Předběžná zpráva - formulář AO-1 - primární doklad pro potvrzení dříve použitých finančních prostředků vyplacených odpovědnými osobami. Částka ve zprávě se vydává pro tyto účely:
- cestovní výdaje;
- náklady na obchodní a provozní potřeby;
- náhrada cestovních výdajů vzniklých zaměstnanci.
Záloha
Záloha se vydává na základě směrnice ředitele organizace, která uvádí seznam zaměstnanců, kterým jsou prostředky přiděleny, načasování, cíle a částka. Peníze jsou poskytovány obchodním cestujícím na základě příkazu k jejich odeslání na cestu.
Formulář se vyplní odpovědná osoba. Jsou předloženy doklady prokazující výdaje. Účetní zkontroluje dokončení zprávy o výdajích, opraví doklady o výdajích ve formě AO-1 a pošle formulář k podpisu hlavě.
Zbytek částky je vrácen pokladně podniku. V případě nevrácení jsou prostředky odečteny z platu zaměstnance, § 137 Zákoník práce Ruské federace (odpočet ze mzdy na splacení dluhů zaměstnavateli).
Pravidla pro vyplňování předběžného dokumentu
Zpráva o výdajích je dvoustranným dokumentem. Na titulní straně je uveden název organizace, číslo formuláře, datum vyplnění. Uvádějí se iniciály zaměstnance, oddělení, oddělení (pokud existují), kde zaměstnanec pracuje, osobní číslo, pozice.
Účel částky musí odpovídat účelu v příkazu ke zpracování prostředků.
Levá část formuláře je informace o zůstatku zálohy a skutečně vynaložené částce. Řádek 1A pro cizí měnu. Reflexe finančních prostředků ve formě AO-1 a splácení dluhu v cizí měně probíhá směnným kurzem centrální banky Ruské federace ke dni podpisu zprávy o výdajích.
Na zadní straně formuláře je uveden spotřební materiál: nákladní listy, cestovní doklady a obchodní příjmy akty a další dokumenty. Uveďte číslo, datum, jméno, částku v rublech a cizí měnu (pokud existuje).
Spodní řádek je podpis odpovědné osoby.
Psací vzor
Formulář AO-1 vyplňuje jak zaměstnanec organizace, který finanční prostředky obdržel, tak účetní.
Jak vypadá zpráva o výdajích? Ukázka plnění zaměstnancem podniku je uvedena na výše uvedené fotografii. Zaměstnanec na přední straně dokladu uvádí jméno společnosti, iniciály, postavení, osobní číslo, účel zálohy (pohostinství nebo obchodní výdaje) a datum zprávy.
Na druhou stranu vyplní zaměstnanec následující řádky:
- odstavec 1 - pořadové číslo dokladu potvrzujícího náklady;
- sloupec 2 - datum přípravy výdajového dokladu: v případě, že došlo k nákupu, cesta;
- sloupec 3 - číslo kontroly, nákladního listu nebo dokladu potvrzujícího náklady;
- odstavec 4 - druh odpadu z finančních prostředků: administrativní náklady, jízdné;
- řádek 5 a 6 - částka v rublech a cizí měně podle zprávy.
Celková částka je uvedena v řádku „Celkem“, odstavec 5 nebo 6.
Vyplněný formulář se spotřebním materiálem se předkládá účetnímu oddělení.
Co jiného je zahrnuto ve zprávě o výdajích? Na výše uvedené fotografii je uveden vzorek účetního vyplňující společnost. Účetní podepíše přijetí formuláře AO-1 od zaměstnance. Papír musí obsahovat datum, kdy byl formulář odeslán. Potvrzení je dáno odpovědné osobě.
Po kontrole správnosti dokumentu a utrácení částek účetní vyplní řádky:
- Sloupce 7 a 8 - prostředky v rublech a cizí měně přijaté k účetnictví.
- Ustanovení 9 - čísla účtů účtovaných na vrub vynaložených částek.
Název formuláře je vyplněn. Zpráva o výdajích obsahuje informace o vydání prostředků: číslo, datum dokladu, podle kterého byly částky vydány.Informace o zůstatku nebo překročení předchozí zálohy jsou uvedeny.
Ve sloupci „Účetnictví“ v názvu formuláře jsou uvedeny informace o inkasu a kreditu. Informace jsou převzaty z řádku 9 na zadní straně formuláře.
Kontroluje správnost aritmetických výpočtů, papírování. Formulář je předložen k podpisu řediteli společnosti.
Po schválení formuláře je vydaná částka odepsána a konečné vyrovnání se zaměstnancem.
Zbytek zálohy je vrácen do pokladny společnosti na potvrzení objednávky. Nadužívané prostředky jsou společností hrazeny výdaje peněžní rozkaz.
Pokud zaměstnanec nevrátil zbývající částku podle předchozího dokladu, nemůže mu být vydán nový záloha.
Uzávěrka zprávy
Po návratu z služební cesty zaměstnanec předloží zprávu o výdajích. Lhůta pro předložení dokumentu je do tří dnů. 10 dní - v případě zahraniční cesty. V případě nepředložení formuláře je porušení zaznamenáno hotovostní disciplína.
Pokud daňová služba zjistí, že se objednávka nedodržuje, mohou se inspektoři pokusit pokutovat organizaci podle článku 15.1 zákona o správních deliktech za porušení předpisů. Přestože zákon nestanoví odpovědnost.
Kontrola přidělených prostředků je úkolem podniku.
Dokumenty v cizím jazyce
Pokud zaměstnanec při příjezdu ze zahraniční pracovní cesty předloží doklady prokazující výdaje finančních prostředků v cizím jazyce, je nutné provést mezikontinentální překlad.
Ustanovení 9 nařízení o dodržování účetních předpisů upravuje, že cenné papíry v cizím jazyce musí být přeloženy. Překlad primárních dokumentů může provádět každý zaměstnanec, který ovládá cizí jazyk. Pouze čísla jsou přesně označena. Zbývající informace nelze psát doslovně.
Předběžnou zprávu s překladem potvrzuje hlavní účetní organizace nebo jiná oprávněná osoba.
Formulář zprávy je vyplněn v jedné kopii. Na přípravě formuláře se podílejí nejméně tři lidé: odpovědná osoba, účetní, ředitel.
