cestu.
- Vydávání odchozích prostředků odcházejícímu zaměstnanci.
- Registrace cesty do časopisu, který je k tomu speciálně určen.
Cestovní ID - Jeden z nejdůležitějších dokumentů pro zaměstnance, který odešel do jiného města nebo země. Je označeno při odjezdu, příchodu vyslaného pracovníka. Značky jsou doprovázeny podpisy a pečetěmi zplnomocněných úředníků vysílajícího podniku i hostitele.
Jemnosti finanční kompenzace
Když se zaměstnanec vrací, musí písemně podat zprávu o tom, jak byly prostředky, které mu byly přiděleny, použity, a vyplnit zpráva o výdajích. Uskutečnění cesty končí výpočtem účetnictví u zaměstnance. Po zaplacení vzniklých peněžních prostředků se tato operace projeví na příslušných účtech.
V případě, že zaměstnanec v plné výši nezaplatil zálohovou platbu, musí být zůstatek vrácen do pokladny nebo na zúčtovací účet podniku. To je jedna z hlavních povinností zaměstnance. Spolu s tím, s vědomím, jaké požadavky jsou kladeny na vyslaný personál, může zaměstnanec požadovat náhradu za osobní prostředky, které strávil. Je pravda, že musí předložit argumenty prokazující potřebu těchto výdajů, jakož i dokumenty potvrzující skutečnost, že k nim došlo (kontrola, prohlášení).
Jaké náklady jsou kompenzovány
Během pobytu v jiné lokalitě nebo zemi dostává vyslaný zaměstnanec svůj obvyklý plat, odměny za něj vyplácené a dotace, jakož i prostředky nezbytné pro pohodlný pobyt mimo obvyklé místo pobytu.
Cestovní výdaje zahrnují následující položky:
- Úhrada cesty (meziměstské a na území obce).
- Náklady na nájemní bydlení.
- Tzv. Na den: výdaje na stravu a další potřeby zaměstnance.
- Náklady uznané zaměstnancem podle potřeby a schválené jeho vedoucím.
Maximální přípustná výše cestovních výdajů a částka za den jsou stanoveny kolektivní smlouvou podniku nebo místními předpisy. Protože na den jsou ve skutečnosti peníze na denní potřeby zaměstnance, jsou účtovány i za dny pracovního klidu (víkendy, svátky, nucené prostoje výroby, zpoždění).
Podrobněji o zadání zaměstnání vyslaného zaměstnance
Tento dokument má jednotnou podobu, tj. Jeho vzhled a obsah jsou stejné pro všechny podniky na území konkrétního státu.
Zadání práce je vyhotoveno vedoucím zaměstnance na služební cestě a schváleným zaměstnavatelem. Dokument obsahuje následující údaje:
- Příjmení, jméno, patronymie zaměstnance, který odchází na služební cestu na příkaz šéfa.
- Název organizace, která ji řídí.
- Zaměstnanecký cíl (název společnosti, město).
- Datum zahájení a ukončení cesty.
- Souhrnné údaje o průběhu úkolu.
Oficiální přiřazení a objednávka pracovní cesty vypracované na jeho základě se nacházejí v odesílajícím podniku. Spolu s dalšími dokumenty se ukládají po dobu stanovenou zákonem.
Jaké jsou požadavky na obchodní cestující
Vzhledem k tomu, že služební cesta je převodem oprávnění na zaměstnance k provádění důležitých akcí pro společnost, vedení musí mít jistotu, že práce bude provedena efektivně a včas. Proto jsou na takové výlety obvykle zasíláni nejkvalifikovanější, nejzkušenější a nejzodpovědnější zaměstnanci.
Existuje několik kritérií, která studují, která vedoucí rozhodne o jmenování konkrétního zaměstnance:
- Věk nad 18 let.
- Dobrý trénink.
- Dostupnost vhodného školení potvrzeného certifikací.
- Vlastnictví nezbytných tolerančních kategorií (při práci s elektrickými rozvodnými sítěmi).
- V závislosti na specifikách hospodářské činnosti podniků a účelu služební cesty může být zaměstnanec požádán o školení a osvědčení o ochraně práce.
Je-li zaměstnanec ve všech ohledech vhodný a neexistují žádné legislativní překážky jeho pracovní cesty, informuje ho vedoucí o budoucí cestě.
Povinnosti vyslaného zaměstnance
Každá společnost má své vlastní požadavky, které musí zaměstnanci dodržovat, ale pro většinu organizací existuje několik bodů:
- Správná, kompetentní a včasná údržba potřebné dokumentace.
- Soulad s rutinou přijatou hostitelskou organizací.
- Splnění cílů formulovaných v zadání.
- Pečlivé plnění svých povinností.
- Legitimní výdaje zálohových prostředků vydaných zaměstnanci.
- Ukládání dokumentů potvrzujících realizaci nákladů.
- Včasné hlášení o cestě po jejím dokončení (obvykle do tří dnů).
Pokyny pro zaměstnance na služební cestě
Při příjezdu do přijímajícího podniku jsou vyslaní zaměstnanci povinni poslouchat úvodní briefing, který zahrnuje pravidla chování v obchodech, v blízkosti zařízení nebo na jiných místech. Toto opatření je povinné i pro ty zaměstnance, kteří byli v této společnosti několikrát a znají všechny pokyny ze srdce.
Instruktáž vyslaného personálu obsahuje také informace o požární bezpečnosti a standardech ochrany práce.
Na rozdíl od obecných ustanovení úvodního briefingu se cíl vztahuje přímo na ta díla, která v tuto chvíli provede vyslaný zaměstnanec.
Závěr
Organizace služebních cest je odpovědným procesem, se kterým se většina podniků, organizací a společností neobejde. Za účelem úspěšného dosažení účelu cesty, jakož i pro co nejefektivnější a nejefektivnější využití zdrojů, jsou zaměstnanci povinni dodržovat řadu požadavků, efektivně plnit své profesní povinnosti a znát všechna pravidla pro vedení dokumentace.
