Vydávání v dílčí zprávě: pravidla. Ukázka žádosti o vydání peněz ve zprávě

U hotovostních transakcí mají předběžné zprávy značný význam. V případě nesprávného vyplnění dokladů může daň účtovat dodatečnou daň z příjmu fyzických osob a pokutu. Chcete-li snížit riziko zájmu, musíte dodržovat pravidla pro vydávání finančních prostředků v dílčí zprávě: vydávat peníze na základě žádosti a včas obdržet zprávu. Existují však i jiné nuance zpracování.

Účel

Vydání peněz v rámci zprávy pro zprávu může být vyžadováno k:

• nákupy zboží a materiálů;
• úhrada cestovních výdajů;
• vypořádání na základě smluv.

Tyto operace jsou upraveny vyhláškou Bank of Russia č. 3210 „O postupu při hotovostních operacích“.

Algoritmus

Před přijetím nové aplikace je třeba zkontrolovat, zda má zaměstnanec stejnou částku dluhu. Pokud existuje, pak dokument nelze přijmout. Zaměstnanec musí v jakékoli formě vypracovat žádost o vydání dílčí zprávy (řediteli). Text by měl uvádět částku a datum přijetí finančních prostředků. Manažer musí podepsat prohlášení. Dále účetní sestaví a podepíše výdajový peněžní rozkaz (KO-2). Na základě tohoto dokumentu mu pokladna po předložení pasu zaměstnancem poskytne hotovost. Objednávka je podepsána pokladníkem a příjemcem. Transakce by měla být zobrazena v pokladní knize.

Žádost o vydání peněz v dílčí zprávě musí také napsat vedoucí. Společnost má s ním stejnou smlouvu jako s ostatními zaměstnanci. Není-li žádost podána, mohou daňové úřady srážet další částky daně z příjmu fyzických osob.

Docs

Zaměstnanec musí podat zprávu o použití peněz. Zpráva o výdajích musí být poskytnuta do 3 pracovních dnů po návratu z cesty, do práce nebo po uplynutí doby, na kterou byly peníze poskytnuty. Dokument je předán účetnímu nebo vedoucímu. Přijímající strana kontroluje plné využití finančních prostředků, dostupnost podpůrných dokumentů a správnost zprávy. Pokud nedojde k žádným chybám, dokument je podepsán hlavou, po které jsou peníze odepsány. Takto je výplata finančních prostředků prováděna v dílčí zprávě. Přečtěte si, jak napsat prohlášení níže.

Aplikace pro podávání zpráv: ukázka

Ředitel LLC „(jméno)“ F. I. O.
od řidiče F.I.O.

PROHLÁŠENÍ

Žádám vás, abyste vydali zprávu ve výši 6 000 (6 000) rublů po dobu osmi kalendářních dnů na nákup nemrznoucí směsi pro pracovní vozidlo TATA.

02/12/2016 (podpis)

Dále je dokument vyplněn účetním.

Zůstatek vypořádání na dříve vydaných částkách:

chybí dluh zaměstnance za dříve vydané částky do dílčí zprávy.

Účetní ____________

Režisér _____________ Celé jméno

02/12 / 20__ g.

Nuance

Je-li utráceno méně peněz, než bylo vydáno, je zůstatek vrácen pokladníkovi a je pro něj vydán potvrzení o přijetí. V opačném případě musí organizace vrátit částku překročení zaměstnancům na základě údajů uvedených ve zprávě. Tato operace, jakož i vydání do podoblasti, se provádí příkazem k úhradě nákladů.

Nejsou-li prostředky vráceny pokladníkovi, musí být odečteny z platu (článek 137 zákoníku práce Ruské federace). Zaměstnanec musí k této operaci dát písemný souhlas. V opačném případě bude inkaso prostřednictvím soudu. Měsíční zadržená částka nesmí přesáhnout 20% platu zaměstnance.

Limity

Vydávání peněz v dílčí zprávě z pokladny je omezeno na 100 tisíc rublů. Existují určité podmínky. Pokud zaměstnanec používající odpovědné prostředky za svůj vlastní účet zaplatil za služby, které mu byly poskytnuty (například během služební cesty), limit se nepoužije.Používá-li k vypořádání podle smluv uzavřených jménem organizace odpovědné peníze, musí být dodržen limit 100 tisíc rublů na transakci. Maximální doba není v právních předpisech stanovena. Pokud se však peníze vydávají na dlouhou dobu, mohou inspektoři považovat částku za půjčku a účtovat všechny daně.

Pokud účetní zásady vydávání odpovědných prostředků je zajištěno jejich převodem na kartu, je nutné, aby společnost měla s bankou uzavřenou příslušnou smlouvu.

Pokud žádost o vydání dílčí zprávy neobsahuje datum vrácení prostředků, má se za to, že peníze byly vydány na jeden den. V případě nedodržení lhůt pro vykazování vynaložené částky se vypočítá daň z příjmu fyzických osob. Za účelem regulace načasování poskytování dokumentů můžete v dílčí zprávě vypracovat příkaz k vydání. Ukázka:

LLC „(jméno)“

Objednávka č. 1
o schválení načasování vydání částek ve zprávě

Za účelem kontroly nákladů na vykazování částek stanovuji následující pravidla:

1. Zaměstnanci, kteří dostávají finanční prostředky, musí předložit zprávu o jejich použití:

• podle domácnosti. potřeby - nejpozději 15 dnů ode dne výplaty finančních prostředků;
• pro cestovní výdaje - do 3 dnů po návratu.

2. Finanční prostředky by měly být použity pouze podle pokynů.
3. Na výdaje domácnosti a na nákup zboží mohou být peníze vydány do 100 tisíc rublů.
4. Odpovědnost za provedení příkazu nese hlavní účetní.

Režisér ______________ Celé jméno

Kontroverzní operace

Pro větší pohodlí a lepší vnímání jsme se rozhodli umístit materiál tohoto bloku do tabulky.

Ověření hlášení

Prostředky musí být vynakládány účelně. Každý náklad musí být potvrzen šekem. Také bude vydáno cestovní certifikát přepravní doklady. Pokud jde o soud, je důležité, aby byla primární dokumentace vypracována správně. Poté se soud ujme strany společnosti. Podrobněji zvažte podrobnosti dokumentů.

Pokud zaměstnanec před odjezdem na služební cestu obdržel hotovost za jízdenky a diety a poté byla cesta prodloužena, lze na kartu přenést další částku. Ukazuje se, že zaměstnanec peníze znovu obdržel. Protože jsou však převedeny na stejné cestě, musí zaměstnanec podat zprávu o všech částkách najednou.

Pokladní pokladna

Pokud neobsahuje úplný název nákupu nebo jsou údaje vytištěny špatně, zohlední se to pouze v případě, že je předložen další doklad o prodeji. Zboží je nutné zakoupit v pracovní době. Pro zpracování se spoléhá na další výplatní listinu. Potvrzení o převodu peněz potvrzuje hotovost. Chcete-li zahrnout výdaje pro daňové účely, potřebujete další dokumenty s následujícími údaji: celé jméno úředníků, jejich podpisy.

Příjem z prodeje

Často chybí pečeť nebo číslo. Přestože tyto údaje nejsou vyžadovány, daňové úřady dokument nemusí přijmout. Věci jsou horší, pokud se data na peněžních a prodejních účtech neshodují. Tyto výdaje lze hájit pouze u soudů.

TORG-12

Příjemce musí nutně uvést příjemce, nakládací a vykládací adresu, číslo nákladního listu, značku a čísla vozidla. Bez nich nebude dokument přijat pro účetnictví. V nákladní list často neexistuje pozice osoby, která dokument podepsala, pečeť příjemce, datum. Tyto údaje jsou považovány za povinné.

Převod prostředků na kartu

Zaměstnanec může požádat o převod odpovědných prostředků na bankovní kartu. Tato operace není v rozporu se zákonem. Ale v tomto případě potřebujete:

• obdrží od zaměstnance žádost o vydání peněz v podsestavě s příslušnou žádostí a uvede v něm podrobnosti o účtu;
• v platbě uveďte, že se převádí vykazovaná částka;
• v normativních aktech (nařízení o vypořádání s odpovědnými osobami) bere na vědomí, že prostředky jsou převáděny z účtu na kartu;
• v účetních pravidlech si vytvořte svůj vlastní formulář hlášení s tím, že vydání částek v dílčí zprávě se provádí v bezhotovostní formě;
• požádejte zaměstnance, aby po každé platbě kartou uložil lístky a přiložil je k hlášení.

Společnost LLC

OBJEDNÁVKA

O změnách účetních pravidel pro rok 2016

01/10/2016

I OBJEDNÁVKA:

Doplňte účetní zásady o oddíl 6:

6. Postup při vypořádání s odpovědnými osobami.

6.1 Společnost poskytuje zaměstnancům finanční prostředky na cestovní nebo obchodní potřeby v hotovosti nebo je převádí na platovou kartu.

6.2. Způsob vydávání finančních prostředků je v každém případě upraven ředitelem.

6.3. Zaměstnanec předloží účetnímu oddělení doklady potvrzující výdaje. Bez ohledu na způsob přijetí je zůstatek vrácen v hotovosti pokladníkovi.

Účetnictví operací v účetnictví

V den vydání vydaných peněžních prostředků RKO. Zapojení se provádí v řídicí jednotce: DT71 KT50 (51).

Pokud zaměstnanec po pracovní cestě vrátí část peněžních prostředků pokladníkovi, je vydán FFP. V ovládací skříni je provedeno zpětné zapojení: DT 50 (51) KT 71.

Zvažte, jak je vydávání vystaveno v dílčí zprávě. Ukázka:

Vedoucí kanceláře společnosti obdržel 25. května 2015 2 000 (dva tisíce) rublů. po dobu 4 dnů na nákup kancelářských potřeb. Účetní vydal na základě své žádosti finanční prostředky. Zaměstnanec 27. května utratil 1 000 (tisíc) rublů., Poskytované šeky a předběžná zpráva. Manažer vrátil nevyužitou částku pokladníkovi.

• DT71 KT50 - 2000 rublů. - finanční prostředky byly vydány z pokladny;
• DT50 KT71 - 1 000 rublů. - Byl zaplacen zůstatek nevyčerpaných prostředků;
• DT10 KT71 - 1000 rublů. - přihlíží se k papírnictví.

Převod prostředků na firemní kartu

Alternativou k platové kartě je firemní. Do této zprávy můžete převádět finanční prostředky zaměstnancům. Zaměstnanec potřebuje pouze napsat bezplatnou aplikaci pro použití karty. Převod finančních prostředků se provádí na příkaz ředitele. Je vhodné schválit postup pro použití karet:

• Plastové držáky nemají právo sdělovat informace o PIN třetím stranám.
• Zpráva o výdajích prostředků na kartě musí být předložena nejpozději 3 dny po odečtení prostředků nebo návratu zaměstnance z služební cesty. K ní musí být přiloženy šeky, které potvrzují platbu kartou.
• Nejsou-li k dispozici žádné dokumenty nebo ředitel nepotvrdil zamýšlené použití prostředků, jsou sráženy ze mzdy zaměstnance.
• Samostatně by měl být sestaven seznam zaměstnanců, kteří mají přístup k fondům.
• Vydání a vrácení karet by se mělo zobrazit v deníku.
• V případě krádeže plastu musí držitel neprodleně informovat banku.

Okamžikem převodu karty na zaměstnance není datum vydání peněz na zprávu. Záznamy v řídicí jednotce se zadávají v době stažení. Všechny operace s firemní kartou jsou zobrazeny na podúčtu otevřeném pro účet 55.

Příklad

10. července 2015 byl obchodníkovi LLC vydán průkaz k platbě za reklamu. 15. července zaměstnanec stáhl z účtu 2 000 rublů. Bankovní výpis potvrzuje inkaso. Účetní odráží vydávání peněz účtováním: DT71 KT55.

Účtování operací v NU

Tyto operace jsou považovány za zálohy.Dokud zaměstnanec nepředloží zprávu, neodpisují se náklady na JE. Také na vykazování částek pojistné a daň z příjmu fyzických osob se neúčtují.

Pokud však zaměstnanec nemůže potvrdit vynaloženou částku, je lepší od něj srážet daň. I když člověk ztratil primární dokumenty, napsal o tom vysvětlující poznámku, společnost má stále příjmy. Ale v této věci jsou soudci na straně daňových poplatníků. Pokud zaměstnanec přinesl zboží bez dokladů, nemá vůči zaměstnavateli žádné dluhy. Organizace přichází s hodnotami.

Příklad

15. února 2012 zaměstnanec obdržel prostředky na nákup zboží. Lhůta pro předložení zprávy schválené na objednávku je dva měsíce. To znamená, že od 16. března 2012 bude dluh považován za po splatnosti. Promlčecí lhůta bude tři roky. Nedobytný dluh zvýší zdanitelný příjem v březnu 2015. Pokud do této doby zaměstnanec podepíše povinnost splatit dluh, bude nutné znovu odečíst tříleté období.

Pokud zaměstnanec v únoru 2015 napíše dopis s požadavkem na odklad dluhu, příjem se začne zvyšovat od února 2017 (pokud do té doby dluh nebyl splacen).

Daň z příjmu fyzických osob by měla být časově rozlišena, pokud organizace samostatně odepíše dluh. Příjem se zvýší v měsíci, kdy společnost odpustila dluh. Příspěvky do mimorozpočtových fondů bude třeba nahromadit také po odečtení prostředků.

Dlouhodobé

Jak již bylo zmíněno, zákon nestanoví maximální lhůtu pro použití prostředků. Je pouze nutné, aby období bylo uvedeno v samotném výpisu. Známku může učinit ředitel, účetní nebo samotný zaměstnanec. I když budou finanční prostředky na cestovní výdaje vydávány na rok, nebudou společnosti poskytovány žádné pokuty za tak dlouhou dobu.

Je důležité si uvědomit, že zaměstnanec nemůže obdržet novou zálohu, dokud neinformuje o starém. Například zaměstnanec, který obdržel peníze po dobu šesti měsíců, není v žádném spěchu, aby vypracoval zprávu. Pokud jej naléhavě potřebujete poslat na služební cestu, nemůžete sestavit novou dílčí zprávu. Je rovněž zakázáno vyžadovat včasnou zprávu o využívání finančních prostředků. Výjimkou je propuštění zaměstnance.

Předpokládejme, že kromě dlužníka není nikdo jiný, kdo by mohl poslat na služební cestu. Poté může manažer převzít odpovědnost a dát zaměstnanci nový záloha. Pokud inspektoři naleznou takový systém, pokutují hlavu ve výši 5 000 rublů a společnost ve výši až 50 tisíc rublů. za porušení peněžní disciplíny. Proto se těmto situacím nejlépe vyhneme.

Poznámka účetním

1. Zaměstnanec musí do dílčí zprávy napsat žádost o vydání prostředků.
2. Operace se provádí zúčtovacím účtem.
3. Zůstatek nevyužitých prostředků musí být vrácen pokladníkovi.
4. Nemůžete vydat novou zálohu, dokud se zaměstnanec nevrátí ke starému.
5. Pokyn ruské banky stanovil limit pro výplatu prostředků ve výši 100 tisíc rublů.
6. Spotřeba peněz musí být potvrzena šekem, příjmem, TTN, potvrzením o přijetí, TORG-12, lístky, platební příkazy.
7. K potvrzení platby zboží v hotovosti je kromě pokladního šeku třeba také kontrola zboží.
8. Pokud nejsou prostředky vráceny včas, musí být odečteny z platu zaměstnance. Daň z příjmu fyzických osob se účtuje z částky dílčí zprávy. Všechny spory budou muset být uznány u soudu.