V posledních několika letech došlo ke stálému trendu zvyšování počtu podniků vydávajících firemní bankovní karty. Důvodem je skutečnost, že se velmi pohodlně používají k úhradě běžných výdajů, ať už jsou spojeny s ekonomickou činností institucí. I přes rostoucí popularitu je podíl jejich emisí relativně malý, takže je nelze nazvat masovým produktem.
Odrůdy podnikových karet
Zpravidla je používají velké organizace, které úzce spolupracují se zahraničními společnostmi. Instituce podepisuje smlouvu s bankou, na jejímž základě je otevřena firemní karta pro fyzickou osobu, která následně uhradí její zastoupení a cestovní výdaje s ní. Podle podmínek smlouvy má zaměstnanec společnosti, ve které je účet otevřen, plné právo nakládat s prostředky, které jsou k dispozici. Dnes existují dva typy firemních karet:
- úvěr, jehož prostřednictvím se vypořádání provádí na úkor prostředků poskytnutých bankou za podmínek smlouvy o půjčce;
- vypořádání - všechny výpočty se provádějí na úkor periodicky doplňovaných vlastních zdrojů podniku.
Na žádost klienta může mít firemní bankovní karta pevný hotovostní limit. Minimální zůstatek lze použít pouze ve výjimečných případech. Tato podmínka musí být uvedena ve smlouvě. Kromě toho lze otevřít účet podnikové karty pro jednoho nebo více zaměstnanců. V závislosti na velikosti, typu činnosti a činnosti společnosti si banka vybere optimální způsob organizace úhrady běžných výdajů.
Jaké jsou funkce firemní karty?
Zaprvé, jeho použití umožňuje výrazně zkrátit čas potřebný k tomu, aby účetní zpracoval vydání nebo vrácení peněžních prostředků odpovědným osobám. Také vyslaný zaměstnanec podniku šetří čas a peníze na deklarování finančních prostředků, když prochází celní kontrolou. Firemní karta vám umožňuje stanovit přísnou kontrolu nad tím, jak odpovědná osoba utrácí peníze. S jeho pomocí se vyplácejí cestovní seznamy, poplatky a pohostinství.
Pravidla otevírání
Zástupce společnosti musí kontaktovat vybranou bankovní instituci a podat žádost o firemní kartu, na jejímž základě bude podepsána dohoda o otevření a následném vedení účtu. Kromě toho musí společnost poskytnout bance seznam zaměstnanců, v jejichž jménu budou karty otevřeny. Budoucí vlastníci musí napsat žádost, aby je dostali. Ke všem výše uvedeným by měl být přiložen balíček dokumentů potřebný k otevření běžného účtu.
Účetnictví podnikových karet
Základem účetní kontroly peněžních toků je bankovní výpis nebo data z elektronického deníku v systému „Klient-Banka“.
Společnost je povinna o otevření nebo uzavření účtu informovat daňový úřad do sedmi dnů. Jinak čelí značné pokutě. V účetní politice společnosti musí být uvedeny limity na kartě, seznam dokumentace k předběžným zprávám, seznam nákladů a operací povolených zaměstnancům, jakož i načasování a postup vykazování.
Klíčové výhody pro společnost
Firemní karta umožňuje dosáhnout významného snížení časových a provozních nákladů na vydání zodpovědné hotovosti. Šetří vedení podniku před nutností přijímat a ukládat v bankovní instituci částky určené k úhradě nákladů na reprezentaci, cestovné a domácnosti. Kromě toho společnost, která vydala firemní kartu, výrazně usnadňuje práci účetnictví a dochází ke snížení počtu reportovací dokumentace.
Společnost dostává příležitost kontrolovat výdaje na zaměstnance nejen výpisy z účtu, ale také omezením povolených operací. Pokud zaměstnanec, který je na služební cestě, naléhavě potřebuje další prostředky, může společnost účet kdykoli doplnit. Aby byla zajištěna bezpečnost peněžních prostředků na ztracené kartě, dohoda stanoví možnost jejich blokování telefonickým hovorem majitele. Při překročení státní hranice nemusí být prostředky na platební kartě deklarovány. Během zahraničních služebních cest navíc držitel karty eliminuje nutnost nákupu cizí měny. Všechny operace prováděné v zahraničí podléhají automatické konverzi.
Jak používat firemní kartu?
Používání těchto karet se řídí pravidly, která platí pro všechny zaměstnance konkrétní organizace. Ustanovení o používání musí obsahovat následující položky:
- postup pro postup v případě ztráty;
- požadavky na zabezpečení informací o PIN;
- orientační seznam dokumentace přijaté jako doklad o výdajích;
- období, během kterého je zaměstnanec povinen připravit a předložit zprávu o výdajích s přiloženými doklady, které potvrzují vzniklé výdaje.
Chcete-li dát zaměstnancům vědět, co může sloužit jako doklad o výdajích, můžete si vytvořit speciální album vzorků a připojit jej k nařízení o používání karet. Je žádoucí, aby pravidla stanovila omezení přípustných úhrad na kartách, seznam operací a výdajů, které může zaměstnanec vynaložit. Seznam povolených operací se může lišit v závislosti na tom, ve kterém státě je společnost registrována. Limity vypořádání se mohou lišit v závislosti na pozici držitele karty. Statut musí mimo jiné stanovit časové období, na jehož konci musí zaměstnanec kartu vrátit, jakož i míru odpovědnosti a postup pro odškodnění za nedodržení stanovených pravidel.
Sazby služeb
Každá banka samostatně stanoví poplatek za otevření a následný servis firemní karty. Ve většině případů se prakticky neliší od standardních sazeb platných pro jednotlivce.
V procesu registrace má klient právo zvolit si třídu karet. Výroba okamžitých neosobních karet obvykle netrvá déle než půl hodiny, zatímco vydání prestižních jmenných karet může trvat několik pracovních dnů.
