Pracovní proces spočívá v stanovení úkolů vedoucím a jejich realizaci zaměstnancem společnosti. Každý zaměstnanec čas od času vypracuje zprávu o pokroku. Frekvence závisí na vnitřních pravidlech podniku, jakož i na formě. Nepodceňujte význam tohoto dokumentu pro správu.
V tomto článku se podíváme na to, jak správně vypracovat zprávu o provedené práci, vzorek vyplnění dokumentu a několik tipů na jeho přípravu.
Proč musíte být schopni správně informovat o práci
Pracovní postup může být prezentován ve formě složitého mechanismu, ve kterém je každý zaměstnanec společnosti výbavou. V tomto příkladu je vedoucí organizace technik, který musí zajistit, aby všechny mechanismy fungovaly hladce a co nejrychleji.
Ve skutečném životě je pro šéfa docela těžké posoudit, jak dobře zaměstnanci vykonávají svou práci, pokud nevidí výsledky své práce. Proto téměř ve všech podnicích vedení zavazuje každého zaměstnance, aby pravidelně vypracovával zprávu o provedené práci. Tento dokument je často vytvářen s frekvencí 1 týden. Šéfové tak mohou vidět, co zaměstnanci dělají, a také jak užiteční pro společnost.
Špatný příklad
Dokument je ve volné formě. Možná proto existuje velké množství zpráv, které o managementu nemluví o ničem, nebo vás nutí myslet si, že pracovník neřeší funkce, které mu byly přiděleny. Konkrétní zaměstnanec může být navíc skutečným pracovníkem a může naplnit svůj plán. Vina za toto je nesprávně připravená zpráva o provedené práci. Ukázka takového dokumentu je uvedena níže.
„Komu: vedoucí oddělení plánování Ivanov P. M.
Od: ekonom 1. kategorie plánovacího oddělení Petrov Yu. R.
Druh dokumentu: zpráva o pokroku za období od 02.15.16 do 02.19.16
Následující bylo dokončeno:
- implementováno pracovní doba výrobní dílna;
- výsledky časového měření jsou zahrnuty do pracovního programu;
- vypočítané nové časové standardy;
- Byly zpracovány odpovědi na žádosti inspektorátů práce i několika klientů;
- se zúčastnil konference o zlepšení efektivity práce v podniku.
Datum kompilace: 02.19.16
Podepsáno: Petrov Yu. R. “
Pokud zaměstnanec sestaví zprávu o provedené práci tímto způsobem, pak vedení vezme v úvahu, že není dostatečně zatížen.
Jaké jsou chyby?
Výše uvedený příklad jasně ukazuje standardní chyby při přípravě takových dokumentů.
Mezi hlavní patří:
- chybí seznam úkolů, které byly provedeny;
- žádné plány na další vykazované období;
- nedostatek specifičnosti;
- neexistuje žádná analýza;
- nedostatek iniciativy zaměstnance je zdůrazněn nedostatkem nabídek v jeho oboru práce.
Výše uvedené požadavky by měly být použity jak při přípravě týdenních formulářů, tak při vytváření zprávy o práci provedené za daný rok.
Vhodná varianta
Je pravděpodobné, že první sestavení zprávy o kvalitě nebude fungovat. Abychom vám to usnadnili, uvádíme příklad, jak napsat vedoucímu zprávu o provedené práci, která je uvedena v prvním příkladu:
„Komu: vedoucí oddělení plánování Ivanov P. M.
Od: ekonom 1. kategorie plánovacího oddělení Petrov Yu. R.
Zpráva o výsledcích práce za (02.15.16-19.02.16 gg.)
Pro týden hlášení byly pro mě stanoveny následující úkoly:
- Provádět načasování práce výrobní dílny, pro kterou současné časové standardy chybí nebo jsou zastaralé.
- Na základě měření připravit ke schválení nové standardy pro práci příslušné konstrukční jednotky.
- Zúčastněte se konference o zlepšení efektivity práce v podniku, naplánované na 18/18/2016, přípravy otázek a návrhů.
Byly splněny všechny úkoly, a to:
- Bylo vynaloženo 5krát a pro práci výrobní dílny bylo sestaveno stejné množství nových standardů;
- zúčastnil se konference, poznámka s přiloženými návrhy.
Rovněž byly provedeny práce s příchozí dokumentací, konkrétně:
- Zkompilované 2 odpovědi na požadavky IOT.
- Odpovědi na písmena gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Pro období od 02.22.16 do 02.26.16 je plánována služební cesta k ověření činnosti strukturální jednotky pobočky Pechersk.
Datum kompilace: 02.19.16
Podpis: Petrov Yu.R. “
Souhlasíte, že tato verze zprávy čte lépe, a vedení může vidět, jak dobře jeden ze zaměstnanců pracuje.
Jak psát zprávy za delší období?
Období jednoho týdne na nádherné malování na papír samozřejmě není obtížné. Je obtížnější vypracovat zprávu o práci za půl roku nebo dokonce rok. Je však snazší to udělat, než by se mohlo na první pohled zdát. Například, pokud máte týdenní zprávy za požadované období, můžete je bezpečně používat.
Maximální objem - 1 list A4
Současně byste se měli pokusit mírně zvětšit informace tak, aby výsledek zapadal na 1-2 stránky. V případě, že se týdenní výsledky v organizaci neprovádějí, ale museli jste vypracovat zprávu o práci za rok, nepropadejte panice a bojujte v hysterii.
Všechny informace jsou kolem vás: podívejte se na historii zpráv v protokolech dokumentů nebo v e-mailu, otevřete složku se svými přehledy, prozkoumejte jízdní listy. To vše vám pomůže připomenout výhody, které jste dosáhli během pracovního roku.
Shrnout
Výše jsme uvedli několik příkladů, jak napsat zprávu o pokroku. Hlavní věc je uvést provedené operace a uvést kvantitativní charakteristiky (tolikrát nebo tak a takový počet kusů atd.). Budete tedy informovat průvodce přesně o tom, kolik práce jste byli schopni dokončit.
Nezapomeňte na začátku zprávy uvést seznam konkrétních úkolů, které jste dostali k dokončení. Důležitou součástí je dokončení zprávy. Nezapomeňte napsat, co si chcete v práci v blízké budoucnosti uvědomit. Tímto způsobem ukážete, že vypadáte širší než jen oblast vašich bezprostředních povinností a funkcí, které je třeba vykonávat podle popisu práce.
Můžete také zvážit výše uvedený příklad.
Chcete-li usnadnit sestavování těchto zpráv, můžete zaznamenávat práci, kterou každý den provádí, do poznámkového bloku nebo elektronického dokumentu. Na tento maličkost strávíte jen 3-5 minut denně. To není tolik. Díky těmto záznamům však můžete bez problémů vytvořit zprávu o své práci za jakékoli období v budoucnosti.
